Contabilidade na nuvem: por que sua empresa deve investir?

Investir em contabilidade na nuvem é praticamente uma obrigação para quem deseja manter a competitividade no mercado. Então, se você quer dar os primeiros passos para levar sua empresa contábil ao próximo nível, siga a leitura.

A migração para a contabilidade na nuvem resulta em aceleração de rotinas, aumento da produtividade, redução da margem de erro e mais tempo para captar e atender clientes.

Como isso é possível?

Basta analisar uma empresa contábil que não usa adequadamente a tecnologia.

Números, tabelas, documentos, cobranças ao cliente, registro de dados, busca de documentos.

Devido a essa grande quantidade de informações, fica difícil conciliar todas astarefas burocráticas do contador com a parte estratégica de sua profissão  — a de atuar como um aliado dos empresários na tomada de decisão.

E é mais difícil garantir a segurança das informações dos clientes quando não se tem um armazenamento digitalizado.

No entanto, apesar de a contabilidade na nuvem ser uma tendência irreversível, há quem resista a ela.

Muitas empresas ainda têm receio de migrar para um sistema digital.

Melhor começar logo, não?

Dispor de um sistema de armazenamento de arquivos em nuvem traz inúmeras vantagens para o contador e, consequentemente, para o cliente.

E fazer essa mudança é mais fácil do que parece.

Neste artigo, você vai entender o que é contabilidade na nuvem, como ela trazsegurança para os dados e ajuda na produtividade e como contribui para o cenário atual da profissão.

O que é contabilidade na nuvem

A contabilidade na nuvem é a organização da empresa contábil em um sistema digitalizado, online, que permite a concentração de esforços em estratégia, captação e retenção de clientes e a minimização de operações manuais e burocráticas.

O modelo da computação em nuvem, ou cloud computing, trouxe grandes mudanças às rotinas produtivas das empresas.

Afinal, com sistemas baseados na nuvem, ficou mais fácil armazenar e gerenciar documentos e arquivos.

Trazendo esse modelo para a contabilidade, faz ainda mais sentido, já que, como mencionamos, o profissional lida com uma quantidade massiva de dadosdiariamente.

É aí que chegamos ao conceito de contabilidade na nuvem.

Ela consiste na adoção de softwares que permitem armazenar e gerenciar dados em um sistema único baseado na nuvem.

Ou seja: tudo fica organizado em uma plataforma que funciona por meio da rede de internet e, por isso, pode ser acessada de qualquer lugar do mundo.

Na prática, isso significa maior eficiência e organização para o contador. Portanto, vai além de uma tendência.

Hoje, é uma necessidade. Cabe ao contador mudar o seu mindset e aderir à contabilidade na nuvem. Vale destacar as principais vantagens:

• Segurança dos dados: como veremos a seguir, manter os dados dos clientes na nuvem gera mais segurança para o contador, evitando que ele perca informações importantes devido a falhas no servidor ou nas máquinas que utiliza, ou até mesmo devido a perdas ou danos em documentos físicos.
• Redução de custos: não é mais necessário gastar com servidor ou manutenção de redes na empresa, nem fazer investimentos em sistemas de backup das informações ou atualização de software. Os custos de aquisição e instalação do software também são eliminados.
• Fim da necessidade de reservar espaços físicos: uma vez que todos dados ficam armazenados na nuvem, em um sistema digital, a empresa não precisa dispor de espaço físico para guardar arquivos em papel que, além de ficarem desorganizados, correm o risco de serem danificados com o tempo.
• Otimização das rotinas produtivas: a contabilidade na nuvem veio para facilitar a vida do profissional. Diversos softwares para contadores que automatizam tarefas de baixo valor agregado ajudam o contador a se tornar mais ágil no dia a dia.

Como implementar a contabilidade na nuvem

Agora que você conhece os benefícios da contabilidade na nuvem, é provável que esteja se perguntando como implementá-la na empresa, pensando desde as primeiras etapas ao funcionamento desse modelo com o tempo. Para compreender melhor quais ações são necessárias, confira um passo a passo:

1. O primeiro passo é mudar o seu mindset e entender que migrar para a contabilidade na nuvem é fundamental para o seu negócio. Que, sem isso, você perderá competitividade no mercado.
2. Feita a decisão de implementar a contabilidade na nuvem, em curto prazo, você deve avaliar o seu modelo de trabalho e as necessidades da sua empresa. Quanto de armazenamento você precisa? Quais ferramentas de colaboração serão necessárias para que a equipe desenvolva um trabalho integrado? Essas informações serão importantes para o terceiro passo.
3. É hora de pesquisar as soluções de contabilidade em nuvem disponíveis no mercado, como o ContaAzul para Contadores, por exemplo, e o que cada uma oferece à sua empresa. Escolha aquela que pareça mais adequada às necessidades do seu negócio, conforme o mapeamento que você realizou anteriormente.
4. Depois de definida a solução para a sua empresa, faça a migração dos dados dos clientes com a ajuda do seu fornecedor. Automatize a integração contábil, enquanto o seu cliente pode anexar documentos digitais aos lançamentos na plataforma. Dessa forma, em curto prazo, você já terá as informações organizadas na nuvem.
5. Aí, realize os primeiros testes. Observe se a ferramenta funciona nos fluxos de trabalho e se a equipe está se adaptando bem a ela. Em médio prazo, você terá embasamento para saber se a solução escolhida é a melhor opção para a sua empresa. Mude para outra solução, se julgar necessário. Mas, sem dúvidas, você já não conseguirá mais trabalhar sem a contabilidade na nuvem.
6. Em longo prazo, faça uma avaliação constante dos métodos da sua empresa e da eficácia do sistema em nuvem que você utiliza. Independentemente de você atuar como um contador autônomo ou liderar um escritório de contabilidade com vários profissionais verá que as rotinas de trabalho serão mais produtivas com a nuvem.

Segurança da contabilidade na nuvem

O papel do contador é manter as informações do cliente em segurança, garantindo que não sejam perdidos dados importantes. Por isso, surge a preocupação: será que manter a contabilidade na nuvem é realmente seguro?

A resposta é sim  — é ainda mais seguro do que guardar documentos físicos.

Quando o contador mantém os dados em papéis guardados em caixas ou gavetas, por exemplo, fica muito suscetível a perdas, incluindo furtos, incêndios e danos provocados por má conservação do material.

Manter documentos no computador também não é seguro, já que a máquina pode estragar e corromper arquivos ou ser hackeada, fazendo com que você perca tudo de importante que havia nela.

A verdade é que a contabilidade na nuvem é o modelo que mais dá garantia de segurança, minimizando os riscos para o seu negócio e para o próprio cliente.

Com ela, as informações dos seus clientes ficam armazenadas em um servidor na rede, confiável e estável.

Isso significa que não há chances de perdê-las, já que backups automáticospermitem recuperar qualquer arquivo que eventualmente for necessário.

Outra vantagem é que os dados armazenados em sistemas na nuvem são protegidos por meio da criptografia.

Ou seja: apenas pessoas com acesso permitido conseguem acessar os documentos. Já quem tem acesso pode acessá-los de qualquer lugar e aqualquer hora por meio da conexão com internet.

Convenhamos: no mundo conectado, em que o cliente pode requisitar informações e ajuda do contador até mesmo fora do horário convencional, é fundamental que o profissional consiga acessar os dados sempre que desejar, mesmo que não esteja no escritório.

Resumindo: com a contabilidade na nuvem, você terá um banco de dados online extremamente organizado, podendo acessar os documentos do cliente de qualquer lugar e garantindo a ele a máxima segurança das informações.

E isso, como veremos no próximo tópico, é um grande aliado da produtividade do contador.

Produtividade da contabilidade na nuvem

A redução drástica do trabalho operacional é um dos principais ganhos na contabilidade na nuvem. Quando o contador utiliza um software online para lidar com os dados do cliente, várias tarefas repetitivas e que demandam tempo são eliminadas da rotina.

Controlar documentos de movimentações financeiras, fazer os lançamentos contábeis e digitar cada informação manualmente são algumas das atividades que podem ser completamente automatizadas na contabilidade digital. Aí, o contador pode aproveitar esse tempo de sobra e se dedicar a outras tarefas.

O retrabalho também é eliminado. Como as informações não são registradas manualmente, as chances de erros são anuladas.

Portanto, o contador não precisará mais fazer a mesma tarefa duas vezes devido a erros de digitação.

Pense também no tempo que o contador gastaria para procurar um dado em meio a tanto documentos físicos, ou então para classificá-lo nos registros da empresa.

Tudo isso não é mais necessário, e o aumento da produtividade é uma consequência direta dessa mudança.

Além disso, a contabilidade em nuvem permite a integração contábil entre você e o cliente.

Quando ele adota uma plataforma de gestão online, todos os lançamentos financeiros realizados aparecem no sistema do contador automaticamente.

Nesse caso, não é preciso que o cliente digitalize documentos, transfira-os por e-mail ou até mesmo mande-os impressos por malote.

A troca de informações, assim, é feita em tempo real e sem riscos de erros.

Portanto, é fundamental que você convença o cliente a adotar a contabilidade digital também na empresa dele.

Trata-se de envolvê-lo nesse processo, entregando valor no uso de uma plataforma unificada.

Afinal, com a integração contábil, você terá mais tempo para analisar as informações do cliente e, a partir disso, auxiliá-lo na tomada de decisões a respeito do negócio.

Mas não se esqueça de também envolver o time de colaboradores da sua empresa contábil no conceito.

Faça treinamentos com a equipe, buscando solucionar todas as dúvidas que surgirem, e ajude os profissionais a compreenderem a importância da contabilidade na nuvem.

Mostre a eles como a solução impactará na produtividade e agilidade dos processos.

Assessoria e consultoria na nova contabilidade

Se muitos já consideraram que o papel do contador era apenas de cumprimento de obrigações fiscais, hoje a realidade é outra.

Mais do que cuidar das informações financeiras e tributárias dos clientes, o contador precisa se posicionar como um aliado estratégico dos gestores, ajudando-os a tomarem decisões assertivas e a identificarem oportunidades de negócios.

É, em outras palavras, uma assessoria. O seu papel, desse modo, é ainda mais importante para o cliente.

No entanto, para que o contador possa desenvolver sua posição estratégica, é preciso utilizar a contabilidade digital ao máximo para que processos de baixo valor agregado e repetitivos, como mencionamos anteriormente, sejamautomatizados.

Quando isso acontece, o contador tem mais horas do seu dia para focar em questões estratégicas, em vez de somente lidar com questões operacionais.

A tendência é que a profissão do contador seja cada vez mais centrada naconsultoria ao cliente.

Lembre-se: a nova contabilidade dá mais protagonismo ao contador, e não apenas o papel de organizar dados.

 

E você, já atua como um aliado estratégico dos seus clientes? Já utiliza a contabilidade na nuvem no seu escritório contábil? É hora de refletir sobre a sua atuação.

Gabriel Manes

Gabriel Manes é Coordenador de Marketing do ContaAzul para Contadores. Tem pós-graduação em Estratégias Digitais, Redes e Mídias Sociais pela Sustentare Business School.