Cadastro no eSocial: Entenda como funciona, documentos necessários e consulta

Você tem empregados e precisa realizar os pagamentos das contribuições e não sabe como fazer? Pode ficar tranquilo, aqui as suas dúvidas serão esclarecidas a respeito do eSocial, esta ferramenta que veio para facilitar a sua vida na hora de cumprir com as obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias decorrentes da relação de trabalho.

O eSocial é, na verdade, um sistema virtual de escrituração de obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. O que isso quer dizer? Isso significa que todos os dados devem ser declarados ao governo, bem como, é uma maneira de fiscalizar os pagamentos que devem ser realizados através deste sistema.

Esse sistema foi criado pelo Decreto 8.373/2014 para facilitar o registro das informações tanto para o governo, como para os empregadores e empregados. Assim, os dados ficam registrados em um sistema mais fácil de provar, organizar e fiscalizar do que somente os arquivos físicos ou digitais armazenados no próprio estabelecimento ou instituição.

Esse sistema veio justamente para unificar essas informações, evitando o máximo de divergências possíveis nos registros ao longo dos anos. Isto é importante, principalmente, para as pessoas que vão se aposentar e sofrem para encontrar os documentos referentes ao processo de aposentadoria.

Quem deve se cadastrar no eSocial

Todo aquele que contrata alguém para prestar algum serviço deve realizar o cadastro no eSocial quando dessa contratação decorra alguma obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária. Esse cadastro é fundamental para informar ao governo a constituição dos fatos que dão origem a estas obrigações, o que facilita o processo de arrecadação e fiscalização.

Assim, essa pessoa estará obrigada a realizar não somente os pagamentos, como também a declaração dos fatos que lhe deram origem. Esse dever de declarar é denominado de obrigação acessória, a qual se não for observado resultará em penalidades e multas.

Desta forma, serão obrigados a declarar: as pessoas físicas que sejam empregadores e os contribuintes individuais na qualidade de empresas; e as pessoas jurídicas na qualidade de empresa, órgãos públicos ou pessoa jurídica equiparada à empresa.

Documentos para se cadastrar no eSocial

O sistema do eSocial baseia-se no modelo de declaração das informações por meio de tabelas no formato XML. Assim, é preciso ter em mãos os documentos relativos à identificação da empresa, qualificação fiscal, qualificações administrativas referente à atividade e ao ambiente do trabalho. Pois, dependendo do tipo de empregador, a tabela precisará de dados específicos.

Logo, para realizar o cadastro do empregador, empregados ou pessoas que lhe prestem serviços é indispensável ter em mãos os documentos que identifiquem a pessoa e a atividade, como por exemplo, CNPJ, CPF, NIS, PIS/PASEP, Declaração de Imposto de Renda, Contrato Social, etc.

Como se cadastrar no programa eSocial

O primeiro passo para realizar o cadastro no sistema eSocial é providenciar um Certificado Digital emitido por uma empresa certificadora autoriza pela ICP-Brasil. Assim, o empregador poderá assinar digitalmente os atos e documentos enviados pelo sistema.

No entanto, há pessoas que são dispensadas de realizar o acesso sem a utilização do Certificado Digital: o MEI com empregado, o segurado especial e o empregado doméstico; a Micro Empresa – ME e Empresa de Pequeno Porte – EPP optantes pelo SIMPLES NACIONAL com até um empregado em atividade.

Tendo em mãos os documentos relativos à identificação da empresa e da atividade é só preencher os dados requeridos pelo sistema eSocial.

O site do eSocial já disponibiliza os modelos das tabelas a serem preenchidas de acordo com o tipo de empregador e atividade realizada. Desta forma, é preciso analisar os códigos constantes nas tabelas e confrontar com as características da pessoa empregadora e da pessoa que prestou o serviço.

Como se cadastrar no eSocial doméstico

No caso dos empregadores domésticos, o cadastro é ainda mais simples. O empregador precisa informar o seu CPF e os dados pessoais requeridos pelo sistema. E ainda, para cadastrar o seu empregado é igualmente simples. Basta informar o CPF, cargo que ocupa, remuneração, dados pessoais requeridos pelo sistema, etc.

Claro, que tanto no caso de uma empresa como de um empregador doméstico é indicado procurar um consultor especialista na área, como um contador, advogado, etc. Visando, agilizar o procedimento e manter-se atualizado quanto às mudanças do sistema, mas é perfeitamente possível realizar o cadastro seguindo as instruções do próprio sistema.

MEI tem que se cadastrar no eSocial?

O Micro Empreendedor Individual – MEI é uma modalidade de empreendedor que não precisa de empregado para exercer a sua atividade, por ser considerada mais simples (geralmente aquelas atividades tidas como informais). Assim, foi criado para tirar da informalidade esse tipo de empreendedor.

Mas, pode acontecer desse empreendedor precisar de um ajudante na medida que o seu negócio vai crescendo. Para essa situação, ele vai precisar recolher as contribuições correspondentes a essa relação jurídica, ou seja, mesmo sendo MEI é fundamental realizar o cadastro no eSocial, caso contrário estará sujeito à multa.

Desta forma, somente será isenta deste cadastro e declaração, o MEI que não possua empregado ou pessoa prestando-lhe serviços, ou seja, que não tenha obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais para declarar decorrentes da relação de trabalho.

Como saber se estou cadastrado no eSocial?

No portal do eSocial é disponibilizado a opção de “Consulta a Qualificação Cadastral“. Através desta opção, tanto o empregador como o empregado ou prestador de serviço terão acesso à regularidade da sua situação cadastral, sendo que havendo qualquer divergência o sistema acusará neste sentido.

Para ter acesso, basta dispor das informações básicos do trabalhador ou prestador de serviço: CPF, data de nascimento, NIS e nome. Assim, para saber se a situação do seu cadastro com suas informações básicas estão disponíveis no portal eSocial.

Já, os dados referentes às contribuições sociais podem ser consultadas no portal eletrônico do INSS (www.meu.inss.gov.br) e o FGTS pode se consultado no portal próprio do FGTS (www.fgts.gov.br).

Assim, você que tem pessoas trabalhando sob sua responsabilidade deve se preocupar com essas informações e regularizar sua situação perante o eSocial e declarar todas as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.

DICA: É hora de se capacitar e se especializar em departamento pessoal e eSocial

Como você pode perceber, o eSocial traz muitas mudanças importantes e é preciso ter atenção redobrada para estar preparado, ainda mais agora com os prazos de implantação do programa se aproximando.

Sendo assim gostaríamos que conhecessem nosso treinamento completo e totalmente na prática de departamento pessoal e eSocial para contadores. Aprenda todos os detalhes do departamento pessoal de forma simples e descomplicada. Saiba tudo sobre regras, documentos, procedimentos, leis e tudo que envolve o setor, além de dominar o eSocial por completa. Essa é a sua grande oportunidade de aprender todos os procedimentos na prática com profissionais experientes e atuantes no segmento, clique aqui acesse já!

Conteúdo original de autoria Blog Segurança do Trabalho