Livros contábeis e sua obrigatoriedade de registro

Você sabe quais livros contábeis sua empresa deve possuir e qual a importância de cada um deles perante o fisco e demais órgãos competentes?

Sabemos que os elementos mais conhecidos na escrituração contábil são o balanço patrimonial e os demonstrativos como o DRE (Demonstração do Resultado do Exercício). Mas os livros contábeis também são de extrema importância.

Os livros devem ser elaborados, emitidos, assinados e autenticados, para que seja cumprida uma obrigação fiscal e em casos de fiscalização pelos órgãos competentes a empresa não seja prejudicada pelo não cumprimento dessa obrigação.

A seguir vamos listar os principais livros contábeis, como são elaborados e para que servem:

Livro Diário: Registra todas as movimentações de valores da empresa, o início e o final são marcados por termos de abertura e encerramento assinados e que devem levar a autenticação da Junta Comercial, neles são colocados os dados empresariais e o período compreendido pelo livro. Os registros são elencados em ordem cronológica e de lançamento, do primeiro ao último dia de cada ano e é exatamente esta a sua função: documentar toda a movimentação da escrituração.

Livro razão: Apesar de ser um dos livros contábeis obrigatórios, não é exigido que seja autenticado na Junta Comercial. A sua função é controlar os saldos de contas registradas no diário de forma individualizada, resumindo-as e revelando o fechamento correto.

Livro Caixa: Esse é opcional para as empresas, o livro caixa é uma ótima ferramenta de negócio, principalmente na gestão do fluxo de caixa. Isso porque ele registra entradas e saídas de forma simples, em ordem cronológica e sem a consideração de partidas ou débito e crédito. Pelas informações que abrange, da forma como as organiza, ele pode ser usado como auxiliar para o livro diário.

A autenticação dos livros normalmente é de responsabilidade da Junta Comercial, quando se trata de Atividades Comerciais e Cartório de Registro de Títulos e Documentos, quando se tratar de sociedade civil.

O Decreto-Lei nº 486 de 03 de março de 1969 dispõe sobre a escrituração e livros mercantis, em seu artigo 5º traz a obrigatoriedade de submeter os livros à autenticação do órgão competente conforme abaixo:

Art 5º Sem prejuízo de exigências especiais da lei, é obrigatório o uso de livro Diário, encadernado com folhas numeradas seguidamente, em que serão lançados, dia a dia, diretamente ou por reprodução, os atos ou operações da atividade mercantil, ou que modifiquem ou possam vir a modificar a situação patrimonial do comerciante.

§ 2º Os Livros ou fichas do Diário deverão conter termos de abertura e de encerramento, e ser submetidos à autenticação do órgão competente do Registro do Comércio.

Embora não exista uma lei específica que revoga a obrigatoriedade da autenticação dos livros contábeis, o Decreto nº 8.683 de 25 de Fevereiro de 2016 passou a permitir a dispensa de autenticação dos livros contábeis no Registro do Comércio para as pessoas jurídicas que apresentem a escrituração contábil digital (ECD) por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), a comprovação da autenticação dos livros contábeis digitais se dará pelo recibo de entrega da ECD emitido pelo Sped, dispensada qualquer outra forma de autenticação.

O registro dos livros asseguram a honestidade do registro de cada livro, garantindo que não houve e nem haverá qualquer tipo de alteração, certificando a padronização das emissões. Todas essas diretrizes só atestam a boa fé da escrituração e garantem que eles sejam instrumentos precisos à gestão empresarial.

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