Como ser mais produtivo: 6 dicas para contadores

As atividades de um contador estão indo além da gestão tributária e fiscal de seus clientes. Hoje, a demanda requer também profissionais que possuam um perfil mais gerencial e participativo nas empresas. Nesse sentido, é normal que surja a sensação de que o tempo está cada vez mais curto.

Como ser mais produtivo em seu escritório? Continue acompanhando a leitura e confira como gerir melhor as suas atividades!

1. Defina estratégias e planejamentos

O trabalho de um contador vai muito além de realizar cálculos e auxiliar seus clientes em suas obrigações. Ele pode atuar como consultor, conselheiro, auxiliar na criação do planejamento estratégico e na tomada de decisão das empresas que estão sob seus cuidados, portanto, para que as tarefas sejam bem definidas e organizadas, faça um planejamento para cada necessidade que surgir.

Além disso, não se esqueça de criar estratégias que auxiliam nos seus objetivos em longo prazo. Se optar por aumentar sua carteira de clientes ou aumentar o leque de serviços oferecidos, é preciso traçar estratégias claras a respeito dos objetivos e o que precisa ser feito para chegar até eles.

2. Faça listas e defina prioridades

Todos os dias, antes de começar sua rotina habitual, faça listas com todos os compromissos e atividades que é preciso realizar durante o expediente. Feito isso, organize-as de acordo com a prioridade e a urgência de cada uma das tarefas que foram listadas.

Tarefas com prioridade alta e muita urgência devem encabeçar a lista, enquanto ofícios nada urgentes e sem prioridades podem ser feitos ao decorrer do dia. Só tome o cuidado de acompanhar esses status, pois um compromisso que não é prioridade, em um momento, pode se tornar uma urgência, caso não seja bem gerenciado.

3. Evite fazer horas extras

O trabalho de um contador é algo que requer muito empenho e – por muitas vezes – pode ser cansativo e desgastante. Tenha em mente que, se você quer saber como ser mais produtivo, horas extras dificilmente serão a melhor opção. Lembre-se que: ser mais produtivo significa fazer mais com menos tempo e não trabalhar em excesso.

4. Gerencie os imprevistos

É normal que surjam demandas ao longo do dia que não haviam sido planejadas – um cliente com dúvida a respeito de recolhimento de imposto, outro cliente precisando e uma opinião a respeito de abrir uma filial, etc. Nesses casos, é preciso avaliar a urgência e a prioridade dessas atividades que surgem, para que elas possam ser realizadas, de forma que impactem o mínimo possível no planejamento que foi realizado.

5. Invista em ferramentas de gestão contábil

Já existem soluções que auxiliam na gestão de documentos, no controle de pagamento de taxas e impostos e que possuem integração com os clientes para a troca de dados, por exemplo. Eles automatizam processos manuais, tornando mais ágeis e garantindo maior produtividade.

Além de programas específicos para contabilidades, existem alguns aplicativos disponíveis no mercado, que podem ser utilizados em tablets e smartphones, que ajudam a gerenciar melhor o tempo e as atividades que precisam ser realizadas ao longo do dia. Com eles é possível: criar lembretes, gerenciar cronogramas e status das tarefas e acompanhar atividades que são feitas em grupos.

6. Delegue tarefas

Em meio a tantos compromissos e prioridades, delegar tarefas menos importantes é um ponto fundamental na hora de ser mais produtivo e obter uma rotina descomplicada. Se for o caso, escolha algum colaborador de maior confiança e delegue também alguns ofícios mais complexos, que demandam tempo, mas que não são prioritários quanto outros que estão na lista.

Isso certamente ajuda a liberar bastante espaço na agenda. Basicamente, a solução para a pergunta de como ser mais produtivo no trabalho se resume a uma palavra: planejamento.

Planejar a rotina, a ordem das atividades, como as interrupções serão gerenciadas, o que pode ser feito e por quem. Portanto, podemos dizer que, se você quer um dia que dê a sensação de rendimento, não abra mão de começar o dia se planejando bem.

Via ntw contabilidade