A importância de ferramentas de CSC na era do Home Office

De uma hora para a outra o Brasil parou. Empresas com décadas de história se viram em uma situação incontrolável e imprevisível. A pandemia do coronavírus não trouxe desafios somente para o setor de saúde, mas também colocou em xeque toda a rotina de trabalho, incluindo a gestão de serviços e de processos das empresas.

Neste contexto, muitos negócios perderam um tempo precioso em meio a uma crise já instaurada e perderam mais do que precisavam. A falta do mapeamento e gestão de processos dividiu gestores e profissionais, departamentos e pessoas. O que se seguiu foi, para muitos profissionais, uma situação à beira do caos: sem ferramentas adequadas para continuar o trabalho remotamente, as adequações tiveram que ocorrer em tempo recorde, deixando muitas situações ainda mais desafiadoras.

Saiu na frente quem já se preocupava com uma situação que deve ser cada vez mais recorrente: o mapeamento, automação e centralização de processos que acontecem rotineiramente no negócio e nem sempre são ligados ao core da empresa. São empresas que adotaram modelos de centro de serviços compartilhados, os CSCs, independentemente do tamanho do negócio, porque perceberam que a organização é fundamental para o crescimento sustentável.

Segundo a PwC, CSCs permitem a redução de 40% dos custos operacionais – o que pode significar a sobrevivência de um negócio em momentos de crise como este. Perdas por conta da falta de organização, estruturação e automação vão ser, cada vez mais, preponderantes para a manutenção dos negócios. Ainda em estudos da consultoria, a redução de custos com pessoal pode chegar a 90% e com estrutura de TI em 30% na aplicação de CSCs. Ou seja: nunca foi tão importante mapear e gerir processos através de centros de serviços compartilhados. E a tecnologia agregada ao conceito é essencial para conquista destes índices.

Pessoas mais produtivas, dentro deste contexto, contam com tarefas claras e processos bem construídos, além do apoio tecnológico para solicitação/abertura de chamados, controle de ações e mensuração da sua própria produção. Sem contar que o mapeamento e a organização das ações dentro de plataformas de gestão destes centros de serviços tornam o trabalho remoto um passo muito mais simples de se dar.

Em home office e com tecnologia adequada para manutenção das atividades, negócios de diferentes setores – do de energia ao educacional – conseguiram rapidamente adequar a rotina e evitar perdas desnecessárias durante o confinamento. Entre as vantagens de um CSC neste contexto estão não só a automação de processos e facilidade da gestão de tarefas como também a garantia de integração entre gestores e equipes. Painéis de gestão à vista acessados via web permitem o acompanhamento da produção. Mais do que cumprir horário, os profissionais conseguem cumprir entregas, com flexibilidade e segurança.

Com certeza, quando a normalidade se fizer presente, haverá também um ganho por parte de quem já conta com tecnologia adequada. Sair na frente nessa readaptação também será muito mais fácil para quem controla processos e informações de maneira adequada. Neste cenário, mesmo com equipes enxutas é possível manter a produtividade em alta.

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Por Irene da Silva, CEO da Ellevo, empresa de tecnologia especializada no desenvolvimento de soluções de gestão e automação para centros de serviços compartilhados.