Confira os 3 fatores que sustentam um escritório contábil e suas rotinas

Escritórios de contabilidade enfrentam dia a dia uma rotina bastante atribulada, visto que lidam com inúmeros processos, onde cada um é subdividido em várias etapas.

Em outras palavras as rotinas contábeis dos escritórios de contabilidade são desafios que pedem soluções práticas, funcionais e eficientes, sempre levando em conta o tamanho da carteira de clientes.

O objetivo nesse artigo é falar sobre essas rotinas contábeis e dar dicas de organização para otimizar o fluxo,  tornando sua empresa mais produtiva, portanto, mais rentável e mais competitiva.

Os três fatores que sustentam um escritório e suas rotinas contábeis:

O Sistema

É fundamental a escolher de forma assertiva o sistema contábil que adotará para seu escritório.

Essa escolha deve ser feita levando em consideração o tamanho do escritório, o volume de demandas e da carteira de clientes.

Avalie bem para não optar por um sistema maior do que necessita, gerando custos desnecessários, ou ainda, menor do que lhe atende, deixando falhas nos processos.

A  Equipe

A formação de uma equipe bem selecionada faz toda a diferença.

Busque profissionais capazes, experientes, flexíveis e abertos a novos aprendizados e tecnologias e capacite-os constantemente, desde o bom uso das ferramentas até o bom relacionamento tanto dentro da Empresa quanto na relação com os clientes.

Inclusive é fundamental identificar o perfil de cada um dos membros da equipe, delegando competências de forma adequada.

Existem ferramentas e  profissionais especializados em traçar e direcionar perfis.

Um time bem afinado garante boa parte do sucesso do negócio.

O Cliente

E por fim, o terceiro e mais importante fator ou pilar, dessa estrutura, afinal, tudo é preparado para atender O Cliente.

Sem ele não existe empresa, não existe função e, portanto, não existe faturamento. 

Dedique tempo ao seu cliente.

Busque conhece-lo bem e principalmente, treine-o dentro das necessidades das rotinas contábeis, para que ele entenda exatamente não somente o que deve fornecer ao escritório de contabilidade, mas como fornecer.

A entrega, por parte do departamento financeiro do cliente, de toda a documentação necessária, de forma correta e dentro do prazo correto faz toda a diferença no bom atendimento do escritório de contabilidade.

Essa parceria se faz necessária.

Aspectos que merecem destaque, segundo as rotinas contábeis

· Contabilidade sempre em dia

Aqui a disciplina é a palavra de ordem.

As obrigações acessórias representam um dos grandes desafios para qualquer escritório de contabilidade.

A rotina disciplinar exige, para seu bom cumprimento:

• a conferência diária de todas as tarefas a serem executadas;

• foco nas atividades, por parte de toda a equipe, evitando distrações;

• agenda atualizada constantemente, com todas as informações necessárias

• manutenção rigorosa dos prazos e observância das datas.

· Quais são os processos e como organiza-los

Antes de tudo é preciso conhecer e compreender todos os processos do escritório,  deixa-los bem definidos, com regras pré-estabelecidas e de tal forma que fique fácil classificar quais as atividades essenciais, quais as necessidades urgentes e quais são os gargalos.

Tudo isso levando em conta a complexidade de cada processo.

Uma ideia interessante é um mapeamento de processos, com desenhos, caminhos, podendo usar inclusive cores para diferenciá-los e facilitar a visualização das tarefas inseridas em cada etapa bem como a automação rotineira. 

Seguem algumas dicas:

• Especifique são as funções e as responsabilidades de cada colaborador, levando em consideração as competências de cada um;

• Elabore um cronograma de entregas, mas que possua prazos bem elásticos para prevenir eventuais imprevistos, atrasos e/ou empecilhos;

• Crie um sequenciamento prático do fluxo de trabalho, pois ele ajudará a evitar a procrastinação e proporcionará eficiência;

• Faça uma lista de tarefas, por prioridades.

· Comunicação eficiente

Já falamos em outro artigo sobre a necessidade de cuidar da comunicação externa, do marketing contábil, contudo, vamos lembrar que a comunicação interna é de suma importância para o bom fluxo do trabalho.

É extremamente relevante que a equipe se comunique de forma efetiva e eficiente e para tanto a empresa deve oferecer as ferramentas e estratégias necessárias, tais como:

• Uso do e-mail corporativo;

• Aplicativo de mensagens;

• Diferentes canais de comunicação;

• Mídias sociais corporativas;

• Programas de chamadas em vídeos

· Compartilhamento de Informações

Todo escritório de contabilidade, que tem suas rotinas contábeis bem definidas, possui documentos, informações, dados, planilhas, tabelas, que precisam ser compartilhadas para que o trabalho mantenha um padrão de qualidade.

Dessa forma é importante  ter um sistema de gestão que permita o compartilhamento dessas informações, de forma eficiente e segura.

· Identificando e eliminando gargalos

Podemos chamar de gargalos processuais tudo aquilo que gera desorganização, erros, perdas de tempo, de dinheiro e até de clientes.

Por isso, é imprescindível identificar e eliminar esses gargalos.

Alguns mais comuns são a falta de capacitação técnica, procrastinação, trabalhos manuais, entre outros.

E como preveni-los e elimina-los?  Mantendo uma boa comunicação interna, um relacionamento positivo entre toda a equipe e seus gestores , com a prática de reuniões, no  mínimo semanais, onde todas as questões podem ser debatidas,  sugestões possam ser feitas, avaliadas e consideradas.

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Fonte: Facilite