PME: Como organizar as tarefas de rotina da sua pequena/média empresa

Você acabou de atender um cliente e ainda não anotou os resultados daquela negociação. O celular toca, a secretária lembra que aquele fornecedor ainda está te esperando e amanhã é dia de pagamento.

Se essa rotina é parecida com a sua e você se perde com frequência, fique atento: é um forte sinal de que você precisa de ajuda para organizar suas tarefas de rotina!

Como você já deve saber, um dos grandes fatores que impedem as empresas de se tornarem bem sucedidas é a falta de organização dos processos internos.

Mas como fazer isso?

Para te ajudar a vencer esse desafio, neste post selecionamos 4 dicas de organização para você fazer isso de forma eficiente.

Confira:

Planeje e organize suas tarefas de rotina

O planejamento é essencial para quem é comprometido com o trabalho.

É nessa fase que você vai traçar metas de curto e médio prazo e como alcançá-las.

Isso significa que você deve programar não apenas as estratégias da empresa, mas também o seu próprio tempo.

Uma lista de tarefas do dia pode te ajudar a priorizar as atividades mais importantes!

Dica: 5 vantagens da automatização de processos do seu negócio

Outra dica é fazer a programação da empresa em conjunto.

Com isso, sua equipe se torna parte do processo, melhorando a motivação e trazendo melhores resultados.

Além disso, ideias novas surgem quando um assunto é tratado coletivamente.

Delegue tarefas para sua equipe

Se tem uma coisa que precisa ser dita é: o trabalho não deve ser todo feito por você. Para otimizar as tarefas de rotina da sua PME, o seu time precisa estar bem preparado para o auxiliar nos trabalhos da empresa.

Por isso, defina bem o perfil de cada profissional e estabeleça os papéis de cada um para evitar gargalos na rotina da equipe.

Uma forma inteligente de fazer isso é usando a dica anterior para a aproveitar o que cada colaborador tem de melhor para oferecer à empresa.

Na hora do planejamento, fique atento a cada um e delegue a tarefa para aquele que está mais motivado, ou que mais se identifica com aquele projeto — você verá como os resultados vão melhorar.

Cuide da sua caixa de entrada

Há duas dicas que você precisa considerar sobre os seus e-mails.

Antes de tudo, separe momentos ao longo do dia para verificar sua caixa de entrada.

Uma alternativa para diminuir as interrupções durante as tarefas mais importantes pode ser a criação de uma lista de tarefas.

Observe um exemplo abaixo:

• 1) verificar e-mails;
• 2) trabalhar;
• 3) verificar e-mails;
• 4) atender um cliente;
• 5) verificar e-mails.

Porém, se o seu trabalho exige que você esteja sempre disponível, não dá para fazer essa rotina.

Nesse caso, a melhor opção é organizar a caixa de entrada por tipo de serviço, setor ou remetente.

Um exemplo de classificação de e-mails pode ser: “Clientes, interno e fornecedores”.

Cuide bem das finanças

Para que tudo corra bem e essas dicas possam fazer a diferença na sua rotina, é preciso que as finanças da empresa sejam bem administradas.

Afinal, ter o trabalho interrompido por cobradores ou precisar alterar as estratégias da empresa por razões financeiras pode abalar as estruturas de qualquer PME.

A melhor forma de resolver essa questão com eficiência e precisão é contando com uma ferramenta de gestão financeira segura, prática e acessível, que te auxilie a visualizar as despesas e a fazer previsões.

Fonte: FLUA