Entre as várias funções de um gestor dentro de uma empresa, saber como fazer folha de pagamento é uma delas. Apesar do que muitos podem pensar, esse é um documento que vai além do registro dos salários líquidos dos funcionários.
A folha de pagamento, também conhecida como holerite, é um documento organizado pelas empresas a cada mês, registrando os dados trabalhistas de cada colaborador, fornecendo informações aos funcionários quanto aos seus salários.
Tendo função operacional, contábil e fiscal, a folha de pagamento é um documento obrigatório, previsto na lei (artigo 225 do Decreto 3048/1999), que mostra o salário líquido de um funcionário, ou seja, o valor com os descontos.
Essa é uma ferramenta fundamental para que a empresa possa controlar o seu setor financeiro, já que, por meio dela, a companhia pode comprovar as deduções dos impostos e dos benefícios, como o vale-transporte.
Com a folha de pagamento, os gestores têm controle do fluxo de caixa, evitando passar por processos trabalhistas ou pagamento de multas e indenizações por inadimplência.
Já para os colaboradores, ela tem a função de comprovante de renda em financiamentos e aberturas de crédito, além de ser um documento importante para dar entrada no pedido de aposentadoria.
Apesar de ser um documento obrigatório e muito útil, poucas pessoas sabem como fazer uma folha de pagamento. Nós, da Nexoos, fizemos uma lista das informações obrigatórias para fazer a folha de pagamento. Confira:
Apesar de ser um documento feito uma vez ao mês, seus dados devem estar sempre atualizados e organizados. Antes de saber como fazer a folha de pagamento existem três passos para começar o cálculo.
Nas empresas, a folha salarial é a soma de todos os dados contábeis de um funcionário, ficando de responsabilidade do setor financeiro transformar essas informações em códigos na folha de pagamento, discriminando o seu salário líquido. Veja abaixo as etapas de uma folha de pagamento.
Um dos primeiros passos de como fazer folha de pagamento é o enquadramento de cada funcionário em sua categoria e convenção. Ou seja, os colaboradores, por lei, podem ser freelancers, CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), PJ (Pessoa Jurídica), entre outros, estando ligados a certos benefícios e descontos no salário.
Ao fazer a folha de pagamento, a categoria do funcionário deve ser clara, assim como condizer com os descontos realizados em seu pagamento.
A próxima etapa é analisar a folha de ponto da sua equipe, onde devem estar registradas as horas trabalhadas e as extras, assim como o descanso remunerado e as jornadas adicionais, além de checar se houve faltas, justificadas ou não.
É na folha de pagamento que os atrasos e as faltas não justificadas são relatados detalhadamente e descontados do salário bruto, assim como as horas extras são adicionadas.
Na folha de salário devem estar registrados os descontos de encargos sociais, como o INSS (Instituto Nacional de Seguro Social) e o FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço). Esse último tendo o desconto fixo de 8% sobre o salário bruto.
Para os funcionários de carteira assinada, domésticos ou trabalhadores independentes, o INSS possui a alíquota seguindo esta tabela:
O teto da contribuição do INSS é de R$ 671,12 para funcionários com salários brutos iguais ou superiores a R$ 6.101,06. Com base no cálculo do INSS e do FGTS é feito o desconto do Imposto de Renda.
Esses benefícios são os populares vales-transporte, refeição, alimentação , em alguns casos, cesta básica. A inclusão desses benefícios pela empresa pode gerar deduções no salário, como é o caso do vale-transporte, que pode descontar até 6% na folha de pagamento.
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