Arquivo XML: Saiba como decifrar esses dados valiosos para apoiar decisões estratégicas ao negócio

A Arquivei, referência em captura, estruturação e gestão de documentos fiscais, aponta a importância de as empresas compreenderem as informações de arquivos XML e compartilha como decifrar esses dados valiosos para apoiar decisões estratégicas ao negócio.

O arquivo XML é a única forma válida de armazenamento de documentos fiscais eletrônicos emitidos pelas empresas, garantida por meio de assinatura digital.

“Armazenar as notas fiscais como arquivos XML facilita a gestão de documentos, melhora e otimiza o tempo, e custos nos processos fiscais como um todo.

Sem contar a redução com impressões e o ganho de velocidade a partir da organização de gigantescos volumes de dados, especialmente para as grandes organizações”, diz Isis Abbud, cofundadora e COO da Arquivei. 

Dentro de um arquivo XML há inúmeras informações valiosas, que permitem às empresas diversos tipos de análises.

Entre essas informações, que extrapolam os dados fiscais, estão, além da base de cálculo e valores dos produtos, tributos, dados sobre transportes de mercadorias, seguros, data de emissão do documento fiscal – e da sua saída/entrada -, informações de ordens de compra, códigos de barra e muitas outras relevantes para uma tomada de decisão.

A executiva lembra ainda que, por lei, as empresas devem armazenar um documento fiscal por cinco anos, mais o ano vigente.

“Há ferramentas que ajudam as empresas a ter uma visibilidade completa dos dados em arquivos XML, proporcionando ao gestor maior agilidade nas etapas de triagem e análise dos dados, podendo inclusive evitar punições por falta de documentos fiscais, em caso de auditoria.

Nesta situação, a multa pode ultrapassar R$ 1 mil por documento extraviado”, comenta Isis Abbud.

“Por muito tempo os documentos fiscais foram de uso praticamente exclusivo da área fiscal. A Arquivei veio para mudar essa realidade e desburocratizar as informações dos documentos fiscais de modo que possam auxiliar, não apenas a área fiscal, mas outras áreas tão importantes e estratégicas para as empresas, como as áreas de compras, tesouraria e controladoria”, destaca a cofundadora e COO da Arquivei.

“A partir da análise dos dados de notas fiscais eletrônicas, há casos em que as empresas obtêm uma redução significativa de gastos. Temos clientes da Arquivei, por exemplo, que conseguiram reduzir em até 30% os gastos de consumo de um único item. Para isso, basta que os gestores tenham visibilidade, saibam identificar e fazer uma análise profunda dos dados que buscam nas NFes, no período desejado.

Muitos dos nossos clientes transformam essa análise em oportunidade, utilizando ferramentas da nossa plataforma para organizar e estruturar informações de itens consumidos e registrados nas notas fiscais eletrônicas, comparando valores gastos e obtendo insights para administrá-los e comprá-los de forma mais inteligente e econômica”, completa.

Mesmo que a empresa não possua uma ferramenta de análise automatizada, a Arquivei compartilha como decifrar os dados de documentos fiscais de maneira que qualquer profissional da companhia possa analisar o conteúdo desses documentos e extrair insights valiosos diante de tanta informação. A seguir, veja como decifrar alguns desses dados conforme os campos do XML:

• <CRT>: Código de Regime Tributário, o qual pode ser: Simples Nacional, Simples Nacional (exceto de sublimite de receita bruta), ou Regime Normal – a ser preenchido caso a empresa não se adeque às outras duas opções.
• <cProd>:  Código do produto, definido internamente pela empresa;
• <cEAN>: Código de barras da mercadoria;
• <cEANTrib>: Código de barras de tributação do produto;
• <infAdProd>: Dados adicionais sobre o produto;
• <xMotivo>: Autorização da nota fiscal pela Secretaria da Fazenda. Este é o item mais importante, assim é preciso estar atento aos softwares utilizados para consulta XML, pois alguns baixam a nota fiscal sem esse campo e, com isso, quebram esse captcha e tornam o XML inválido.
• <XPed>: É o campo dentro da NF-e em que será informado o número do pedido de compra;
• <TPag>: Indica qual é o meio de pagamento utilizado.

Por Arquivei