Atualmente o controle financeiro se tornou parte essencial da estratégia financeira de qualquer empresa.
Qualquer processo que envolva um desempenho financeiro adequado perde sentido se o controle não for bem aplicado, impossibilitando a empresa de competir no mercado e, consequentemente, retraindo seu crescimento e expansão.
Portanto, é de extrema importância compreender seu significado, objetivos, benefícios, bem como as etapas a serem seguidas para sua correta implementação.
Neste artigo, serão apresentadas as melhores práticas para que você possa implementar um controle financeiro de sucesso.
Confira!
Definição de Controle financeiro
O controle financeiro pode ser entendido como a análise dos resultados reais de uma empresa, feita em momentos distintos e sob diferentes óticas.
Esse processo deve ocorrer mediante a comparação dos objetivos empresariais em relação as perspectivas do negócio a curto, médio e longo prazo.
Da mesma forma, atuando como um regulador geral da parte financeira e contábil da sua empresa, permite determinar com exatidão dados como: orçamentos, custos, despesas, investimentos, fornecedores, vendas e compras.
Assim, é possível trabalhar com recursos altamente eficientes e otimizados, como relatórios sólidos com resultados calculados através dos dados internos da sua empresa.
O controle financeiro também permite identificar, antecipadamente, a melhor aplicação, o tempo e a segurança dos recursos disponíveis da sua empresa.
Quando o controle financeiro deixa de ser uma prioridade, geralmente, o negócio começa a operar com mais saídas do que entradas, ou seja, reservas precisam ser utilizadas — fato que pode comprometer a sobrevivência de uma empresa diante de um mercado altamente competitivo.
Objetivos e benefícios
Um dos principais objetivos da aplicação do controle é o de mensurar adequadamente se os níveis financeiros estabelecidos, em termos de vendas, receitas, sobras, etc… estão sendo cumpridos.
Dessa forma, a empresa adquire segurança e solidez, colaborando para que seus padrões operacionais e processos de tomada de decisão sejam mais fortes.
Abaixo, listamos alguns benefícios do emprego do controle financeiro:
- Manutenção do fluxo de caixa: Medidas de controle financeiro eficientes contribuem significativamente para a manutenção do fluxo de caixa de uma organização. Quando um mecanismo de controle eficaz está instalado, as entradas e saídas gerais de caixa são monitoradas e planejadas, o que resulta em operações eficientes;
- Gestão de recursos: Os recursos financeiros de uma empresa estão no centro da eficiência operacional, sendo provedores de todos os outros recursos necessários para operar um negócio. Portanto, o controle financeiro é crucial para gerenciar todos os outros recursos, cujas medidas eficazes garantem a gestão adequada em uma organização;
- Eficiência operacional: Um mecanismo de controle financeiro eficaz garante a eficiência operacional de uma organização;
- Rentabilidade: Garantir a eficiência operacional de uma organização leva ao bom funcionamento de cada departamento. Por sua vez, aumenta a produtividade, que tem uma relação direta e positiva com a lucratividade . Assim, o estabelecimento de medidas eficazes de controle financeiro garante maior lucratividade para qualquer negócio;
- Prevenção de fraude: O controle financeiro serve como uma medida preventiva contra atividades fraudulentas em uma organização. Ele pode ajudar a prevenir atividades indesejáveis, como fraude de funcionários, roubo online e muitos outros, monitorando a entrada e saída de recursos financeiros.
Implementando o Controle Financeiro
Ao optar pela implementação do controle financeiro, é preciso ter uma base para iniciar a estruturação financeira do seu negócio.
E para isso, daremos os 8 passos para fazer um controle financeiro de sucesso.
Acompanhe!
1. Controle de Fluxo de Caixa
Acima de tudo, é preciso que você se inteire de uma das mais utilizadas ferramentas: o fluxo de caixa.
É através dessa incrível ferramenta que o controle financeiro da sua empresa irá apresentar todos os detalhes dos valores de entradas e saídas da sua empresa, com um cálculo realizado a partir dos saldos existentes em suas contas bancárias.
Assim, é essencial ter um controle do fluxo de caixa da empresa, através dele que o negócio conseguirá se manter organizado e com uma visão ampla sobre as finanças em um determinado período de tempo.
Ou ainda conseguirá ter as suas projeções em médio, curto e longo prazo, o que irá facilitar na hora de ter uma análise financeira interna da sua empresa.
Para ter um controle mais efetivo, crie uma rotina para acompanhar o seu fluxo de caixa, gerando relatórios a cada final de mês ou quinzenalmente.
2. Planejamento
O planejamento é de extrema importância para que o seu controle financeiro funcione bem.
Ter um bom planejamento financeiro empresarial facilita na hora de gerir o seu negócio, determinar metas, objetivos, períodos, ações, irá fazer toda diferença na hora trabalhar com os dados registrados no seu controle financeiro.
Com um bom planejamento você tem uma noção real da sua capacidade de lucro, podendo assim se basear em como sua empresa está indo e se está cumprindo as ações planejadas para o objetivo maior.
De forma que se faz necessário que ao realizar seu planejamento você se pergunte as seguintes coisas:
- Qual foi o lucro dos últimos 12 meses?
- É viável poupar dinheiro para investir?
- Quais despesas poderão ser cortadas, ou ainda reduzidas?
- Qual foi a lucratividade do negócio no mês anterior?
- Onde minha empresa vai estar em 12 meses?
- Qual a missão financeira eu desejo para o meu negócio?
3. Planos a Longo Prazo
Para que a sua empresa tenha bom controle financeiro empresarial é preciso trabalhar com um prazo maior para o objetivo final, por exemplo.
Com um planejamento de longo prazo, tanto da situação da empresa quanto do mercado podem se adequar e trabalhar com metas alcançáveis.
Trabalhando com uma margem de tempo maior, é possível alinhar o investimento para fazer o negócio rodar com o faturamento que ele vai gerar, evitando eventuais problemas com o capital de giro em um futuro próximo.
É essencial ter conhecimento da situação do ciclo operacional das atividades da empresa, para poder definir o valor das despesas que existem em cada atividade, como:
- Aquisição, estocagem, fabricação, venda e pagamento, isto visando todas as despesas e planejando de acordo com seu potencial de retorno.
4. Tenha o seu Capital de Giro
Nenhuma empresa de sucesso trabalha sem capital de giro, sendo essencial ter um para elaborar com eficácia o seu controle financeiro empresarial.
O capital de giro trabalha interligado com os recursos disponíveis em caixa e a soma das despesas e contas a pagar, sendo o dinheiro necessário para manter a empresa com as portas abertas.
É o capital de giro que garante a saúde financeira da sua empresa, proporcionando:
- Recursos de financiamento aos clientes (“vendas a prazo”), manutenção do estoque e segurança de pagamento aos fornecedores, pagamento de impostos, salários, entre outros custos e despesas operacionais.
5. Cortando os Gastos Inúteis
Os gastos são dados muito importantes do controle financeiro empresarial, por meio deles é possível saber quais são as compras necessárias para o funcionamento, por exemplo.
Muitos empreendimentos acabam indo a falência por não saber quais são os custos operacionais e quais são os custos desnecessários.
Da mesma forma que o seu setor irá ter gastos dos mais variados setores, como: gastos com papel, fotocópias, impressões, energia elétrica, telefone e internet.
Porém, esses gastos muitas vezes não fazem parte do lucro da empresa, não sendo essenciais.
O responsável deve analisar as reduções e cortes.
Uma boa ideia para economizar é desenvolver uma política de consciência ambiental, realizando a impressão apenas do que for realmente necessário.
Dessa forma, além de economizar dinheiro e papel, a empresa contribui com o meio ambiente.
6. Antecipe Pagamentos
Para evitar pagar taxas e multas desnecessárias, em caso de esquecimento ou problemas externos, tente antecipar os pagamentos.
Em muitos casos ainda, a antecipação do pagamento oportuniza descontos, promoções entre outras vantagens.
Portanto, é super importante que você acompanhe o fluxo de caixa para evitar possíveis prejuízos de pagamentos em atraso.
Além disso, no que tange as renegociações de dívidas com o pagamento antecipado de parcelas, é possível rever juros e multas.
7. Analise se é o Melhor Momento
A melhor forma de elaborar um controle financeiro completo é através de uma análise da sua viabilidade econômica, através das seguintes ações:
- Análises de mercado;
- Análise dos produtos e serviços da sua empresa;
- Cálculo da receita;
- Cálculo de rentabilidade;
- Projeção de custos e investimentos;
- Cálculo de rentabilidade;
- Retornos financeiros.
Dessa forma, através de uma análise bem completa e minuciosa, a sua empresa poderá ter uma maior clareza sobre se deve ou não investir.
8. Tenha uma Equipe de Profissionais
Para que você possa fazer o seu controle financeiro, é preciso que você tenha profissionais bem capacitados.
E caso não tenha, analise se vale a pena contratar profissionais ou ainda, ter uma consultoria contábil.
É inegável que a contabilidade é indispensável para qualquer empresa, seja ela de grande ou pequeno porte.
Portanto, somente com informações contábeis corretas, a empresa pode crescer e prosperar, aumentando a sua lucratividade e ganhando espaço no seu segmento.
Dentro ainda dessa ideia uma boa dica é procurar o auxílio de especialistas financeiros, profissionais, como o contador ou um especialista em gestão de negócios.
Com a orientação de profissionais capacitados, será mais fácil organizar o seu planejamento, evitando erros e falhas de gestão.
Boas práticas para um controle financeiro de sucesso
Como vimos, o controle financeiro da empresa exige um rol de conhecimentos necessários ao dono e ao gestor do negócio, pois, sem uma gestão financeira bem elaborada os demais esforços realizados em prol da empresa não terão resultados.
Abaixo listamos algumas boas práticas para que você mantenha o controle financeiro atuando de forma adequada.
Organize a Rotina do seu Negócio
Um negócio bem organizado internamente e bem estruturado proporciona o crescimento e expansão no mercado, além de ficarem evidentes seus resultados, lucros, investimentos, etc…
Utilize a análise em conjunto com a organização criando uma rotina a ser seguida pela sua empresa e tenha mais eficiência.
Assim, veja o negócio com as suas necessidades do cotidiano, mensure as quantias do caixa, contabilize os gastos, entre outros valores.
Dessa forma, a rotina implementará uma melhoria em seu negócio.
Esta organização dentro do seu negócio é imprescindível em um primeiro momento e permite manter o foco na gestão contábil.
Portanto, comece anotando tudo.
Como por exemplo, gastos mínimos, descontos, pagamentos, compras mensais, ou seja, visualize a real situação de seu negócio e coloque tudo na ponta do lápis.
Ter esse controle mês a mês ou ao final de um período determinado, oportuniza analisar com maior qualidade e atenção o seu fluxo de caixa.
O mais indicado para começar a se organizar é fazer uma reavaliação da rotina em um intervalo de 12 meses, assim é possível ter uma espécie de balancete anual das receitas da sua empresa.
Separe a Pessoa Física da Pessoa Jurídica
É preciso que o empresário separe a pessoa física da pessoa jurídica, para que se possa ter um controle das entradas e saídas, ainda, sobretudo ter controle dos lucros obtidos.
A junção das contas pessoais ao caixa da pessoa jurídica impossibilita a realização de uma gestão contábil eficiente.
A elaboração do planejamento financeiro exige que se tenha um controle efetivo e real dos cortes com gastos desnecessários.
Bem como o controle de estoque, de forma que ter a separação da pessoa física da pessoa jurídica se faz essencial.
Logo, é preciso abrir uma conta corrente para a sua pessoa jurídica e caso a empresa tenha mais de um sócio na empresa, é preciso definir um pró-labore para cada um deles.
Com a delimitação das atividades exercidas, esse documento irá identificar a remuneração dos sócios que trabalham na empresa, deixando claro quanto cada um tem direito a receber.
Em conclusão, o resultado dessa atitude é a efetivação completa de um controle financeiro com uma saúde contábil mais sólida e forte.
Negocie Prazos com Fornecedores
Para que a sua empresa consiga competir no mercado com valores mais acessíveis é muito importante ter uma boa relação com os seus fornecedores, tentando ao máximo negociar prazos com fornecedores.
O mais indicado é que a sua empresa pague os fornecedores em dia, para facilitar a negociação de descontos, formas de pagamento ou ainda, compras em grandes quantidades.
Com descontos e melhores formas de pagamento, o seu empreendimento poderá concorrer com outras empresas do mesmo ramo, com produtos e serviços de preços justos.
Adote um Sistema de Controle Financeiro
Com o avanço da tecnologia, muitos sistemas de controle financeiro oportunizam melhorias mais efetivas na gestão financeira do seu negócio.
De forma que contribuem na hora de executar tarefas, colher informações, ter resultados rápidos e efetivos.
Em outras palavras, o sistema de controle financeiro empresarial automatizado é muito mais barato e eficaz do que os sistemas manuais.
Os sistemas manuais tendem a ser mais inseguros em razão das possibilidades de falhas e erros em seus processos, assim, se faz necessário o investimento em um sistema de controle financeiro.
Acima de tudo, estes auxiliam a gerenciar as finanças corporativas de qualquer local e em tempo real, via desktop, tablet ou smartphone.
Outro ponto importante é a questão da segurança, as informações são criptografadas, e não permitem que os dados financeiros sejam acessados por alguém sem autorização.
Atualmente…
A tecnologia é uma ferramenta dominante na hora de gerir o seu negócio, otimizando o seu tempo e dinheiro, entregando praticidade.
Ainda há que se pontuar que os dados encontrados poderão se tornar vulneráveis, e por isso os softwares de gestão são os mais escolhidos entre as empresas, pois, auxiliam o gestor na organização do seu negócio.
Dessa forma, podem-se utilizar na gestão de processos, tributários, entre outras.
Além disso, os softwares tem como finalidade otimizar o sistema de armazenamento das informações encontradas.
Como por exemplo, sistemas online, onde somente indivíduos atualizados poderão ter acesso aos dados, facilitando a manutenção do fluxo de caixa.
Outras funções do software de gestão financeira são a emissão de gráficos e relatórios, os quais facilitam a vida dos gestores empresariais, podendo alterar o planejamento do cotidiano da empresa, atingindo os seus objetivos de forma mais rápida.
Então saia na frente e concorra no mercado utilizando a tecnologia a seu favor, modernizando o seu sistema de controle financeiro, reduzindo custos, ganhando tempo e praticidade.
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Fonte: Soften Sistemas
