Cada vez mais utilizados por empreendedores, startups, freelancers e empresas, os coworkings fogem dos modelos dos escritórios tradicionais, com espaços mais dinâmicos, inovadores, econômicos e sem tanta burocracia. Outra grande vantagem ao contratar os serviços de um escritório compartilhado são os espaços para eventos que eles oferecem, muitos deles com infraestrutura muito mais moderna do que as típicas salas de convenções.
Para quem está pensando em realizar um evento em coworking, a Elephant Coworking listou 4 pontos que devem ser avaliados na hora de tomar uma decisão. Confira:
1. Defina o público
Primeiro, defina qual é a proposta de seu evento: uma palestra, apresentação de algum produto, reunião ou, até mesmo, um happy hour. Depois, quem serão os convidados? Parceiros, fornecedores, funcionários ou clientes? Planejando essa primeira etapa básica, já fica bem mais fácil se organizar para as próximas e dar um rumo à sua produção.
Além disso, com o público já definido, é possível programar atividades mais focadas, estabelecer uma linguagem de comunicação (até mesmo para a divulgação) e preparar o ambiente mais voltado ao perfil dele.
2. Antecipe-se
Ao realizar um evento em um coworking é preciso ter as mesmas preocupações de uma produção convencional, e isso requer planejamento. Tente fazer tudo com o máximo de antecedência possível, até mesmo para garantir a reserva do espaço.
Mesmo que os espaços de coworking já forneçam praticamente tudo em relação à infraestrutura, você sempre vai ter que correr atrás de outras coisas, do tipo: um palestrante, um serviço de coffee break, técnico de som, decoração extra etc. Enfim, deixar tudo pra cima da hora pode complicar.
3. Capriche nas chamadas
Fazer eventos em coworkings já é uma ótima propaganda, em especial, para aquelas pessoas que sempre ouviram falar desses espaços, mas ainda não tiveram a oportunidade de conhecê-los. Mas, além disso, para fazer jus a uma proposta mais moderna, vale caprichar nos convites. Hoje, com as redes sociais, se comunicar com os participantes é bem mais fácil, e você pode apostar nessas ferramentas.
Por exemplo, criar hashtags específicas para o acontecimento, quebrar a formalidade com memes e gifs, motivar a participação com debates e enquetes e estabelecer uma linguagem única são boas iniciativas para cativar o seu público.
4. Invista na tecnologia
Certamente, o coworking irá fornecer toda a estrutura necessária para a realização do seu evento, como projetores, telões, notebook e mesa de som. Com isso, pode ser uma oportunidade para investir em outros detalhes que fazem toda a diferença. Por exemplo, dá para desenvolver um aplicativo de interação com os participantes, para que acompanhem a programação, participem de atividades, jogos, entre outras ideias. Também é possível investir na distribuição de alguns tablets (em vez das pranchetas de madeira) ou alugar um totem interativo com tela touch para recepcionar as pessoa. Enfim, há uma série de possibilidades que a tecnologia proporciona e que tudo pode ser pensado de acordo com a sua proposta, perfil e, claro, com o seu orçamento.