Compliance se torna um aliado contra as fraudes na pandemia

Vivemos um momento atípico e preocupante na história em razão do Coronavírus. Com a declaração de estado de calamidade e de quarentena paralizando as operações de diversas empresas, muitos executivos estão buscando proteger o seu caixa e dando o seu melhor para permitir a continuidade do negócio e a preservação dos empregos. Neste cenário, áreas que não são parte da cadeia de valor costumam sofrer cortes de pessoal e reduções orçamentárias, como a área de Compliance e outras relacionadas. Mas esta é a melhor decisão a ser tomada?

Já testemunhei diversas situações de redução de quadro de pessoal e, neste cenário, há dois pontos a serem considerados: se a movimentação não está eliminando a segregação de funções, ou então uma posição de controle. Por exemplo, num processo onde se tem profissionais distintos para fazer atividades de homologação de fornecedor, pedido de compra, aprovação de pedido e autorização de pagamento, e numa redução de custos a empresa passa a ter apenas um profissional fazendo tudo, esse poderá fazer as compras que julgar pertinentes, inclusive fraudando a empresa e onerando o seu caixa. Um problema similar pode acontecer se for eliminado quem faz o controle e o monitoramento deste processo. Vulnerabilidades que não existiam antes surgem, e podem afetar a saúde financeira da empresa.

Para lidar com este cenário, é importante pensar bem sobre o quadro de profissionais efetivamente necessário, pois ter recursos próprios de Compliance ou Auditoria pode sim ser útil para proteger os recursos financeiros da empresa. Outra opção é partir para serviços terceirizados especializados, que oferecem know how e expertise de forma temporária como substituto ou complemento à equipe interna. Vale também considerar o investimento na automatização dos processos e também dos controles, como o workflow ou o RPA (Robotic Process Automation), por exemplo, que permite eliminar atividades simples e repetitivas realizadas de forma manual, que passam a ser feitas de forma automática e sem intervenção humana, trazendo eficiência e redução da exposição à fraudes. É preciso atenção para que o corte de pessoal não se torne o caminho para as fraudes.

Conhecer com quem você trabalha também é fundamental, seja um colaborador, um parceiro ou um fornecedor. Organizações do setor de saúde, de alimentação e logística por exemplo, estão demandados no atual cenário. Há pressão para buscar fornecedores alternativos, assim como contratar mais profissionais, muitos temporários.

E, na pressa por contratar e atender de imediato uma demanda, muitas vezes urgente, a empresa acaba não realizando as verificações reputacionais necessárias e pode ser vítima de uma fraude ou permitir um ato de corrupção. A devida diligência reduz o risco da empresa e seus executivos sofrerem posteriormente com multas e sanções. O mesmo cuidado deve ser tomado nos processos de doações para a boa intenção não se tornar uma dor de cabeça no futuro. O Compliance é um aliado em todos estes processos.

Outro ponto a ser considerado no processo de Compliance é o trabalho à distância, que já era realidade para muitos e se tornou o novo padrão, principalmente para atividades de back office. E esta nova realidade traz diversos desafios para profissionais e para as organizações, que buscam adaptar suas operações. Este também é um cenário bastante propício para fraudes e atos de corrupção acontecerem. Isso porque o fluxo padrão muitas vezes deixa de acontecer e, com isto, falhas que não existiam antes surgem.

A atuação dos profissionais de Compliance vai além de ajudar as empresas na prevenção e combate a fraudes e à corrupção. E neste cenário turbulento, podem também ajudar a determinar e disseminar as novas regras, dado que há novos capítulos a serem escritos na política de segurança de informações, de doações, de uso de aplicativos de comunicação ou de trabalho remoto nas empresas, por exemplo. Aumento de autonomia com controles insuficientes pode ser uma combinação perigosa, e exige que o Compliance seja trabalhado no nível do indivíduo.

Assim, o Compliance é um importante aliado para proteger a perenidade do negócio. Há diversos modelos de trabalho que podem ser adotados: interno, externo, mesclado, manual e automatizado. Avalie qual é o mais adequado para o seu momento e não esqueça de proteger o seu caixa das fraudes e sua reputação para seguir ainda mais forte quando esta pandemia passar.

Por Jefferson Kiyohara, diretor da de compliance na ICTS Protiviti, empresa especializada em soluções para gestão de riscos, compliance, auditoria interna, investigação, proteção e privacidade de dados, única empresa de consultoria reconhecida como Empresa Pró-Ética por quatro anos consecutivos.

A ICTS Protiviti é uma empresa brasileira que combina o alcance global e o conhecimento e inovação em gestão de riscos, compliance, auditoria, investigação e proteção de dados da Protiviti, com a segurança, eficiência e independência da plataforma tecnológica de serviços especializados da ICTS Outsourcing (canal de denúncias, diligência de terceiros, monitoramento de fraudes e de comportamentos antiéticos, e treinamentos on-line).