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Alguns dos seus colaboradores vivem deixando tudo para última hora e isso deixa sua empresa contábil em maus lençóis? Pior: até mesmo você anda adiando algumas decisões importantes para o futuro do seu escritório? Pois todos vocês podem estar sendo acometidos pelo maior inimigo da produtividade: a procrastinação.
Não sabe do que se trata? Então vem comigo entender mais sobre esse hábito tão prejudicial para o seu negócio e como ajudar você e a sua equipe a combatê-lo.
Mas olha lá hein, é pra ler agora e não adiar! ?
Sabe aquele típico: “amanhã eu ligo para o cliente”, “segunda-feira eu começo tal projeto”, “mês que vem estudo aquela possibilidade”, “depois do almoço faço essa tarefa”…?
Então, a procrastinação é justamente isso! O ato de adiar.
Algo que todo mundo faz às vezes, não é mesmo? Quem nunca?
Porém é preciso ficar atento para que isso não se torne um hábito que atrapalhe a sua produtividade de forma constante.
E a primeira coisa que precisamos questionar para evitar que a procrastinação se torne regra em nossa rotina, é: o que nos leva a adiar as coisas?
Ao invés de iniciar o trabalho, nós preferimos fazer qualquer outra coisa:
Enfim, as possibilidades de procrastinação são infinitas e a gente pode se entregar a qualquer uma delas para adiar o trabalho que temos que fazer.
Esses momentos que passamos enrolando para cumprir nossas obrigações, não são exatamente divertidos e relaxantes.
Na verdade, eles fazem com que nos sintamos culpados. Desta forma, ao final do dia, mesmo que não tenhamos produzido quase nada, acabamos mentalmente exaustos e infelizes.
Infelizmente não existe uma fórmula mágica para combater a procrastinação, mas há algumas práticas que podemos incluir em nossa rotina para minimizar o problema. E eu selecionei 7 delas para você testar e compartilhar com a sua equipe.
Vamos a elas:
Essa dica pode parecer meio besta, mas é fundamental!
Sério, você não tem noção do potencial que um espaço de trabalho limpo e bem organizado pode ter sobre a sua produtividade.
E quando falo em “espaço de trabalho”, não me refiro apenas ao físico, mas ao digital também.
Por falar nisso, como anda a caixa de entrada do seu e-mail? Abarrotada? Pois dê um jeito nisso!
Crie marcadores e organize seus emails por categorias!
Tudo depende da sua necessidade, mas você pode dividir seus emails entre “propostas”, “conteúdos”, “resolvidos”, “a resolver” e etc. Depois disso arquive tudo e só deixe na caixa de entrada as coisas que você ainda não viu.
O mesmo vale para o desktop e a pasta de downloads do seu computador. Nada de arquivos espalhados, com nomes aleatórios que daqui a algum tempo você nem vai se lembrar do que se trata.
A falta de organização é um prato cheio para gente procrastinar.
Então é isso: primeiro passo, dê um jeito na sua mesa e no seu computador e instrua sua equipe a fazer o mesmo.
Como falei antes, quando a gente procrastina, a primeira coisa que fazemos é nos entregar às distrações.
E, para isso, eu tenho uma dica infalível: esse dispositivo criado pela Panasonic!
Como você pode notar neste anúncio, trata-se de uma espécie de antolho que direciona seu olhar pra frente.
Legal, né?
É brincadeira, só pra ver se você está esperto na leitura! ?
A verdade é que não tem como você bloquear totalmente as distrações. E, se isolar de tudo não é nem saudável.
Primeiro porque você vai pirar, segundo que ninguém quer se tornar um alienado alheio ao que acontece ao redor, não mesmo? Se manter atualizado é importante, inclusive, para sempre estar por dentro das novidades e tendências do seu segmento.
Então, o que você precisa fazer mesmo é minimizar as distrações dentro de períodos determinados.
Tudo bem olhar seu Instagram de vez em quando, ou papear com o colega, é só não fazer isso a cada cinco minutos! ?
Uma medida simples que ajuda muito, é tirar o celular do seu campo de visão enquanto você estiver focado no trabalho.
Sim, porque se o aparelho estiver muito acessível, basta uma notificação para você pegá-lo e acabar 20 minutos em um looping infinito entre Facebook, Instagram e WhatsApp.
Então, se você precisa se concentrar, coloque o celular num cantinho atrás do seu monitor e esqueça que ele existe. Se alguma emergência acontecer, alguém irá te ligar, então relaxa!
Não, eu não estou falando do antolho ?
Existem aplicativos e extensões que podem te ajudar a ficar longe das distrações por um período determinado de tempo.
Um que acho bem legal é o Forest: stay focused. Ele existe nas versões para celular e navegador e funciona basicamente assim:
Você determina por quanto tempo precisa ficar focado e quais aplicativos ou sites você não pode acessar dentro deste período.
Aí você dá play em um timer e uma árvore simbólica começa a brotar e se desenvolver.
Se você tentar entrar em um dos sites proibidos antes do tempo determinado acabar, a árvore morre!
Já, se você conseguir se manter focado até o fim, ela se desenvolve até ficar adulta e bonita ?
Eu acho uma motivação e tanto para se manter focado, afinal, que tipo de monstro ia querer matar a arvorezinha, né? ?
Mas existem muitos outros apps disponíveis para a mesma finalidade. Basta dar um Google que você encontra várias opções.
Outra dica legal para evitar a procrastinação é trabalhar por “blocos de tempo”.
Pense comigo: a missão de ficar focado por 8 horas seguidas parece difícil e desgastante não é mesmo? Mas e se você tentasse focar por meia hora direto? Moleza, né?
E é justamente para isso que serve a Técnica de Pomodoro, um método de trabalho por blocos de tempo.
Funciona assim:
Você vai ver como repetir esse ciclo durante todo o dia vai te tornar mais produtivo.
E também existem aplicativos e extensões que podem te ajudar com isso pra você não ter que ficar contando esse tempo sozinho. Uma que uso bastante e sempre me ajuda bastante é essa aqui, bem fácil de usar: Marinara: Assistente Pomodoro®.
Você pode checar suas redes sociais no intervalos? Claro! Mas também pode fazer coisas mais produtivas como:
Enfim, só de tirar a cabeça do que você está fazendo e focar em outra coisa, já é uma boa válvula de escape para espairecer. E são muitas opções, é só escolher!
Essa daqui poderia ser uma das dicas do tópico anterior sobre ser produtivo nos intervalos, mas acho ela tão legal que a coloquei neste tópico exclusivo.
A meditação é benéfica para muitos fins, mas é especialmente efetiva para melhorar seu foco no trabalho.
Isso porque meditar tem como base, justamente, a prática de se manter concentrado em algo.
E quanto mais a gente pratica e treina nosso cérebro para ficar focado, mais fácil fica de fazer isso de forma natural.
Se você nunca meditou e não sabe muito bem por onde começar, te indico outro aplicativo para te ajudar: o LoJong. Por meio dele você pode dar os primeiros passos na prática da meditação e fazer todo o processo de forma guiada.
Às vezes o barulho do escritório atrapalha o nosso foco. Para minimizar isso, uma boa dica é colocar um som para abafar esses ruídos.
Você pode colocar uma playlist do seu artista favorito, um sonzinho instrumental ou, até mesmo, sons da natureza para te ajudar a se concentrar.
Aliás, se você gostou desta última ideia, indico para você o Noisli. Trata-se de um site onde você pode combinar vários sons diferentes como cachoeira, vento, mar e até os chamados “sons brancos, marrons e rosas”, que são chiados que ajudam a focar e relaxar.
Experimenta! Depois me conta o que achou!
Lá no início deste post, mencionei que uma das coisas que nos faz procrastinar é não ter uma ordem certa de trabalho.
Ou seja: a gente olha pra aquela tarefa gigante, ou pra aquele monte de tarefas, e não sabe por onde começar.
E uma boa forma de minimizar isso, é planejar as suas ações do dia, da semana, e até do mês. Em outras palavras: distribuir suas tarefas por prioridade e quebrá-las em etapas.
É muito mais fácil começar algo quando cada passo está listado na sua frente.
Para distribuir a ordem de trabalho de forma estratégica no seu escritório, você pode:
Mas a melhor opção mesmo, é ter um sistema automático e online de gestão voltado especificamente para as necessidades de uma empresa contábil.
Neste sentido, minha dica para você é o Gestta – a ferramenta de gestão para contadores mais completa do mercado.
Por meio dela é possível:
E o mais legal é que você pode solicitar uma demonstração gratuita, online e sem compromisso. Desta forma um especialista te explica como o Gestta pode ser aplicado na realidade do seu escritório, com exclusividade.
Para solicitar a demonstração é só clicar aqui:
E aguardar o contato de um especialista que vai te ligar para agendar essa conversa
Por hoje era isso que eu tinha para compartilhar com vocês! Espero que essas dicas te ajudem a combater a procrastinação aí no seu escritório e que você não adie mais nenhuma decisão importante ?
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