5 erros mais comuns na hora do fechamento contábil

Os serviços contábeis são essenciais para qualquer empresa, mas a maioria dos gestores considera que eles são burocráticos e complexos.

Os erros contábeis podem causar graves problemas, influenciando no orçamento e facilitando a ocorrência de autuações do fisco, além de gerar conflitos com fornecedores. É fundamental ter cuidado com a contabilidade para evitar cometer essas falhas.

A necessidade de realizar lançamentos e planejar as finanças é óbvia, mas você sabia que ainda é bastante comum que erros atrapalhem o sucesso do seu negócio? Por conta disso,  realizar um fechamento contábil e evitar alguns erros podem ser cruciais para o sucesso do seu negócio.

Quer saber mais sobre o tema? Acompanhe.

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O que é o fechamento mensal?

O fechamento mensal é uma análise de todas as informações geradas pelos procedimentos financeiros, fiscais, trabalhistas e contábeis da empresa no durante o mês. 

Na prática, nada mais é do que identificar as movimentações daquele mês de exercício, para entregar um relatório consolidado aos diretores, e funcionar para gestores como um “termômetro”, cujos dados possam ser usados para definir os rumos do negócio. 

Com a ajuda da tecnologia,  hoje já existem aplicativos que deixam tudo mais prático.  O recomendado é que você faça o seu fechamento mensal até o quarto dia útil do mês. Isso porque uma das maiores vantagens dele é justamente proporcionar agilidade na tomada de decisões. 

Quais são os principais erros no fechamento contábil?

Apesar dos erros contábeis possuírem uma certa diversidade, devido às possibilidades de problemas dentro da área, vamos citar os erros que são mais comuns ao realizar essa atividade.

1. Desconsiderar atrasos nos pagamentos

Esse erro é bastante comum no controle financeiro: considerar ganhos que ainda não entraram no caixa do negócio. Por mais que queira ser evitada, é fundamental dar atenção ao risco de atrasos de pagamento, ainda que esse problema não ocorra com frequência.

A importância aqui se mostra alta quando imprevistos acontecem e não há dinheiro disponível no caixa para cobri-los. Isso gera cobrança de juros, multas e outros problemas que podem comprometer a saúde financeira da companhia.

2. Desorganização nos lançamentos

Não basta apenas realizar lançamentos, eles também precisam estar em ordem. Assim, o fechamento do caixa deve ocorrer de forma periódica, seja por dia, semana ou mês. Além disso, quanto maior for a movimentação financeira do negócio, mais recorrente esse fechamento deve ser.

Isso evitará perdas de valores importantes e o número de inconsistências será menor. Também vale mencionar que é necessário que os fechamentos estejam organizados por categorias, o que facilita a localização de dados, quando for preciso.

3. Fazer previsões que não condizem com a realidade

Finanças precisam de exatidão para funcionar bem. Assim, não recomenda-se manter dados em planilhas imprecisas e genéricas, muito menos realizar previsões a partir delas, já que esse método não é confiável.

A dica é realizar todos os registros, acompanhar relatórios, desenvolver estratégias e previsões realistas e, ainda, ter bastante cuidado com os erros nesse aspecto, visto que o mercado muda constantemente e falhas podem levar tempo para se corrigir.

4. Utilizar planilhas manuais

As planilhas manuais estão defasadas há muito tempo e não são mais suficientes para gerar bons resultados. Assim, se a sua empresa ainda conta com esse modelo de registro, é importante que se atualize, já que um software pode realizar essa atividade de modo muito mais prático. Investir em tecnologia é muito importante.

Além disso, sistemas desse tipo proporcionam muito mais segurança e precisão, pois contam com técnicas de backup para prevenir a perda de documentos, realizam cálculos de forma instantânea e permitem que os colaboradores tenham muito mais tempo para realizar tarefas com foco estratégico.

5 – Falta de periodicidade

É fundamental estabelecer uma frequência para realizar o fechamento e que esta data seja respeitada. Isso vai ajudar a comparar os períodos e avaliar com ainda mais precisão a evolução da empresa.

Ou seja, se fizer o fechamento contábil mensal, é essencial que ele ocorra todos os meses. Assim, a comparação desse período será mais precisa. A falta de uma periodicidade vai prejudicar a saúde financeira da sua empresa.

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O que deve conter um  fechamento contábil ?

Faça o levantamento do capital da empresa, levando em conta que todo negócio tem seus ativos e passivos. Já que para entregar um panorama claro do desempenho da empresa naquele mês, sem furos, o fechamento mensal tem que corresponder à totalidade desse capital. 

Acompanhe a seguir como categorizar esse capital entre ativos e passivos:

Ativos:

• Ativo é tudo o que é um investimento, faz parte do patrimônio e traz retorno para a empresa, sejam os bens, ações, patentes, títulos financeiros, maquinário, itens armazenados em estoque ou valores em caixa.

Passivos:

• Já os passivos representam o oposto dos ativos. São as obrigações que a empresa tem, como os salários, impostos, empréstimos, despesas com a infraestrutura e financiamentos.

Após essas breves explicações sobre o que é fechamento contábil, o que deve conter e os erros mais comuns é importante que você peça ajuda a um profissional de contabilidade. Ele é o profissional mais capacitado a te ajudar.