5 dicas para estar com as informações corretas no envio do eSocial

Conheça as principais ações que irão te proteger com a obrigatoriedade do eSocial

Entramos o ano já com o eSocial obrigatório para algumas empresas. Após a implantação, vimos em nosso último artigo alguns problemas que poderão surgir. Para evitar isso, separamos as cinco principais dicas para estar com as informações corretas e alinhadas.

1- Informações atualizadas

Apesar de eles serem os primeiros e os principais a receberem informações dos colaboradores, muitas empresas acabam pulando essa etapa com o decorrer dos anos e confiabilidade nos funcionários.

O RH da sua empresa precisa manter todas as informações corretas, tudo deve estar centralizado com eles.

Principalmente quando algum colaborador está de licença médica, afastado, de férias, entre outros motivos.

Seja qual for o processo a ser aplicado, eles precisam ter todos os dados antes de qualquer um.

2 – Atenção nas principais informações

As informações que precisarão de total atenção são os dados de funcionários. Esses cadastros mudam constantemente e precisam ser validados sempre com a fiscalização do eSocial. Separamos as principais armadilhas para você ficar atento:

• Nome completo do colaborador – Alguns casos de casamento ou separação podem impactar o nome cadastrado.
• Número do PIS – Qualquer dígito que falte no PIS você pode estar cadastrando outra pessoa e fazendo seu funcionário perder os benefícios que tem por direito ou até mesmo dando abertura para um processo de danos morais contra o empregador por informar vínculo trabalhista inexistente. Confirme todos os números com atenção.
• Data de Nascimento – É um motivo que, se errado, pode impedir o seu colaborador de sacar seu FGTS.
• Data de admissão – Gera diferença nos cálculos rescisórios, inclusive de FGTS, também podendo causar um processo contra a sua empresa.
• Data de desligamento – Precisa ser comunicada ao CAGED e caso esteja incorreta causa problemas para o seu ex-funcionário receber o seguro desemprego.

3 – Utilize um sistema de Gestão de Identidades

Se a sua empresa ainda lida com as informações de seus colaboradores usando planilhas ou bancos de dados similares, você deve estar procurando uma maneira melhor de organizar e visualizar esses dados, para conseguir mantê-los sempre atualizados. Isso será ainda mais importante com a chegada do eSocial!

Algumas empresas oferecem soluções em Gestão de Identidade, como é o caso da E-TRUST, por exemplo. Se você ainda não tem controle dos horários de trabalhos dos funcionários, é fundamental estar mais atento com a chegada do eSocial.

A Gestão de Identidade permite que você controle todos os acessos à e-mails, informações confidenciais, servidores, e tudo que o colaborador possa fazer fora do horário de trabalho, evitando assim horas extras não contabilizadas ou calculadas que podem a vir se tornar um processo trabalhista.

Com esse sistema você terá sempre controle de todas as informações dos funcionários, sem se preocupar em contabilizar ou gastar horas da equipe de recursos humanos sem necessidade.

4 – Validação da infraestrutura

É básico, mas vale sempre reforçar. Como anda a infraestrutura da sua empresa?

Apesar de parecer algo óbvio, muitas empresas contam com instabilidade de internet, por exemplo, e esse é um pequeno detalhe que pode gerar grandes problemas, uma vez que o eSocial precisa de acesso à internet.

É fundamental uma internet de qualidade e estável para prestar as informações necessárias ao eSocial, que serão realizadas diariamente. Se você não tem uma conexão eficiente e segura é hora de correr para um fornecedor que entregue algo de valor.

5 – Revisão dos processos utilizados

O eSocial não é apenas uma mudança de sistemas, mas sim uma transformação na cultura da sua empresa.

Além da alteração com as tecnologias utilizadas, também existe maior demanda de responsabilidade da área de recursos humanos, que, com o eSocial também passa a entregar dados adicionais e prazos mais apertados.

Via e-trust