SPED: O que é e quais são suas obrigações acessórias?

O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é uma plataforma que informatizou o encaminhamento das informações das pessoas jurídicas à Receita Federal. Com o sistema, os processos de envio, recepção, validação, armazenamento e autenticação dos livros e documentos relacionados à escrituração contábil e fiscal das empresas, mesmo para aquelas que são imunes ou isentas, passaram a serem feitos eletronicamente.

Ou seja, em vez do empreendedor ter que imprimir e preencher várias papeladas, ele pode acessar o programa pelo computador e cumprir diversas obrigações fiscais e contábeis do seu negócio com maior praticidade.

Quer saber mais sobre o SPED e suas obrigações acessórias, em especial a Escrituração Fiscal Digital (EFD – SPED Fiscal), a Escrituração Contábil Digital (ECD) e a Escrituração Contábil Fiscal (ECF)? Chegou a hora!

Para que serve o SPED?
O sistema foi criado para simplificar o cumprimento das obrigações acessórias das empresas em relação à sua contribuição tributária, além de propor a integração e padronização das informações federais, estaduais e municipais e facilitar a fiscalização dos órgãos reguladores. Em resumo, o objetivo do SPED é reduzir um pouco a burocracia que limita o desenvolvimento das empresas brasileiras e criar um ambiente mais saudável de negócios no país.

O que muda para minha empresa com o SPED?
A implementação deste sistema trouxe diversas mudanças para o cotidiano das empresas. Primeiramente, houve redução na papelada: em vez de serem utilizados documentos físicos nas operações, com o SPED os arquivos são feitos no formato digital e armazenados na nuvem. Isso significa menos gastos com papel e maior agilidade na hora de realizar os procedimentos fiscais e contábeis.

Segundo, foi simplificada a realização de algumas obrigações acessórias das empresas, facilitando seu cumprimento. As informações enviadas ao governo foram uniformizadas e é possível fazer um cruzamento de dados dos registros contábeis e fiscais. Ou seja, menos burocracia ao gerir sua empresa e mantê-la na legalidade, e mais facilidade ao governo para identificar incoerências.

Quais documentos fazem parte do SPED?
O sistema engloba diversos processos importantes para a legalidade da empresa, informatizando várias áreas diferentes:

Escrituração Fiscal Digital (EFD);
Escrituração Contábil Digital (ECD);
Escrituração Contábil Fiscal (ECF);
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
e-Financeira;
eSocial;
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e);
Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e).

Assim, com a informatização trazida pelo SPED, tarefas desde emissão de notas fiscais às obrigações trabalhistas passaram a ser realizadas pela internet e não mais manualmente. Para garantir a segurança das operações, para utilizar o sistema é importante possuir um Certificado Digital – uma espécie de assinatura virtual, que pode ser adquirida em empresas especializadas. Esta certificação deve ser válida pelo padrão ICP Brasil.

Todas estas mudanças modernizaram o cumprimento das obrigações acessórias fiscais e contábeis. Mas você sabe como elas funcionam? Neste artigo vamos conhecer um pouco mais sobre três delas: a EFD; ECD e ECF.

Escrituração Fiscal Digital (EFD)
Também conhecida como SPED Fiscal, a EFD é uma obrigação acessória que as empresas devem cumprir mensalmente. Ela é subdividida em três partes:

1- EDF Contribuições: usada para a escrituração da contribuição relacionada ao PIS/PASEP e Cofins;

2- EFD ICMS IPI: neste documento digital devem ser registradas todas as operações que possam influenciar na apuração dos dois tributos;

3- EFD Reinf: neste módulo é feita a escrituração dos rendimentos pagos e retenções do Imposto de Renda e as informações sobre a receita bruta da empresa para apurar as contribuições previdenciárias substituídas.

Estas informações devem passar primeiramente por uma verificação no Programa Validador e Assinador (PVA), disponível pelo próprio SPED no site da Receita Federal. Após esta validação, incluindo a garantia do Certificado Digital, os dados são transformados em arquivo digital e encaminhados ao fisco.

Apesar de ser mais prático do que o método manual, o empreendedor deve ter atenção no momento de preencher os dados da EFD, pois informações incorretas poderão prejudicar a operação. Cuidado na hora de informar o CFOP, NCM e as alíquotas referentes – estes são alguns dos equívocos mais frequentes ao preencher os campos de acordo com a Receita Federal.

Escrituração Contábil Digital (ECD)
A ECD é uma obrigação acessória que substitui as seguintes escriturações manuais:

1- Livro Diário e seus auxiliares, se houverem;

2- Livro Razão e seus auxiliares, se houverem;

3- Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transmitidos.

A entrega destes documentos é feita anualmente, até o último dia útil de maio, e os dados declarados devem ser os referentes ao ano anterior do envio do relatório. Assim como no caso do EFD, antes de encaminhar o arquivo digital ao SPED as informações também devem passar pelo PVA para serem analisadas e validadas. O programa pode ser baixado no site da Receita Federal.

Atenção: o envio da ECD não é obrigatório para as micro e pequenas empresas enquadradas no Simples Nacional.

Escrituração Contábil Fiscal (ECF)
Esta obrigação acessória substitui a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ). Este documento deve ser enviado todos os anos, até o último dia útil do mês de julho, e seus dados são referentes ao ano anterior do envio do relatório.

A ECF é exigida para as empresas tributadas pelo lucro real, arbitrado ou presumido – mesmo para aquelas que são imunes ou isentas. Já os negócios enquadrados pelo Simples Nacional, pessoas jurídicas inativas, órgãos públicos, autarquias e fundações públicas não são obrigadas a enviar este documento.

Os dados declarados no ECF devem ser validados pelo PVA antes de serem enviados para o SPED. Para isso, basta baixar o programa no site da RF.

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