Mensalmente empresas precisam reunir as informações dos trabalhadores e transformá-los em dados contábeis. Esse procedimento resulta na Folha de Pagamento, que se trata de um documento obrigatório segundo o artigo 464 da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) e pelo artigo 225 do Decreto 3048/1999.
Mesmo sendo parte da rotina das empresas, a folha de pagamento envolve legislações e variáveis que são considerados por muitos como algo burocrático. Então, para te ajudar a entender melhor como é feita a folha de pagamento, montamos um passo a passo do procedimento e reunimos algumas informações importantes para que, tanto o empregado quanto o empregador possa entender melhor como é feito esse documento.
Importância da Folha de Pagamento
Antes de qualquer coisa, a empresa deve estar atenta à legislação vigente e contratar profissionais qualificados para a elaboração do documento, assegurando que não haja erros, pois, a Folha de Pagamento garante à empresa o acompanhamento de todos os investimentos mensais relacionados ao pessoal, assim, poderá ter conhecimento dos vencimentos e descontos que são realizados mensalmente.
Quais informações devem constar na Folha?
A principal informação da Folha de Pagamento é o salário base acrescido das variáveis de remuneração, além dos descontos. Lembrando que o fechamento da folha é ao final do mês e o pagamento deve ser feito até o 5º dia útil do mês e.
Dentre as outras informações que devem constar no documento estão:
- Dados do empregador;
- Dados do empregado, como o cargo e a função;
- Descontos realizados (INSS, contribuição sindical, FGTS, vales, etc);
- Valores de horas extras, adiantamentos;
- Valor bruto e líquido do salário.
Como fazer?
A folha de pagamento que antes era feita de forma manual pode ser realizada on-line devido à tecnologia, o que pode agilizar e facilitar o acesso e inclusão das informações. Mas para isso, é preciso fazer o cálculo da folha de pagamento, considerada uma das etapas mais importantes. Então, confira quais os tributos e taxas deverão ser inseridas na folha:
Salário:
Valor que é pago ao empregado devido ao trabalho realizado, conforme a legislação e o contrato de trabalho;
Horas extras:
A legislação prevê que o colaborador poderá trabalhar por até duas horas além da jornada de trabalho normal, que deve ser paga com o acréscimo de, no mínimo, 50% sobre o valor da hora normal;
FGTS:
O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço é o desconto de 8% que deve ser calculado a partir do salário bruto, sendo depositado pelo empregador;
IRRF:
Os cálculos relativos ao (Imposto de Renda Retido na Fonte) deve ser feito a partir da remuneração bruta, sendo reduzido o valor do INSS apurado e conforme as alíquotas;
INSS:
O Instituto Nacional da Seguridade Social é pago pelo funcionário e leva em consideração a remuneração do trabalhador. Assim, o desconto irá variar entre 8 à 11%;
Salário Família:
É um abono previsto para pessoas de baixa renda. Não há desconto ou incidência, e sobre ele, a base para levar em consideração é o salário bruto;
Vale-transporte:
O valor do abono deve ser de 6% sobre os vencimentos e não exclui a possibilidade de a empresa oferecer o seu próprio serviço de transporte;
Vale-refeição:
O desconto máximo sobre o valor do benefício do vale refeição, seja em vouchers ou cartão magnético, é de 20% mas não deve ser calculado sobre o salário;
Check list
A partir dessas informações, é possível montar a folha de pagamento de dos funcionários. Para te ajudar, confira esse check list:
- Ajuste Horas-extras;
- Apure de faltas;
- Confirme de banco de horas;
- Confira os vencimentos de contrato de experiência;
- Lance vales (adiantamentos, valores de convênios);
- Registre Atestados;
- Calcule rescisão e faça a documentação;
- Gere CAGED;
- Calcule férias e faça a documentação;
- Calcule e confira convênios e serviços;
- Calcule o vale-alimentação/refeição;
- Confira os lançamentos da Folha de Pagamento;
- Confira as contribuições sindicais/confederativas/assistenciais;
- Faça o fechamento e cálculo de INSS;
- Faça o fechamento e cálculo de IRRF;
- Gere a GFIP para recolhimento do FGTS;
- Confira os recolhimentos de FGTS;
- Envie os eventos mensais para o eSocial;
- Faça o fechamento dos Eventos Periódicos.
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Por Samara Arruda