Como evitar multas: aprenda a se preparar para fiscalizações

Você sabe como evitar multas advindas de fiscalizações? Um gestor que conhece os fatores que envolve esse processo, principalmente, aqueles que podem gerar multas e sansões ao seu negócio, poderá adotar práticas que podem salvar as finanças da sua empresa.

O nosso objetivo com este artigo é mostrar alguns aspectos gerais de uma fiscalização, a importância de não tomar multas e os principais erros contábeis cometidos pelas empresas e que geram sansões para elas. Confira!

Os aspectos gerais da fiscalização

A fiscalização pode ocorrer em dois casos, primeiro, quando o órgão fiscalizador possui uma espécie de desconfiança dos procedimentos adotados pela empresa. A partir desse processo ele faz uma série de buscas em documentos e arquivos digitais transmitidos na tentativa de encontrar irregularidades.

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Ainda pode existir fiscalizações periódicas ou rotineiras — mais comum na Receita Federal — que podem ser realizadas para encontrar falhas cometidas por empresas que não são alvo de averiguações, como ocorre no primeiro caso.

Em ambas situações, quando alguma irregularidade é constatada o órgão tributante, além de exigir o pagamento do tributo ou contribuição efetivamente devido, pode aplicar multas e sansões diversas.

A importância de evitar multas

As multas aplicadas em fiscalizações costumam ser bastante altas e podem prejudicar severamente a gestão financeira de uma empresa. A maioria delas são aplicadas sobre cada período em que o erro foi cometido. Ou seja, se você deixar de enviar uma declaração mensal durante todo o ano, serão aplicadas 12 multas.

Além disso é importante mencionar que, independentemente da sua vontade de cometer o delito ou erro apurado em uma fiscalização, o órgão aplicará a multa e demais sansões que obrigação você a pagar.

Portanto, saber como evitar multas pode se transformar em um diferencial administrativo que proporcionará mais segurança para a sua empresa em momentos de fiscalização ou auditoria por parte dos entes responsáveis pela arrecadação tributária.

Os principais erros contábeis que são analisados em fiscalizações

Neste tópico vamos listar os 3 principais erros contábeis que geram as temidas multas nas fiscalizações nas esferas, federal, estadual, municipal ou trabalhista. Continue lendo!

1. Desorganização

O acúmulo de tarefas, falta de armazenamento de arquivos — principalmente os fiscais — e demais falhas na organização são considerados os principais motivos que levam aos erros encontrados por um fiscal ou auditor.

Quando eles não encontram recibos ou arquivos de obrigações acessórias, Notas Fiscais eletrônicas (arquivo XML) e outros comprovantes relacionados às questões tributárias são os principais alvos das fiscalizações.

Sendo assim é fundamental que você crie rotinas de organização e guarda desses documentos em sua empresa, de modo que eles sejam facilmente encontrados quando solicitados.

2. Falhas na emissão de notas fiscais e apuração de impostos

Outro erro fatal que acaba gerando multas para as empresas é a falha na emissão de notas fiscais e apuração de tributos. Na maioria dos casos isso ocorre pela falta de conhecimento da legislação tributária ou trabalhista.

No entanto, para o fiscal, não interessa se você conhece ou não a Lei, uma vez que, eles atuam sobre o princípio jurídico de que nenhuma pessoa pode alegar o desconhecimento da legislação, a não ser aqueles que realmente não têm acesso a ela, o que não pode ser considerado quando estamos tratando com empresários e gestores.

Para solucionar esse problema é muito simples, você deve contar com a ajuda providencial de um profissional que está acostumado a lidar com esse tipo de assunto. Vamos citar ele no próximo tópico.

3. Falta de profissional habilitado

Não contar com o auxílio de um contador é fatal para a sua empresa em fiscalizações. Ele é o profissional que saberá exatamente o que deve ser feito para organizar as questões contábeis, fiscais e trabalhistas do seu negócio, auxiliar na emissão de documentos e apuração de tributos, tudo com o objetivo de evitar multas em procedimentos de fiscalização.

Por fim, podemos mencionar que saber como evitar multas pode simplesmente salvar as finanças de uma empresa, uma vez que, os valores costumam ser extremamente altos e imprevisíveis, prejudicando severamente a operacionalização de um negócio.

Via Eduardo Nascimento