O sistema de contabilidade online permite que você resolva todas as obrigações do negócio pela internet e dê adeus à burocracia dos escritórios tradicionais.
Com ele, é possível automatizar rotinas como emissão de notas fiscais e cálculo de impostos, gerar relatórios em poucos cliques e acompanhar de perto todos os eventos e documentações da empresa.
Não à toa, os escritórios contábeis mais inovadores já estão utilizando softwares na nuvem para atender seus clientes de forma ágil e eficiente.
Se você também quer revolucionar sua gestão com o sistema de contabilidade online, este artigo vai mostrar todas as funções do software e deixar claro por que vale a pena migrar para a contabilidade digital.
Continue lendo e entenda como funciona na prática.
O que é sistema de contabilidade online
Sistema de contabilidade online é um software de gestão contábil baseado na nuvem, ou seja, que é hospedado em servidores remotos e funciona 100% pela internet.
Com ele, é possível gerenciar as principais rotinas contábeis, fiscais e trabalhistas das empresas a qualquer hora e lugar, pois os dados ficam armazenados na nuvem e o programa pode ser acessado diretamente no navegador.
Hoje, a computação em nuvem é tendência absoluta no mercado, e cada vez mais organizações estão migrando seus sistemas de gestão para a versão online — incluindo a contabilidade.
Em 2019, a adesão aos serviços em nuvem cresceu 35% entre as empresas brasileiras, tornando o país o maior investidor em soluções online, segundo dados da Associação das Empresas de Software (ABES) publicados na Crypto ID.
Já uma pesquisa realizada pela Accounting Today em 2018 e publicada na Finances Online mostra que 53,3% das empresas contábeis dos EUA já utilizam softwares baseados em nuvem para gerenciar a contabilidade de seus clientes.
Ou seja: o software de contabilidade online é o futuro da área, e não faltam benefícios para explicar essa ascensão, como veremos a seguir.
Por que o sistema de contabilidade online é melhor
Antes de surgir o sistema de contabilidade online, as empresas utilizavam planilhas ou softwares tradicionais para gerenciar suas contas.
No entanto, enquanto as planilhas geram desorganização e erros graves nos cálculos, os programas de computador clássicos costumam ser instáveis, caros e ainda ficam desatualizados rapidamente — sem falar na dor de cabeça para fazer backups e manter a infraestrutura de TI necessária para rodar o software.
Com a computação em nuvem, todos esses problemas foram solucionados e deram lugar a sistemas rápidos e eficientes que não precisam ser instalados e ainda têm um custo-benefício muito superior.
Para as empresas contábeis, é uma solução para de oferecer serviços completos, com custo menor e mais qualidade.
Para as organizações, é uma oportunidade de acompanhar de perto a gestão contábil e resolver rapidamente as questões burocráticas.
Em resumo, estas são as vantagens de usar um sistema de contabilidade na nuvem:
- O software fica disponível 24 horas, 7 dias por semana e pode ser acessado de qualquer lugar com uma simples conexão à internet
- O sistema é mais rápido e estável, pois é hospedado em servidores de alta performance sob responsabilidade do provedor
- Não há custos de instalação, compra de licença, configuração e manutenção de datacenters locais, que costuma pesar no orçamento de TI
- Você paga apenas pelo serviço que utiliza, no modelo comercial SaaS (Software como Serviço), em que a empresa escolhe quais recursos quer incluir no plano e paga uma mensalidade
- Vários colaboradores podem acessar o sistema ao mesmo tempo, com total segurança e controle de acesso
- O sistema de contabilidade online é atualizado automaticamente, oferecendo o que há de mais novo no mercado sem custos extras
- A equipe ganha produtividade com a automação de tarefas e funções executadas em poucos cliques, sem preenchimento manual e retrabalho
- A empresa consegue acompanhar suas informações contábeis e financeiras em tempo real
- A comunicação com o escritório de contabilidade online fica muito mais simples e ágil, com empresa e fornecedor sempre conectados por meio do software.
E esses são apenas alguns exemplos, perto das vantagens da contabilidade online que já mostramos aqui no blog.
7 funções do sistema de contabilidade online para agilizar seu negócio
Para saber como o sistema de contabilidade online funciona na prática, vamos conhecer algumas de suas principais funções.
Veja do que esse software é capaz.
1. Calendário de obrigações da empresa
Com o sistema de contabilidade online, você nunca mais perde uma data de vencimento de imposto ou prazo para envio de obrigação acessória, graças ao calendário sempre atualizado e às notificações automáticas a cada evento próximo.
Esse simples recurso evita multas, atrasos e encargos para sua empresa, mantendo a equipe informada sobre todos os eventos e movimentações da contabilidade.
2. Emissão de notas fiscais
A emissão de notas fiscais é uma das principais atividades contábeis das empresas, mas ainda gera muitas dúvidas e pode complicar a vida do empreendedor.
No sistema contábil online, há um módulo específico para emitir facilmente a nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e): basta preencher dados como destinatário, valor e serviço prestado.
A vantagem é que os emissores oferecidos por empresas de contabilidade online costumam ser mais práticos e intuitivos que os softwares disponíveis no mercado.
3. Cálculo de impostos
Outra tarefa automatizada pelo sistema de contabilidade na nuvem é o cálculo dos impostos, que são contabilizados de acordo com as notas fiscais emitidas pela sua empresa.
Assim, você só precisa acessar o sistema e baixar as guias de pagamento geradas automaticamente, sempre com antecedência em relação à data de vencimento do tributo.
Além disso, o sistema indica quais impostos já foram pagos e quais estão pendentes, de acordo com a competência.
4. Folha de pagamento
A folha de pagamento costuma ser o carro-chefe da contabilidade, pois é uma das tarefas mais complexas.
Se você não está familiarizado com o eSocial (Sistema Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) e tem dificuldade com as burocracias trabalhistas, basta usar o sistema de contabilidade online para enviar os dados dos funcionários e receber a documentação pronta.
Nos softwares online, você só precisa preencher dados como controle de ponto, horas extras, férias e outras informações dos colaboradores no período.
O resto fica por conta da empresa contábil, que disponibiliza os recibos da folha e as guias para recolhimento dos impostos, deixando sua empresa sempre regular.
5. Geração de relatórios contábeis
Os relatórios contábeis estão entre as ferramentas mais valiosas para os empreendedores, pois mostram o desempenho financeiro e patrimonial da empresa e apoiam a tomada de decisão.
Para ter esses documentos sempre à mão, basta acessar o sistema de contabilidade na nuvem e baixar os relatórios e demonstrações contábeis elaboradas por contadores experientes.
Alguns exemplos de documentos são o DRE (Demonstração do Resultado do Exercício), balanço patrimonial e balancete.
Tudo o que você precisa fazer, nesse caso, é enviar o extrato bancário da empresa pelo software e aguardar as informações para entender o desempenho do negócio e planejar seus próximos passos.
6. Entrega de obrigações acessórias
As chamadas obrigações acessórias são os principais deveres administrativos que a empresa deve entregar ao governo, como a ECD (escrituração Contábil Digital), DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retida na Fonte) e RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), por exemplo.
No sistema contábil online, todas as obrigações com a Receita Federal, estado e prefeitura ficam disponíveis para consulta e sua entrega é garantida dentro dos prazos.
7. Compartilhamento de documentos
Por fim, o sistema de contabilidade na nuvem facilita muito o compartilhamento de documentos entre empresa e escritório.
A qualquer hora e lugar, você pode acessar e consultar suas guias de impostos, contrato social, contracheques, demonstrativos contábeis por período e o que mais precisar para entender como anda a contabilidade do seu negócio.
Além disso, os dados ficam seguros na nuvem e você não corre o risco de perder documentos e informações importantes.
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Fonte: Contabilix
