Conciliação Bancária: Entenda porque é importante para sua empresa

Uma das principais tarefas da empresa contratada para cuidar do setor financeiro de seu negócio está à conciliação diária das movimentações e de todas as rotinas financeiras. 

É esse trabalho que garante que os saldos batam sempre com o que consta no banco, nesse artigo você conseguirá entender a importância de fazer conciliação bancária na empresa, os principais tópicos dele são:

• O que é Conciliação Bancária?
• Por que fazer Conciliação Bancária?
• Por que devo monitorar o Fluxo de Caixa?
• Como fazer a conciliação bancária?

Confira agora abaixo, todos os passos necessários para entender esse processo que é tão importante para o financeiro do negócio.

O que é Conciliação Bancária?

A Conciliação Bancária tem como objetivo conferir se as movimentações bancárias estão alinhadas com os registros realizados pelo departamento financeiro. É por meio do extrato da conta corrente, que a empresa consegue verificar se as movimentações (entradas e saídas), estão de acordo com as informações fornecidas pelo financeiro.

Essa atividade está diretamente ligada com o Controle Financeiro da empresa, apesar de possuir características próprias. Ela também ajuda a prevenir prejuízos para empresas que recebem pagamentos por meio de boletos, cartões de crédito e débito. Isso porque, o valor pago pelo comprador cai diretamente na conta jurídica e por meio da conciliação bancária que a empresa conseguirá ver se o valor foi realmente depositado.

Por que fazer Conciliação Bancária?

Além de deixar a empresa a par todos os dias das vendas feitas via cartão de crédito, débito ou no boleto. A Conciliação Bancária tem o papel fundamental na prevenção de fraudes internas no negócio, ou seja, depósitos com valores abaixo do esperado ou cheques recebidos com pagamentos não efetuados.

É por meio dessa atividade que a empresa consegue enxergar possíveis incoerências em lançamentos e deve-se tomar muito cuidado, pois de pouquinho em pouquinho o valor acaba se tornando muito alto e pode causar um grande impacto na saúde financeira da empresa.

E um erro nos registros pode levar a empresa a tomar atitudes que vão prejudicarum o negócio, já que o valor apresentado, está diferente do valor real. Por isso, é recomendado ter um profissional que esteja acompanhando frequentemente esses valores e que tenha uma via de comunicação direta com o contador e o forneça todas as informações necessárias para o fechamento contábil mensal.

Por que devo monitorar o fluxo de caixa?

Se você deseja ter um Fluxo de Caixa perfeito é necessário ter três coisas essenciais são elas: Controle de Caixa, Conciliação Bancária e Registro das informações, é por meio disso que sua empresa conseguirá ter uma base essencial para o controle financeiro.

Recomendamos para você: Como economizar dinheiro fazendo a projeção do fluxo de caixa

Listamos alguns passos que são importantes na hora do monitoramento do Fluxo de Caixa, vejamos:

Defina um processo

Nessa etapa é fundamental disseminar na empresa a importância de ter o hábito de monitorar o fluxo de caixa na conciliação, será em vão fazer o controle financeiro apenas em um dia e voltar a faze-ló daqui um mês. 

Vale lembrar que os benefícios gerados pela conciliação bancária só serão visualizados se forem vistos diariamente.  É recomendado fazer a conciliação bancária no período da manhã.

Tenha ferramentas de automação

Uma dica muito válida é ter uma ferramenta definida de controle de caixa, porque além dela fazer a conciliação bancária, ela ficará responsável por transmitir informações úteis ao empresário na hora da tomada decisão.

Escolhendo a ferramenta, será possível decidir qual será a melhor maneira de retirar os extratos bancário. Eles poder sem em OFX, PDF e Excel. Existe algumas ferramentas que permitem que os extratos sejam importados automaticamente. Lembre-se sempre de armazena-lós. 

Listamos abaixo as principais ferramentas existentes no mercado.

• Conta Azul (Parceira oficial da Marbo)
• Quick Books (Zero Paper)
• Nibo
• Bling
  

Evite planilhas

É muito comum encontrar nas empresas a utilização das planilhas, porém com o advento da tecnologia esse processo se tornou muito mais rápido e seguro. Os sistemas estão mais atentos e oferecem uma resolução e rapidez para a realização da atividade.

Busque por ferramentas que ajudam na importação dos extratos. E que ainda sugerem os lançamentos de acordo com o histórico, pois isso lhe possibilitará uma maior produtividade e fará com que gaste mais tempo cuidando de outras áreas. 

Vale Lembrar, que o método da planilha não é errado, e pode funcionar  para empresas que estão iniciando as suas atividades agora.

Como fazer a conciliação bancária

Seja na ferramenta que escolher, você precisa ter ou criar uma rotina para conciliação. Você pode definir semanalmente, mensalmente ou até mesmo semestral, isso irá depender do volume das movimentações da empresa e da sua necessidade. Se você desejar ter um controle rigoroso sobre as sua finanças, o ideal é que esse acompanhamento seja diário.

Crie hábitos na sua empresa, como: 

• Registre todas as movimentações financeiras
• Guarde Recibos, Notas Fiscais, Extratos, Comprovantes de pagamento

Com isso você conseguirá identificar possíveis erros na conta.

É importante anotar:

• O saldo bancário diário
• Entradas e saídas de dinheiro

Isso o ajudará ter um controle interno do caixa.

Observe:

• As datas de lançamentos

Para que uma empresa fique no positivo é necessário existir uma cultura de respeito aos prazos, pois evitará pagamentos de multas por atraso. Agora, basta ficar de olho nos registros, se notar um erro investigue e busque a melhor solução para aquele momento.

Passo a passo

Para realizar a conciliação bancária é recomendado seguir quatro passos básico.

1° Crie uma cultura de prestação de contas

É muito importante fazer um registro diário das entradas e saídas (Fluxo de Caixa) nas contas. Porém, não existe uma maneira de controlar ou realizar futuras avaliações se não existir uma cultura de prestação de contas na empresa.

2° Verifique os saldos

É necessário conferir, apesar de não ser uma atividade muito boa de realizar. Analise os saldos iniciais dos finais e vejam se estão batendo com o saldo bancário.

3° Fique atento aos detalhes

Além da conferência dos saldos é fundamental também verificar se as informações estão batendo com o controle interno. 

4° Correção e armazenamento

Se houver qualquer divergência entre os valores informados é necessário que ocorra a correção o mais rápido possível.

Conclusão

A essa altura a importância da Conciliação Bancária já deve estar bastante clara para você, mas se você ainda não se convenceu em adotar uma rotina precisa, vale lembrar que esses processos vão gerar informações contábeis mais fidedignas, além de garantir um controle Patrimonial da sua empresa e tudo isso ainda evita que sua empresa fique em maus lençóis com o Fisco.

Como percebemos nesse artigo, a conciliação bancária tem um papel fundamental dentro da Gestão financeira. Ao baixar o Kit de Controle Financeiro, você dá um passo importante para cuidar melhor do dinheiro do negócio. 

Fonte: Marbo Contábil