5 maiores erros na gestão de tarefas contábeis

O intuito do contador é evitar ao máximo os erros na gestão de tarefas contábeis presentes no seu escritório. Além dos problemas diários que o contador enfrenta, ainda é necessário pensar no gerenciamento dos seus recursos, afim de utilizá-los da melhor maneira possível. É vital para qualquer negócio um bom alinhamento do operacional ao estratégico, são áreas diferentes, mas que precisam ter um bom engajamento já que estão intimamente ligadas.

Agora pense nas seguintes questões: A gestão do seu escritório contábil não anda sem você? Algumas obrigações fiscais tendem a mensalmente ficarem atrasadas? Você sabe como gerenciar seu escritório contábil de forma efetiva ou melhorar a produtividade?

A seguir, confira os erros mais comuns na gestão de tarefas contábeis e aprenda como evitá-los ou minimizá-los.

1- Falta de padronização das tarefas contábeis

Padronização nada mais é do que a uniformização de serviços, produtos ou atividades. Normalmente é conduzida através de padrões. É considerada um modo seguro, prático e de baixo custo a fim de garantir a qualidade dos processos.

A falta de padronização pode gerar inúmeros erros na gestão de tarefas contábeis, isso porque, ao lidar com um caso específico sem padronização efetiva, os processos deixam de ser eficazes e passam a ser individuais. Padronizar emite confiança, principalmente para o cliente. O padrão se baseia em regras e métodos. Padronização significa que todos os seus colaboradores estão alinhados com os objetivos e a cultura do seu escritório contábil, e para que a padronização seja funcional, todos precisam estar na mesma página.

2- Falta de integração das informações contábeis

Integrar, no sentido literal, é fazer parte, completar, juntar-se, tornando-se parte integrante. Tão importante quanto integrar pessoas para que elas possam se sentir parte do todo, é integrar um sistema, para que ele possa em conjunto com outras informações, auxiliar as decisões futuras da empresa.

É fato que a integração é importante para a empresa em si, porém ela precisa ser eficaz, no sentido de ganhar tempo. É imprescindível que essas integrações sejam automatizadas, de forma rápida, ágil e veloz. Por ser atividades minuciosas elas exigem atenção, e estão muito suscetíveis ao erro, uma vez que não automatizadas. Logo, é viável pensar em centralizar as informações, com intuito de trazer clareza aos números, a fim de tomar decisões assertivas e evitar erros na gestão das tarefas contábeis.

3- Desatenção com prazos

Um erro muito comum, e o mais relevante, é a falta de atenção com prazos contábeis, pois eles causam um custo extra para o escritório, e muitas vezes alto por sinal, faz parte da rotina de muitos contadores sofrerem com multas provindas de atrasos nas obrigações contábeis, e afinal qual o gestor que deseja pagar multas por atrasar suas atividades?Ou por um simples descuido, que seja? Pensar em prejuízo é péssimo. Vem aquela sensação que o dinheiro não foi aproveitado para benefícios e sim para uma perda.

Veja a seguir uma cadeia de ocorrências de apenas uma apuração tributária errada:

• Cálculo equivocado;
• Pagamento equivocado;
• Entrega de declaração com apuração e pagamento equivocados;
• Trabalho às pressas e árduo para identificação de erro e decisão de correção;
• Retrabalho de apuração;
• Pagamento da parte que faltou ou pedido de compensação para os próximos meses do valor paga a mais;
• Correção da declaração que compreendeu o imposto em questão;
• Revisão do impacto da correção em possíveis créditos fiscais utilizados no cálculo do imposto corrigido.

4- Falta de engajamento com o cliente

Estar alinhado com o cliente é algo valioso, visto que ele traz feedbacks constantes para melhoria da sua gestão. A percepção dele do serviço prestado pela sua empresa, tende a ser negativo, se o engajamento não existir entre vocês.

A vantagem de nutrir esse bom relacionamento é gerar mais negócios para seu escritório contábil, como: fidelidade dos clientes, indicação de novos clientes, processo de melhoria constante, entre outros.
Os erros na gestão de tarefas contábeis do seu escritório, muitas vezes é percebido pelo seu cliente, estar próximo a ele ajuda a entender as causas e sanar o mal pela raiz. Nada melhor que receber um retorno de quem mais utiliza seu serviço. A satisfação do cliente (em um sentido geral) é sempre bem-vinda.

5- Resistência tecnológica

Quando falamos de mudança, normalmente vem à mente algo impactante, que causa efeito. Esse efeito nem sempre é bem-vindo pelas pessoas, porque muitas vezes é desconfortável. É irritante. É desagradável. A resistência tecnológica não está muito distante do que acabamos de falar. Resistir a algo novo é normal. Principalmente quando exige um empenho continuo das pessoas. Igual quando falamos de uma reforma, que leva algum tempo, mobiliza pessoas, dá algum trabalho no começo, mas depois de terminada as coisas fluem muito melhor.

A tecnologia veio para auxiliar os processos, visando minimizar os erros e maximizar o tempo. Os erros na gestão de tarefas contábeis existem, mas como a tecnologia pode ajudar a reduzir isso? De que maneira?
Um ponto chave é averiguar o principal tomador de tempo no seu escritório contábil. Erros? Atrasos? Processos lentos? Uma vez detectado esses problemas, pensar na solução. Uma ferramenta que ajude seu escritório ser ágil e eficaz, pode ser uma boa saída.

Atualmente muitos sistemas migraram para nuvem, o que facilita a vida do contador, em segurança, acessibilidade, melhoria nos processos e prazos, aumento da produtividade, entre outros.

Via Gestta