Como funciona o SPED para empresas do Simples Nacional?

As empresas optantes pelo simples nacional devem ficar atentas às mudanças fiscais e tributárias que acontecem com a implantação do SPED no Brasil.

Com 12 módulos diferentes de obrigações fiscais, contábeis e tributárias, o SPED pode gerar consideráveis dores de cabeça aos contadores e empresários que não se adequarem às novas exigências do Fisco.

Esse conteúdo vem para ajudar você a entender as obrigatoriedades e vantagens do SPED em relação ao simples nacional. Confira!

Envio do SPED para empresa do simples nacional

Devido a complexidade do Sistema SPED, é enorme a quantidade de pessoas com dúvidas sobre como transmitir cada uma dessas obrigações. Além disso, nem todas as exigências englobam as empresas optantes pelo simples nacional.

A seguir, vamos entender como funciona o envio do SPED para empresas que pertencem ao simples e de quais obrigações elas estão dispensadas.

SPED Fiscal

Vale destacar que em relação às pequenas empresas, classificam-se em microempresa (ME) ou empresa de pequeno porte (EPP):

1. A sociedade empresária;
2. A sociedade simples;
3. A empresa individual de responsabilidade limitada ou o empresário a que se refere o Art. 966 da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002 – Código Civil.

As empresas que ultrapassaram o limite de faturamento para permanecer no simples na esfera nacional, que é de R$ 4.800.000,00 (resolução CGSN Nº 140, de 22 DE Maio de 2018), passaram também a recolher o ISS ou ICMS fora do regime do simples.

Assim, logo após deixar o simples nacional, a empresa é tratada como uma RPA (Regime Periódico de Apuração).

Consequentemente, tais empresas passam a cumprir as regras normais de empresas que não estão no simples, que são:

1. Emissão de nota fiscal com destaque do ICMS;
2. Escrituração da nota fiscal com crédito e débito;
3. Entrega das obrigações acessórias: GIA estadual e SPED Fiscal.

​A saber, a guia de informação e apuração do ICMS é o resumo mensal do livro de entradas e saídas.

Em resumo, para transmiti-la você deve:

1. Gerar o período de um mês;
2. Importar as informações do seu sistema para a GIA e conferir;
3. Consistir a GIA;
4. Transmitir as informações ao Sefaz.

Por outro lado, para transmitir o SPED Fiscal, as empresas precisam atentar para um detalhe importante: quando enviar a EFD ICMS/IPI do mês antecedente, devem informar o Bloco H, detalhando o estoque produto a produto.

No entanto, cuidado! A legislação exige que a empresa que se desenquadrar por ultrapassar o limite de faturamento esteja obrigada a informar à RFB.

ECD (Escrituração contábil digital)

A ECD consiste na entrega de livros contábeis por meio digital. São exigidos:

1. Livro diário e auxiliares, caso existam;
2. Livro razão e auxiliares, também caso existam;
3. Diário, balanço e balancete acompanhados pelas fichas de lançamentos.

A entrega deve ser realizada por microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo simples nacional e que tenham recebido recursos através de investidor-anjo.

O programa para entrega é disponibilizado pela Secretaria da Receita Federal do Brasil.

As informações devem ser registradas e validadas por especialistas em contabilidade, sendo assinadas pelo próprio contador, utilizando seu e-CPF e o e-CNPJ da empresa.

EFD Contribuições

As empresas enquadradas no regime do simples nacional não possuem a obrigatoriedade da entrega do SPED PIS/COFINS ou EFD Contribuições, ainda que recolham a contribuição previdenciária patronal – CPP.

NFe

Apesar de muitas dúvidas entre os profissionais de contabilidade, no envio da NFe deverão ser prestadas as informações do código de regime tributário simples nacional:

1. CSOSN – Código de Situação da Operação – Simples Nacional – No emissor disponibilizado pelo fisco.

Conforme definido no Ato COTEPE 33/08, a empresa deve transmitir o arquivo XML de NFe emitida em contingência, modalidade DPEC ou em FS-DA, em até 168 horas após a data de emissão da NFe.

Além disso, as empresas enquadradas no simples nacional continuam com a opção gratuita do emissor da NF-e oferecida pelo SEBRAE.

NFC-e

Para começar a emitir a NFC-e é necessário realizar um credenciamento da empresa no portal da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica e gerar o código de segurança do contribuinte (CSC).

Assim que esse procedimento for realizado, é necessário fazer a baixa para o encerramento do emissor de cupom fiscal (ECF-e).

Em seguida, é necessário adotar um programa emissor que integre ao sistema de sua empresa.

O prazo para transmissão da NFC-e ao sistema Sefaz/Virtual estende-se até o final do dia útil seguinte à emissão.

No entanto, a aquisição ou implementação do sistema emissor de NFC-e é de responsabilidade exclusiva da empresa. A Secretaria da Fazenda não disponibilizou o emissor gratuito para nota fiscal do consumidor eletrônica.

Existem diversas soluções gratuitas para empresas deste perfil nos sites de algumas secretarias de fazenda e no site do Sebrae local.

CT-e e CT-e OS (outros serviços)

Na operação de transporte, o fisco separou em dois modelos o conhecimento de transporte. Em princípio, o CT-e (conhecimento de transporte eletrônico) é voltado para emissão de todos os modais (rodoviário, marítimo, ferroviário, aquaviário e aéreo). Em seguida, o CT-e OS, para o transporte de passageiros e de bagagens.

Em ambos os modelos, a empresa enquadrada no simples nacional deve solicitar o credenciamento para a sua emissão.

Por outro lado, as empresas também devem atentar-se ao fato de que o processo de transmissão do CT-e deve ser realizado em lotes, isto é, cada transmissão de lote de CT-e pode conter até 50 CT-e, não devendo exceder o tamanho máximo de 500KB.

Desse modo, para quem pensa que a autorização dos lotes demora, saiba que a infra-estrutura de recepção dos CT-e é dimensionada para que um lote de conhecimentos eletrônicos seja autorizado em poucos segundos.

Por fim, o tempo máximo de autorização por lote é dimensionado em até três minutos. No site do Sebrae existe uma solução de CT-e gratuita.

ECF

A ECF (escrituração contábil fiscal) trata do imposto de renda da pessoa jurídica. Nesse sentido, a obrigatoriedade da entrega da ECF não se aplica às microempresas e empresas de pequeno porte optante pelo simples nacional.

MDF-e

O MDF-e (manifesto de documento fiscal eletrônico) é praticamente um consolidador dos fretes.

É obrigatório para quem efetua o transporte de cargas na operação interna (dentro do estado), na operação interestadual, para o transportador, para quem contrata TAC (transportador autônomo de cargas), e mesmo se para o frete realizado por veículos próprios ou arrendados.

Dessa maneira, as empresas do Simples devem emitir e enviar o MDF-e (.XML) e emitir de forma física o documento auxiliar do manifesto eletrônico de documentos (DAMDFE). Seu objetivo é acompanhar o transporte das cargas e facilitar a consulta ao MDF-e.

EFD Reinf

Esse módulo ainda não é obrigatório para empresas do simples nacional.

O Comitê Gestor do Simples Nacional estabelecerá condições especiais para o cumprimento da EFD Reinf a serem observadas pela pessoa jurídica optante pelo simples nacional, devidos pelas microempresas e empresas de pequeno porte.

NFS-e Nacional

Em fase piloto:

1. Entes participantes parceiros: Receita Federal, Sebrae, MDIC, Abrasf, CNM, FNP, ABM, CFC, 56 entidades representativas dos prestadores de serviço e Serpro.
2. Municípios especificadores: Belo Horizonte, Bom Despacho, Brasília, Cabedelo, Fortaleza, Marabá, Maringá, Niterói, Palmas, Rio de Janeiro e São Paulo.
3. Municípios piloto: Belo Horizonte, Bom Despacho, Brasília, Cabedelo, Campina Grande, Fortaleza, Goiânia, Marabá, Maringá, Niterói, Palmas, Rio de Janeiro, São Gonçalo do Amarante e São Paulo.

E-Financeira

Em síntese, essa obrigatoriedade não se aplica às empresas do Simples Nacional.

eSocial

Micro e pequenos empresários devem atentar à implementação desta obrigação. Em outras palavras, ela afeta diretamente o cotidiano das empresas optantes pelo simples. Estas deverão:

1. Cadastrar o empregador e as tabelas;
2. Cadastrar os dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas;
3. Cadastrar a folha de pagamento;
4. Substituir a GFIP e compensação cruzada;
5. Cadastrar os dados de segurança do trabalhador.

Para facilitar os procedimentos dos pequenos empregadores (MEI), microempresas e empresas de pequeno porte (simples nacional) o Governo lançou plataformas simplificadas na internet. Para os MEIs será lançado um portal semelhante ao eSocial do empregador doméstico.

Para os empregadores que tenham somente um trabalhador também será possível usar o código de acesso. Tendo mais de um empregado será obrigatório o uso de um certificado digital.

Os benefícios do SPED para empresas do simples nacional

Por tratar-se de sistema digital e unificado, podemos destacar diversos benefícios que vieram com a instauração do projeto. Dentre eles, podemos citar:

1. A redução de custos associados às obrigações fiscais e tributárias para as empresas optantes pelo simples nacional;
2. A substituição do armazenamento de livros e demonstrativos em papel pelo ambiente digital;
3. A disponibilização de documentos contábeis que ficam à disposição na Junta Comercial do Estado da sua empresa;
4. Maior transparência nos processos fiscais;
5. Redução da chance de envolvimento involuntário em processos fraudulentos, facilitando o controle;
6. Simplificação, agilização e otimização de processos contábeis;
7. Maior qualidade nas informações disponibilizadas;
8. Mais agilidade no acesso às informações;
9. O apoio profissional de empresas especializadas no sistema de tributação.

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Conteúdo original SPED Brasil