Controle de notas fiscais: Saiba como fazer

Saber como fazer controle de notas fiscais deve estar entre as prioridades de todo gestor que deseja conquistar uma melhor performance. 

É o que mostra pesquisa da APQC, que revela que as companhias que apresentam melhor desempenho são aquelas que adotam estratégias e que gastam menos com esse processo, como você pode observar no gráfico abaixo:

Que medidas essas companhias contam para obter esses resultados? Para descobrir quais são elas, conhecer dicas práticas sobre o tema e saber, de modo efetivo, como fazer um controle de suas notas fiscais, basta seguir com sua leitura! 

Por que é importante saber como fazer controle de notas fiscais?

Saber como fazer o controle de notas fiscais é importante por diversos fatores.

O primeiro deles é o fiscal.

Afinal, a fiscalização da Receita Federal é intensa em relação às informações prestadas. 

Em outras palavras, se o governo observar falta de dados ou identificar incoerências, a autuação é praticamente certa.

Logo, se você não quer ficar na mira desse órgão e nem deseja pagar multas, ficar atento a esse ponto é essencial.

Além disso, não ter esses documentos arquivados e catalogados impede que você, gestor, tenha conhecimento sobre o lucro e o prejuízo de seu negócio. 

Esse processo é burocrático, demanda atenção e muita disciplina.

No entanto, não precisa ser difícil.

Para conhecer algumas dicas que o ajudarão a descomplicar esse procedimento, é só continuar lendo! 

Como fazer controle de notas fiscais? Conheça dicas infalíveis!

Confira, agora, algumas dicas essenciais para controlar, com sucesso, as notas fiscais de seu negócio.

1. Defina uma rotina

O primeiro passo para um controle eficiente é definir uma rotina de trabalho.

Nesse quadro, é recomendável reunir os funcionários que atuam no setor contábil e combinar com eles como esses documentos deverão ser registrados e armazenados.

Esse processo é importante porque, além de promover a organização, também evita a perda de documentos e reduz a incidência de erros. 

2. Verifique a autenticidade das notas

Verificar a autenticidade das notas fiscais é uma medida obrigatória, pois comprova  a veracidade do documento. 

Para essa tarefa, é preciso consultar o site da prefeitura ou de outro órgão oficial que tenha realizado a emissão e, assim, garantir que as informações estejam corretas e se a nota é genuína. 

Esse processo potencializa a segurança e também reduz a probabilidade de ter problemas com o Fisco. 

3. Fique de olho nos prazos de pagamentos das notas fiscais

Cumprir prazos de pagamentos de notas fiscais é fundamental para manter as obrigações em dia e evitar problemas com clientes, fornecedores e também o pagamento de multas. 

Sendo assim, a dica nesse sentido é: tenha uma rotina para organizar esses documentos.

Para tanto, você pode, por exemplo, eleger um dia na semana para pagar as notas que vencerão na semana seguinte. 

4. Mantenha um bom relacionamento com seus fornecedores e clientes

Cultivar uma relação harmoniosa com os fornecedores e clientes configura uma prática crucial no processo de controle de notas fiscais. 

Isso porque caso ocorra algum imprevisto nessa ordem, você precisará entrar em contato com seus parceiros para que eles cancelem o documento ou corrijam algum problema. 

Como fazer controle de notas fiscais? Dica bônus e essenciais

Contar com um sistema que automatize o controle de notas fiscais representa uma das medidas mais importantes sobre esse tema. 

Isso porque uma ferramenta desse gênero além de diminuir, drasticamente, a quantidade de erros comuns que o processo manual gera, também otimiza o tempo.

Só para você ter uma ideia, o processo manual de notas fiscais pode levar de 20 a 21 dias. 

Utilizando um sistema automatizado, é possível reduzir esse tempo para três ou quatro dias. 

Logo, a economia de tempo é inegável, certo? Além disso, essa prática promove a produtividade de sua equipe, uma vez que ela pode se dedicar a outras tarefas. 

Não é só em tempo que a sua empresa economiza se contar com uma solução desse gênero, pois esse recurso garante que tudo seja pago dentro do prazo.

Sendo assim, você não precisará arcar com juros ou multas decorrentes de atrasos. 

Além disso, esse recurso ajuda a diminuir as taxas de inadimplência.

Afinal, um sistema integrado permite o envio de alertas de vencimentos para os clientes, uma tática importante para evitar atrasos por esquecimento, por exemplo, e que também o poupa do constrangimento da cobrança direta. 

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Fonte: Iugu