PME: Saiba como classificar as despesas

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É tanta coisa para pensar quando se abre uma empresa sozinho que algumas ações importantíssimas para a saúde do negócio a médio e longo prazo acabam sendo deixadas de lado. 

Categorizar despesas é uma dessas ações!

O problema, muitas vezes, só aparece quando se faz necessária a melhoria do fluxo de caixa, por exemplo, e o empreendedor não sabe dizer de onde vem sua receita nem mesmo para onde vão seus gastos.

Antes de chegar a esse ponto — e mesmo se já tiver chegado —, vamos ajudá-lo a construir essa categorização de despesas, porque a quantidade de lançamentos só tende a aumentar de agora em diante.

Vamos começar?

Entenda alguns conceitos importantes

Para categorizar despesas de maneira efetiva é preciso, antes, saber que tipo de gasto se enquadra no conceito de despesa. 

Gasto, custo, despesa e investimento são conceitos que se complementam, mas possuem significados e funções muito distintas.

Gastos

Seja ele para fins de investimento, pagamento de despesas ou de custos, o gasto engloba toda e qualquer saída de capital da empresa.

Custo

É o tipo de gasto direcionado à produção, que por sua vez está lincada com a atividade-fim da empresa.

Ex.: locação de maquinário.

Despesa

Se a saída de capital estiver associada à administração e manutenção da empresa, este gasto se configura uma despesa que pode ser fixa ou variável.

Ex.: salário (fixa) e comissão (variável).

Investimento

São gastos necessários para melhoraria da qualidade do produto e da empresa. 

Investimentos são feitos de maneira pontual e sua execução depende do quanto a empresa consegue se organizar e gerar lucro.

Separe gastos por categorias

Sabendo desses conceitos, já fica mais fácil criar a divisão de gastos da empresa, o que vai gerar uma visão macro de como o capital está sendo usado, certo?

Uma maneira didática de montar sua planilha pode ser a criação das quatro categorias (ou seja, quatro maneiras de uso do capital) a seguir:

• Custos fixos;

• Custos variáveis;

• Despesas fixas;

• Despesas variáveis.

Outra forma que pode ser utilizada para segmentar categorias de gastos são a setorização por departamentos da empresa:

• Departamento pessoal;

• Departamento fiscal;

• Departamento comercial;

• Departamento de produção.

Qualquer uma das formas citadas vai funcionar de acordo com o grau de complexidade do negócio e da maneira como o raciocínio do empreendedor funciona.

Para que os resultados tragam informações mais precisas, é necessário, porém, evitar detalhamento exagerado em cada subcategoria, no que se refere a despesas fixas.

Por exemplo, temos uma despesa fixa intitulada salário.

Para entender o que essa despesa representa no meu gráfico financeiro eu não preciso saber quanto é pago a cada funcionário.

Basta que eu saiba o valor total utilizado.

As planilhas apresentam funções para ocultar informações e deixá-las mais limpas.

Caso queira, você pode aumentar o nível de detalhe de cada categoria, utilizar a soma de valores e ocultar informações micro.

Aplicar esse modelo de planilha em pequenas empresas em pleno funcionamento, no entanto, pode ser altamente desgastante.

Serão alguns dias, ou meses, de dedicação a números, pesquisas e gestão empresarial (porque, afinal, o negócio não pode parar).

Considere testar uma solução rápida por meio de software de gestão financeira no qual você só vai precisar categorizar despesas e lançar informações.

Em contrapartida você vai receber análises de cruzamento de dados capazes de apontar as falhas do negócio.

Fonte: FLUA