Como fazer a gestão de custos de maneira eficiente na empresa?

Por Breno Pires, COO do ClubPetro

O mercado se divide entre quem vende preço e quem vende benefícios. Montar um negócio em torno da ideia de ser a opção mais barata não é a estratégia mais inteligente. Só é preciso existir um concorrente que consiga praticar um custo um pouco mais baixo que esse diferencial some, estando assim, preso a uma perigosa corrida onde tudo que você faz passa a ser para alcançar um preço mais baixo. Ou seja, diga adeus para um bom serviço e tecnologia de ponta.

Mas, o que é e como funciona uma boa gestão de custos?

Toda empresa, mesma que focada em vender qualidade, deve se atentar a seus custos e despesas. Uma frase já conhecida por quem empreende, citada no best seller “Sonho Grande”, que relata os princípios de gestão de Jorge Paulo Lemann, Marcel Telles e Beto Sucupira afirma “custos são como as unhas: devemos sempre cortá-los”. Dessa forma, mesmo que o foco não seja o preço, toda organização deve dar atenção a seus custos. Principalmente, pensando em empresas de varejo, que com a evolução da logística está cada vez mais sensível a preços.

Pressionados pelas dificuldades de mercado ou obcecados pelos lucros, muitos empresários saem cortando tudo o que podem e, muitas vezes, o que não devem. Cortam pessoas, processos fundamentais de qualidade, pressionam seus fornecedores, atrasam pagamentos, reduzem preocupações com segurança e meio ambiente etc. Mas estes cortes podem gerar uma série de consequências negativas, deixando precários os produtos e gerando descontentamento em clientes.

É muito melhor pensar em redução de custos como uma consequência e não como um fim em si. Por exemplo, focando nos processos e atividades, eliminando os desperdícios que ocorrem por todos os lados. São desperdícios que existem de todas as formas: tempo, recursos, pessoas, equipamentos, instalações, conhecimento, espaços e etc.

Para dar o primeiro passo e colocar em prática uma gestão de custos efetivas, é necessário mapear e identificar as despesas. Vale a pena ressaltar a diferença entre os termos:

• Custo é tudo aquilo que incide e afeta diretamente no preço de aquisição e/ou produção de um produto.

• Despesa é o valor gasto com bens e serviços relativos à manutenção da atividade da empresa, bem como aos esforços para a obtenção de receitas através da venda dos produtos.

Empresas bem-sucedidas tratam a gestão de custos como forma de apoiar a estratégia e enxergam como uma maneira de investir para impulsionar o crescimento. Por isso, elas direcionam o dinheiro de acordo com os objetivos do negócio e migram os recursos para áreas consideradas importantes.

De maneira mais prática, uma boa gestão parte de um entendimento de todos os objetivos de negócio, parte de uma estratégia planejada e não de uma decisão de “economizar” em algumas áreas específicas, ou mesmo uma campanha aleatória de gestão de custos por toda a empresa.

O primeiro passo envolve o planejamento de recursos. Quais são os fundos necessários para a operação? Essa pergunta só pode ser respondida através de um planejamento detalhado de todos os gastos que são necessários para executar a atividade da empresa. Para organizações que já estão em andamento, o orçamento é criado partindo de um histórico de períodos passados. Uma boa dica que promete realmente afetar na redução de custos é a estruturação de um orçamento base zero (OBZ).

O que é Orçamento Base Zero (OBZ)?

Para melhor entendimento, o OBZ é uma é uma ferramenta estratégica utilizada pelas empresas na elaboração do Planejamento Orçamentário para um determinado período a partir de uma base zerada, ou seja, sem levar em consideração as Receitas, Custos, Despesas e Investimentos de exercícios anteriores (a famosa Base Histórica).

A metodologia parte do princípio de que muitas empresas, ao elaborar seu orçamento de forma convencional, consideram que todos os gastos do último exercício serão novamente necessários e que todas as metas de receitas serão alcançadas, o que não é obrigatoriamente uma verdade. Isto acaba gerando um orçamento inchado e desalinhado com a estratégia, pois os números não são analisados de forma detalhada e cuidadosa.

Para combater este problema, no OBZ são analisadas premissas relacionadas com a função de cada Receita, Despesas, Custo ou Investimento, levando em consideração os planos e necessidades estratégicas da empresa, sem a utilização de bases históricas ou índices de reajuste, como é feito no modelo tradicional. A partir disso, são estabelecidas as bases orçamentárias. Reconheço, como as principais vantagens do método:

• Possibilidade de um monitoramento de gastos mais próximo da realidade;

• Condições de avaliação dos fornecedores e de suas programações de entrega;

• Identificação da verdadeira necessidade de determinados recursos financeiros;

• Percepção mais clara a respeito das possíveis ameaças ao negócio;

• Possibilidade de adaptação a possíveis mudanças de mercado e que estão atreladas às questões externas.

O que faz com que o OBZ seja considerado uma metodologia especial e de alta performance é o fato de que ela traz uma necessidade de mudança de comportamento de todas as equipes envolvidas, já que elimina certos padrões de gastos incutidos na mente dos gestores. Ao invés de trabalhar com uma mera comparação, é realizado um trabalho mais profundo, focado em um retorno eficiente, de baixo para cima.

Por último, é importante promover o controle de custos, já com o orçamento final em mãos. Afinal de contas, não basta apenas descrever todos os gastos e deixá-los na gaveta. Eles são elaborados justamente para orientar a execução do dia-a-dia da empresa.

Breno Pires, 27 anos, é COO do ClubPetro, startup que acelera resultados com foco em postos de combustíveis. Crescendo dentro de uma empresa familiar, viveu o mercado desde muito novo, chegou a trabalhar com consultoria em gestão, mas foi na empresa familiar que encontrou espaço para ter uma startup. Tem como foco observar como as empresas funcionam e com quais frameworks elas trabalham é formado em administração pela UFMG e tem especializações pela FDC e Harvard Business School.