Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e): Entenda como funciona

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As notas fiscais, legisladas pela SEFAZ, são as formas de atestar e comprovar a venda de um produto quando se utiliza a NFC-e; ou um serviço, quando se utiliza a NFS-e. Cada uma dessas notas possui o seu Documento Auxiliar, que é utilizado no transporte de mercadorias, a DANFE para NF-e e a DANFE NFC-e para a NFC-e. Mas, esses documentos são utilizados apenas para comprovar a compra em trajetos curtos, ou seja, dentro de um município, e algumas vezes entre esses municípios. Então, como documentar o transporte de uma mercadoria com um trajeto mais longo? Aí entra o MDF-e, ou Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais.

Entenda tudo sobre esse documento aqui!

O que é MDF-e

Instituído pelo Ajuste Sinief de 09/07, o MDF-e, ou Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é um documento fiscal. Seu intuito é simplificar o transporte de mercadorias e facilitar o transporte de cargas para empresas que o realizam. Ele é uma nova versão do Manifesto de Carga Modelo 25, assim, o substituindo. Ele é exclusivamente digital, sendo assim, sua criação e armazenamento são feitos eletronicamente.

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais também deve passar pelo Ambiente Autorizador. Isso, porque, como o documento é regularizado pela SEFAZ da unidade federativa, ele deve ter a sua aprovação. 

O MDF-e é obrigatório para empresas que realizam o transporte de cargas desde 2014. Nele constar todas as mercadorias e documentos sendo transportadas. Por ser o documento oficial para transporte de mercadorias, é necessário que o ele tenha a assinatura digital da empresa. Isso fará com que o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais seja válido. Sua obrigatoriedade se expande para empresas que realizam o transporte internamente, com frota própria, e para as que contratam algum tipo de transportadora. 

Etapas

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais possui três etapas. São elas: Autorização, Encerramento e Cancelamento.

Autorização

Essa etapa começa quando a nota é enviada ao Ambiente Autorizador. Essa é a parte mais importante, porque é aqui que a SEFAZ confere os dados do documento e identifica informações equivocadas da nota. Assim, ela pode ser autorizada ou pode ser rejeitada.

Caso a nota seja rejeitada, não há motivos para preocupações. Ela retorna ao emissor para a correção de erros e pode ser enviada novamente para autorização.

Encerramento

Ao contrário das outras notas, o MDF-e precisa ser encerrado. Após a autorização do MDF-e pela SEFAZ, e estando em situação de Autorizado, as mercadorias e os documentos devem estar em transporte. Para tal, o DAMDFE deve ser impresso e transportado junto com essas mercadorias. 

No final do trajeto o MDF-e deve ser encerrado. Essa é a forma de especificar que a carga foi entregue e assim, liberar o veículo para um novo MDF-e. Caso o documento não for encerrado e um novo MDF-e for emitido, ele será rejeitado, porque o veículo não se encontra livre.

É importante se atentar que caso haja alguma alteração na carga ou no veículo, um novo MDF-e deve ser emitido.

Cancelamento

O MDF-e pode ser cancelado. Para que isso aconteça, o transporte não pode ter sido iniciado e o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais deve ter menos de 24h de autorização. Um MDF-e só pode ser encerrado se for autorizado pela SEFAZ e ele só pode ser cancelado se o mesmo não for encerrado.

Para que serve o MDF-e

Como mencionado, o objetivo do MDF-e é agilizar o transporte de cargas, sejam elas mercadorias ou documentos. Esse documento garante, via assinatura digital, que a carga está de acordo com a legislação e é aprovada pela SEFAZ.

Ele também agiliza o registro dos documentos que estão sendo transportados. Uma vez que tudo que é transportado fica registrado, seu acesso é mais fácil. E, com a utilização do DAMDFE, a partir da leitura do QR code, o MDF-e pode ser acessada de qualquer lugar. Assim, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais permite que a carga seja rastreada e identifica o responsável pela mesma. Ele também registra os horários de saída e chegada dessa carga. Dessa forma, se tem todo o controle, principalmente o fiscal, sobre a carga.

Quem emite o MDF-e

A partir de 1º de Outubro de 2014, iniciou-se a obrigatoriedade de emissão do MDF-e. Ela abrange, principalmente, os contribuintes do ICMS. Mas, em suma, quem emite o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais são os emitentes de:

• CT-e modelo 57; optante e não optante pelo Regime do Simples Nacional;
• NF-e modelo 55 optante do Simples Nacional.

Em caso de dúvida, é possível consultar a Portaria CAT 102 de 10/10/2013 para mais informações.

Como emitir o MDF-e

Para realizar a emissão do MDF-e é preciso, em primeiro lugar, estar cadastrado para a emissão de NF-e na SEFAZ. Com isso, não é necessário realizar nenhum cadastro para realizar a emissão do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais. A outra obrigação para a emissão do MDF-e é possuir um Certificado Digital tipo A1 ou A3.

Como a SEFAZ não disponibiliza nenhum sistema, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais deve ser emitido por um sistema emissor de MDF-e. Para que não se perca nenhuma dado, o ideal é que ele seja emitido juntamente com a NF-e correspondente. Assim, é necessário um sistema de emissão de notas fiscais, como o eGestor.

Para a emissão do MDF-e são necessários vários dados. As informações relacionadas ao transporte são:

• os dados da NF-e correspondente;
• previsão de início da viagem;
• UF e cidade de carregamento e UF e cidade de descarregamento;
• UFs intermediárias (unidades federativas que a carga irá cruzar).

As informações sobre os produtos serão completadas automaticamente ao relacionar o MDF-e e a NF-e.

As outras informações necessárias para o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais são as do motorista e do veículo. São elas:

• nome e CPF de todos os condutores;
• tipo de veículo;
• se o proprietário do veículo é o mesmo ou diferente do emitente;
• tipo de proprietário;
• nome do proprietário;
• CPF/CNPJ do proprietário;
• RNTRC do proprietário;
• tipo de carroceria;
• UF;
• placa;
• RENAVAM;
• tara Kg;
• capacidade Kg;
• capacidade m³;
• com reboque ou sem;
  • caso seja com reboque, deve-se informar tipo de carroceria, UF, placa, RENAVAM, tara Kg, capacidade Kg e capacidade m³ do mesmo.

Informações adicionais para o Fisco

Essa área é para informar outros dados que são relativos ao fisco. Entre eles:

• código CIOT;
• CPF/CNPJ do responsável por gerar o CIOT;
• seguro da carga;
• responsável pelo seguro da carga;
• número da apólice;
• número da adverbação;
• vale-pedágio;
• CNPJ fornecedor do vale-pedágio;
• número do comprovante de compra;
• valor do vale-pedágio;
• pagador do vale-pedágio
• CPF/CNPJ do pagador do vale-pedágio.
• anotações.

Utilizando um sistema de emissão de MDF-e como o eGestor, é possível salvar algumas dessas informações como padrão, para que não seja necessário preenchê-las em toda nota. 

Quais são as vantagens do MDF-e

Como o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais foi criado para auxiliar os empresários que trabalham com o transporte de cargas e lotes, ele possui diversas vantagens para essas empresas. Elas abrangem desde benefícios para a empresa, mas também para a sociedade a sua volta, o contador e o fisco.

Vantagens para o emissor do MDF-e

• Redução de custos: o MDF-e é emitido e armazenado eletronicamente. Dessa forma, os custos com papéis, impressão e armazenagem de documentos são praticamente nulos. Mas não se engane, eles ainda devem ser armazenados para apresentação ao fisco. A diferença é que a armazenagem eletrônica é mais econômica em comparação com a armazenagem física. 
• Redução de tempo: essa vantagem abrange duas áreas.
  • Redução de tempo em paradas de automóveis: os automóveis de carga e transporte são parados para fiscalização. Com o método anterior, esse processo era mais dificultoso e demorado. Agora, com o MDF-e, o tempo de parada é reduzido porque a nota pode ser acessada digitalmente. Assim, todo o processo é facilitado. 
  • Redução de tempo para emissão do MDF-e: para emitir o MDF-e, é necessário um sistema emissor de MDF-e, como o eGestor. Dessa forma, como a NF-e já foi lançada no sistema, seus dados podem ser migrados para emitir o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais. A partir disso, não é necessário inserir todos os dados, facilitando a emissão e diminuindo o tempo gasto para tal.

Vantagens para a sociedade

• Redução do uso de papel, como impacto ecológico;
• Incentivo a novas tecnologias e comércio eletrônico;
• Padronização do documento;

Vantagens para o Fisco

• Garantia na fiscalização do transporte;
• Facilidade na fiscalização do transporte;
• Redução de custos.

Vantagens para o contabilista

• Mais oportunidades envolvendo o MDF-e;
• Gerenciamento de documentos facilitado.

DAMDFE

Assim como a NF-e possui a DANFE e a NFC-e possui a DANFE NFC-E, o MDF-e possui o DAMDFE. A sigla significa Documento Auxiliar do MDF-e. Todos esses documentos possuem a mesma função: ser a versão impressa com dados mais sucintos. 

O DAMDFE é a responsável por conter os dados do arquivo XML da nota. Em contrapartida ao MDF-e, o DAMDFE precisa ser impressa e transportada junto com a carga. 

A principal informação que o DAMDFE contém é o QR code. É a partir dele que se pode consultar o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais. A outra informação mais importante é o código de barras, ele contém a Chave de Acesso. Essa também é utilizada para consultar informações do MDF-e.

A impressão do DAMDFE deve ser em papel comum, normalmente no tamanho A4, exceto papel jornal.

Contingência

A emissão do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais depende da comunicação com a SEFAZ. Dessa forma, caso não seja possível realizar o envio da nota, cria-se então um MDF-e em contingência. Assim, quando impressa o DAMDFE, a mesma terá a informação de emissão em contingência.

É importante salientar que a emissão em contingência deve acontecer apenas em situações extremas. 

Ainda que o DAMDFE tenha sido impressa, é necessário que o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais seja enviado a SEFAZ assim que possível para sua autorização.

Perguntas frequentes

O MDF-e é aceito em outros Estados?

Baseado no Ajuste Sinief 21/10, aprovado por todos as UFs, todas as unidades devem aceitar e utilizar o MDF-e.

Quais as validações do Ambiente de Autorização?

Os dados que o Ambiente de Autorização analisa antes da autorização são a assinatura digital, o leiaute, a numeração e se o emitente é autorizado.

Quanto tempo demora a autorização pelo Ambiente de Autorização?

O intuito do Manifesto é facilitar e agilizar o processo de emissão dessa nota, assim, o Ambiente autoriza a nota no tempo máximo de três (3) minutos.

Qual a legislação rege o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais?

O Ajuste Sinief 09/07 é o que instituiu o MDF-e no país. Contudo, o Ato Cotepe 38/2012 determina as especificações técnicas do MDF-e.

Quem deve emitir o MDF-e no caso de subcontratação?

Em caso de subcontratação quem emite o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é o transportador responsável, uma vez que o mesmo que possui as informações da carga, do motorista e do veículo.

Se eu tiver várias entregas para realizar, quantos MDF-e devo emitir?

A cada UF deve ser emitido um MDF-e. Assim, não importa quantas cargas são realizadas em cada estado, cada estado deve possuir somente um Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais.

Posso incluir ou substituir motoristas no MDF-e durante o trajeto?

Não. Após a emissão e autorização do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais ele não pode ser alterado.

Quais os tipos de documentos fiscais em papel que o MDF-e substitui?

O MDF-e foi criado para substituir o Manifesto de Carga modelo 25.

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