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Como a chave de acesso da nota fiscal eletrônica é formada?

A chave de acesso da nota fiscal eletrônica foi instituída em 2006 pelo governo brasileiro como obrigatória para facilitar e agilizar as operações fiscais e o controle dos documentos feito pela contabilidade.

Todavia, dentro desse cenário, é necessário conhecer e guardar a chave de acesso da nota fiscal eletrônica para não confundir os recibos e ter uma maior organização, já que a chave é única em cada documento.

Apesar de os processos relacionados à nota fiscal eletrônica serem bem fáceis, alguns contadores ainda não estão familiarizados com os procedimentos.

Portanto, para evitar problemas e gargalos referentes ao seu serviço de assessoria contábil, você, contador, precisa entender melhor sobre a chave de acesso da NFe.

Neste texto, vamos explicar mais sobre esse assunto e como você pode melhorar seu serviço.

Confira!

O que é a chave de acesso da nota fiscal eletrônica?

Essa é uma sequência numérica única que identifica as notas fiscais eletrônicas, diferente do número do documento contudo, que está contido no arquivo XML da nota e no Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica (DANFe).

Ela foi criada para conceder mais rapidez e segurança para as operações comerciais e os registros.

Na prática, ela funciona como um RG da nota, evitando que exista confusão na organização dos documentos e facilitando o arquivamento.

Como a chave de acesso da nota fiscal eletrônica é formada?

Primeiramente ela é composta por uma sequência de 44 números, os quais representam uma série de dados referentes à nota e à empresa.

Cada conjunto tem uma quantidade de numerais de acordo com a informação apresentada.

Os grupos que compõem a chave de acesso da nota fiscal eletrônica são formados pelas seguintes informações, em ordem de aparição:

cUF — código do estado onde está a empresa emitente da NFe, composto por 2 dígitos;

AAMM — ano e mês da emissão da NFe, composto por 4 dígitos;

CNPJ — CNPJ da empresa emitente, composto por 14 dígitos;

mod — modelo da NFe, com 2 dígitos;

série — série da NFe, com 3 dígitos;

nNF — número da nota fiscal eletrônica, composto por 9 dígitos;

tpEmis — tipo de emissão do documento, com 1 dígito;

cNF — código numérico da chave, composto por 8 dígitos;

cDV — dígito verificador da chave de acesso da NFe, também composto por 1 dígito.

Assim, um exemplo de chave de acesso seria:

22–1909–01442721000123–55–001–000005418–1–17417368–1

Ou seja:

22 — estado;

1909 — ano e mês;

01212344000127 — CNPJ;

55 — modelo;

001 — série;

000005418 — número da NFe;

1 — tipo de emissão (1 normal, 2 contingência off e 3 contingência scan);

17417368 — código da NFe;

1 — dígito verificador.

Número específico para chave de acesso de cada estado

Cada estado tem seu número específico para ser usado na chave de acesso da nota fiscal eletrônica.

Caso seja do seu interesse, a lista completa é a seguinte:

11 — Rondônia — RO;

12 — Acre — AC;

13 — Amazonas — AM;

14 — Roraima — RR;

15 — Pará — PA;

16 — Amapá — AP;

17 — Tocantins — TO;

21 — Maranhão — MA;

22 — Piauí — PI;

23 — Ceará — CE;

24 — Rio Grande do Norte — RN;

25 — Paraíba — PB;

26 — Pernambuco — PE;

27 — Alagoas — AL;

28 — Sergipe — SE;

29 — Bahia — BA;

31 — Minas Gerais — MG;

32 — Espírito Santo — ES;

33 — Rio de Janeiro — RJ;

35 — São Paulo — SP;

41 — Paraná — PR;

42 — Santa Catarina — SC;

43 — Rio Grande do Sul — RS;

50 — Mato Grosso do Sul — MS;

51 — Mato Grosso — MT;

52 — Goiás — GO;

53 — Distrito Federal — DF.

Para que serve essa chave?

A nota fiscal eletrônica funciona como comprovação para as transações relacionadas às mercadorias e aos serviços, sendo que o DANFe é a parte do documento que serve para validação jurídica.

Para conseguir o arquivo digital da nota, o XML, é necessário ter a chave de acesso para ser usada no portal da Secretaria da Fazenda ou por sistemas de gestão inteligente.

Como, às vezes, é disponibilizado apenas o DANFe, a chave de acesso serve para conseguir a nota fiscal eletrônica propriamente dita.

Depois de baixado o arquivo XML, ele pode ser convertido para PDF e impresso, se for necessário.

Da mesma forma, a chave de acesso se diferencia do número de série da nota, que pode ser repetido em outro documento, e representa uma identificação única para cada arquivo, o que aumenta o nível de certificação e a segurança.

Como encontrar a chave de acesso da nota fiscal eletrônica?

Todavia, se você não está com o DANFe e deseja ter a chave de acesso da nota fiscal eletrônica, existem algumas maneiras de obtê-la, Veja abaixo!

Solicite ao fornecedor

Essa forma pode ser um pouco mais lenta, apesar de ser relativamente simples. Caso o emissor da nota não tenha enviado o DANFe, é possível solicitar esse documento diretamente com ele.

Afinal, sem esse arquivo, podem ocorrer erros na escrituração do SPED. Portanto, isso pode ser solicitado pela equipe de vendas da empresa ou pelo contador responsável — a resposta dependerá da agilidade do fornecedor.

Consulte o portal da Sefaz

Existe a opção de consultar esse número no portal da Secretaria da Fazenda do estado, ainda assim, para isso, é preciso estar com o Certificado Digital atualizado.

Contudo, esse meio pode ser inviável para alguns, já que nem todas as secretarias estaduais disponibilizam essa opção em seus sites.

Além disso, essas consultas são feitas uma a uma, o que atrasa bastante o trabalho se houver muitos documentos.

Use uma solução de emissão e gestão de NF-e

A maneira mais simples, rápida e organizada de consultar a chave de acesso da nota fiscal eletrônica é com um sistema de emissão e gestão de nota fiscal eletrônica, como o Emitte, onde você pode reunir e guardar todas as notas em um espaço na nuvem, o que evita a perda de dados e permite uma consulta fácil de qualquer lugar, por meio de um dispositivo conectado à internet.

Ele também automatiza a emissão desses documentos, com busca das informações cadastrais e envio automático do arquivo XML para os clientes.

Como visto, a chave de acesso da nota fiscal eletrônica é importante para certificar o documento, além de facilitar a organização e a busca.

Por fim, é muito importante dispor de uma solução de gestão e emissão de notas para agilizar seu trabalho e dar vantagem competitiva aos seus serviços.

Para isso, conte com o Emitte, um sistema voltado para as necessidades fiscais das pequenas e médias empresas.

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Fonte: Emitte

Wesley Carrijo