eSocial

O eSocial é o sistema governamental criado para facilitar e unificar a coleta de dados fundamentais das empresas como impostos, seguridade social e demais direitos do trabalhador. A adequação a esta obrigatoriedade permite, por exemplo, que o Fisco utilize essas informações para fins trabalhistas, previdenciários, fiscais e para a apuração de tributos e da contribuição para o FGTS. O processo pode gerar uma série de dúvidas às empresas e, por isso, a IOB listou as três mais recorrentes em sua plataforma, que ocorrem durante a entrega da obrigação, e como solucioná-las.

1- Quais empresas precisam enviar?

O eSocial é obrigatório para diferentes empresas e organizações públicas e privadas. Assim, cada empregador deve estar atento às suas obrigações.

Conforme esclarece o Manual do eSocial, todo contratante de prestador de serviço pessoa física, que possua alguma obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária, em função dessa contratação, está obrigado a enviar informações decorrentes desse fato por meio do eSocial.

Desta forma, as empresas e equiparados obrigados a enviar informações pelo eSocial são, entre outras, as seguintes:

1. Órgãos públicos: estão obrigados todas as entidades de administração direta dos governos federal, estadual e municipal, assim como órgãos de administração do Distrito Federal;
2. Empresas públicas: empresas estatais, fundações e demais iniciativas de administração públicas;
3. Organizações sem fins lucrativos: associações, sindicatos, organizações religiosas e demais iniciativas que possuam colaboradores dentro das classificações adotadas pela legislação vigente;
4. Empresas privadas: independentemente de porte ou segmento do negócio, todas as empresas privadas se classificam na obrigatoriedade de envio;
5. Microempreendedores individuais (MEIs): a obrigação se aplica somente aos MEIs que possuam empregado. MEIs sem colaborador que não possua obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária estão isentos da entrega do eSocial;
6. O produtor rural pessoa física contribuinte individual e o segurado especial, nos casos em que forem responsáveis pelo recolhimento das suas contribuições previdenciárias e as devidas ao Senar, incidentes sobre a receita bruta auferida na comercialização das suas produções rurais.

2- Como classificar colaboradores?

A classificação de colaboradores é uma das dúvidas na entrega do eSocial. A classificação correta é fundamental para garantir que as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias sejam enviadas e usadas corretamente, não sendo apenas uma questão de nomenclatura, mas de implicações legais nas relações de trabalho.

A classificação segue a legislação trabalhista vigente. A  relação de categorias de trabalhadores, elenca entre outras, as seguintes:

1. Empregado CLT: se encaixam nesta categoria colaboradores com vínculo empregatício, conforme designado pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Esses trabalhadores prestam serviços à empresa de forma habitual.
2. Contribuintes individuais: prestadores de serviços, sem vínculo empregatício com o contratante.
3. Trabalhador Doméstico: são classificados como empregados domésticos os trabalhadores que prestam serviços a pessoa ou família no âmbito residencial destas, por mais de 2 dias por semana. Essa categoria tem regulamentação específica pela Lei Complementar nº 150/2015.
4. Estagiário: estudantes que prestam serviços a empresa de forma complementar à sua formação acadêmica, seguindo a Lei do Estágio (Lei nº 11.788/2008).
5. Aprendiz: jovens entre 14 e 24 anos de idade participantes de programas de aprendizagem nas empresas, também regidos pela Lei da Aprendizagem (Lei nº 10.097/2000).

3- Como exportar os dados da minha empresa para o eSocial?

A exportação de dados consolidados da empresa para o sistema do eSocial precisa, necessariamente, de um software compatível com o do Governo. O envio dos dados possui normas específicas e é somente válido na formatação XML.

Para facilitar o dia a dia dos contadores, o IOB Gestão Contábil unifica todas as informações necessárias em um único software para a emissão adequada ao eSocial.

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O eSocial é um sistema do governo que visa modernizar as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas no Brasil. Ele foi desenvolvido em conjunto pela Receita Federal, Caixa Econômica, INSS e Ministério do Trabalho e faz parte do projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). O objetivo principal do eSocial é digitalizar e unificar o envio de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas, garantindo a proteção e sigilo das informações.

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Recentemente, foram introduzidas algumas novidades no eSocial relacionadas à emissão de informações sobre processos trabalhistas por meio de quatro novos eventos. Esses eventos abrangem o próprio processo trabalhista, as contribuições, questões tributárias decorrentes do processo e a exclusão de eventos apresentados sem autorização. Com o envio em tempo real dessas informações, espera-se uma maior detecção de irregularidades e o cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias. Isso proporcionará maior transparência dos dados e facilitará as análises realizadas pelas fiscalizações.

No entanto, a implementação do eSocial pode ser um desafio para empresas com um grande volume de processos trabalhistas e estruturas complexas. Enviar informações detalhadas e padronizadas sobre os funcionários e seus vínculos, incluindo informações sobre processos trabalhistas, pode ser especialmente desafiador para organizações com um alto número de processos em andamento, tanto de funcionários próprios quanto terceirizados.

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Além disso, essa mudança também trouxe um desafio adicional para as empresas, que é promover a integração entre o departamento jurídico, o setor de RH e outras áreas envolvidas na elaboração da folha de pagamento e no envio de informações ao eSocial. Uma comunicação eficiente entre esses departamentos é essencial para garantir a qualidade e consistência dos dados, bem como uma boa gestão de prazos, evitando multas e débitos decorrentes do não cumprimento das obrigações.

A complexidade do eSocial exige que os profissionais responsáveis pelo envio das informações estejam habilitados e atualizados quanto às regras e exigências do sistema. Portanto, é fundamental investir em treinamentos e capacitação para garantir que as informações sejam enviadas corretamente ao sistema.

As novas normas estabelecidas pelo eSocial trazem algumas dificuldades para o setor de RH e o jurídico. Isso ocorre devido à complexidade das leis e regulamentações trabalhistas, previdenciárias e fiscais no Brasil, que é conhecido por ter um dos sistemas tributários e trabalhistas mais complexos do mundo. Além disso, as constantes revisões e atualizações feitas pelo governo, juntamente com a falta de clareza e interpretação subjetiva de muitas normas e regras, também contribuem para essas dificuldades.

Desafios da integração entre o setor jurídico e RH na implementação do eSocial

A implementação do eSocial traz mudanças significativas nos processos internos do setor jurídico e de recursos humanos (RH) das empresas. Uma das principais mudanças diz respeito à comunicação entre o departamento jurídico e o RH, assim como o compartilhamento de informações sobre processos trabalhistas. Portanto, será necessário que os elementos relevantes sobre processos trabalhistas sejam compartilhados entre esses setores, demandando uma maior comunicação e cooperação para garantir a precisão e a tempestividade dos dados fornecidos.

A importação dos dados dos sistemas utilizados pelas áreas jurídica e de RH será essencial para facilitar o compartilhamento de informações. Essa união permitirá troca ágil e eficiente de dados, evitando retrabalhos na transmissão das informações ao eSocial.

O departamento jurídico precisará se adaptar à padronização exigida pelo eSocial, garantindo que os dados sejam fornecidos de acordo com os requisitos do sistema. Além disso, serão necessários mecanismos de controle e monitoramento para assegurar a conformidade com as exigências do eSocial, evitando multas e penalidades. É importante ressaltar que esta é a primeira versão do eSocial e que novas atualizações surgirão no futuro. Portanto, o departamento jurídico precisa acompanhar essas mudanças no eSocial para atualizar seus processos internos e compreender as futuras exigências.

É válido mencionar que os sistemas de folha de pagamento e os sistemas jurídicos são separados e não possuem integração direta. O sistema de folha de pagamento é responsável pelo processamento de dados relacionados aos funcionários, como salários, benefícios, impostos, entre outros. Já o sistema jurídico é utilizado pelo departamento jurídico para gerenciar processos judiciais, acompanhar prazos, elaborar petições, entre outras atividades.

Investimentos estratégicos e desafios na implementação do eSocial

Cada empresa é única em sua natureza, mas todas compartilham o interesse em investir em soluções de software e sistemas integrados para automatizar e agilizar suas atividades. Essas ferramentas visam reduzir o tempo gasto em tarefas manuais, minimizar erros e promover a capacitação dos profissionais responsáveis pela folha de pagamento, RH e departamento jurídico. Além disso, as empresas estão revendo seus processos internos, promovendo uma maior colaboração e troca de informações entre esses departamentos, implementando sistemas de monitoramento e controle para garantir o cumprimento das obrigações legais. Algumas empresas optam por terceirizar as rotinas operacionais do RH, incluindo a elaboração e transmissão do eSocial, buscando estratégias eficientes.

A implementação dos novos eventos do eSocial pode ter um impacto nos custos operacionais das empresas de diferentes maneiras. Embora seja difícil generalizar os custos, pois eles variam de acordo com o tamanho e a complexidade de cada organização, existem alguns aspectos comuns que podem afetar os gastos. Isso inclui investimentos em tecnologia, treinamento e capacitação, ajustes nos processos internos e a necessidade de monitoramento e revisão contínuos.

É importante ressaltar que cada companhia pode enfrentar desafios específicos relacionados ao eSocial. Portanto, é essencial que elas se adaptem às recomendações de acordo com suas necessidades e realidades. Investir em tecnologia e integração entre o setor de RH e o departamento jurídico é vital, embora possa demandar recursos financeiros consideráveis. Além disso, contar com suporte especializado, como consultorias, pode auxiliar na interpretação das normas e regras do eSocial, na revisão dos procedimentos internos e na identificação de possíveis riscos e oportunidades de melhoria. Isso permite que a empresa tome decisões assertivas e efetivas nesse processo de implementação.

No contexto da implementação do eSocial, a terceirização das rotinas operacionais emerge como uma estratégia importante para as empresas lidarem com os desafios. Ao terceirizar atividades como a elaboração da folha de pagamento, o cumprimento das exigências do eSocial e a gestão de benefícios, as organizações podem se concentrar em suas principais atividades, reduzir custos operacionais e ter acesso a especialistas com conhecimento aprofundado na área. Isso garante conformidade legal e eficiência nos processos, tornando-se um ponto estratégico relevante.

Por Igor Meireles é um contador com quase 20 anos de experiência nas áreas contábil, tributária, de folha de pagamento e financeira. 

Por Paulo Souza é um Administrador, Contador e Pós-graduado em Perícia, com mais de 22 anos de experiência.