Compliance fortalece transparência dos negócios e protege reputação das empresas

Por Rodrigo Reis

Com o objetivo de estimular o comprometimento com a ética, empresas em todo o mundo têm adotado o Compliance, um programa de gestão que prevê o respeito irrestrito às normas, controles internos e externos, além de todas as políticas e diretrizes estabelecidas para um negócio. Ao adotar as normas, que dão transparência às atividades da empresa, a responsabilidade dos gestores aumenta, já que são muitas as variáveis e obrigações às quais as companhias estão sujeitas. Mas a grande vantagem é proteger a reputação, evitando riscos financeiros, como multas contratuais e até a suspensão de fornecimento a órgãos estatais e corporações de todos os tamanhos.

A implantação de programa de Compliance deve contar com o suporte irrestrito da alta direção. É ela que deve apoiar incondicionalmente todo o processo interno de transformação, para que ele se consolide sob a gestão de um Compliance Officer. A partir daí, será necessário atuar no sentido de criar e encorajar uma cultura permanente de conduta ética.

O primeiro passo neste sentido é mapear os riscos a que está exposta a companhia, detectando e prevenindo condutas ilícitas, tanto as existentes quanto os potenciais, e definindo meios de proteger a empresa em caso de falhas. O programa se apoia em alguns pilares, tais como: existência de um código oficial de conduta; políticas formais de Compliance; existência de um canal de denúncias; treinamento e comunicação.

A experiência da Reis Office, por exemplo, com o Programa de Compliance é muito positiva. Hoje, a empresa conta com uma série de mecanismos de controle para garantir que os seus processos sejam realizados de acordo com todos os requisitos legais e em consonância com os princípios éticos, missão e valores da empresa.

Um dos pilares do Compliance é o engajamento de funcionários. Na Reis Office, todos os colaboradores devem executar suas tarefas dentro dos mais altos padrões de qualidade e ética. O programa implantado na empresa combina a formalização de um código de conduta com ações focadas na mitigação de riscos regulatórios e operacionais, o que inclui um robusto canal de denúncias. A ideia é que todo o quadro funcional, além dos parceiros de negócios, concordem em agir com ética e de acordo com as leis anticorrupção, aplicáveis nas relações comerciais.

O programa funciona como suporte aos funcionários no cumprimento da legislação, do código de conduta e das políticas internas da companhia. Todos os colaboradores da Reis Office têm a seu dispor, na intranet, o código de conduta e as demais políticas do programa. Existem ainda canais diretos, onde é possível acessar o Compliance Officer para tirar dúvidas ou fazer denúncias, inclusive anônima. Qualquer queixa ou indício de irregularidade é recebida, tratada e investigada com profissionalismo e seriedade e a confidencialidade é garantida. É proibida qualquer retaliação ao funcionário.

Rodrigo Reis é diretor comercial e sócio da Reis Office, empresa líder em outsourcing de impressão e soluções para digitalização, transmissão e armazenamento de documentos.

SOBRE A REIS OFFICE:

Sempre orientada pela tecnologia e evoluindo junto ao mercado, a Reis Office acompanha o desenvolvimento do mercado de impressão desde que foi fundada, em 1984. A empresa tem como missão imprimir soluções e sempre levar as melhores inovações de outsourcing para seus clientes por meio de uma equipe qualificada e bem treinada. Líder em soluções completas para impressão, digitalização, transmissão e armazenamento de documentos, a companhia atua em parceria com grandes marcas como Brother, Canon, Kyocera e OKI. Além de trabalhar somente com produtos de alta qualidade, a Reis Office também conta com as certificações ISO 14001, que estabelece diretrizes sobre gestão ambiental, e ISO 9001, que define padrão de qualidade e sistemas em geral.