DEFIS: O que é, como funciona e como emitir?

Se você está em busca de entender melhor sobre a DEFIS, o que é e para que serve, saiba que se trata de uma obrigação acessória a ser entregue por todas as empresas optantes do Simples Nacional (exceto MEI). O objetivo é informar à Receita Federal dados econômicos, sociais e fiscais das organizações.

Estamos em uma época do ano no qual muitas empresas procuram saber sobre a Defis, o que é, para que serve e como emitir. Isso acontece porque o prazo para entrega da declaração à Receita Federal está se aproximando.

Bastante confundida com o IRPJ, Imposto de Renda de Pessoa Jurídica, a Defis é uma declaração direcionada para as empresas que se enquadram no Simples Nacional. 

Mas qual seria o objetivo desse documento? Sua emissão é obrigatória? O que acontece caso não seja enviada? Essas e outras respostas você terá ao continuar a leitura.

Defis: o que é e para que serve

A Defis, Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, é utilizada para informar à Receita Federal dados econômicos, sociais e fiscais das empresas optantes pelo Simples Nacional. Ela também comunica e comprova ao Governo Federal quais tributos foram recolhidos.

Ao buscar informações sobre a Defis, o que é e qual sua função, o contribuinte descobre que se trata da antiga DASN, Declaração Anual do Simples Nacional, que teve a nomenclatura substituída conforme determinado na Resolução CGSN 94/2011.

Apesar da mudança, a função da declaração se mantém, bem como as empresas que precisam apresentá-la: todas as tributadas pelo Simples Nacional (exceto MEI), ou seja, Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP), ainda que inativas (sem faturamento no ano-exercício anterior ou alterações patrimoniais).

O que é o Simples Nacional

Só para deixar mais claro, o Simples Nacional é um regime de tributação criado em 2006, especialmente para facilitar a vida das micro e pequenas empresas.

Com tabela de alíquotas reduzida e todo recolhimento de impostos e tributos feitos em uma única guia — o DAS, Documento de Arrecadação do Simples Nacional — esse regime oferece diversas vantagens para os empreendedores.

Diferença entre Defis e IRPJ

Obter informações sobre a Defis, o que é e qual a sua finalidade também é importante para evitar confusão com outras obrigações fiscais.

Uma dúvida bastante comum é se Defis é o mesmo que IRPJ, Imposto de Renda de Pessoa Jurídica. A resposta é não. A diferença entre as declarações começa pela função que cada uma tem, assim como as informações que devem conter.

O formulário de IRPJ deve ser preenchido e enviado por toda empresa que possui cadastro jurídico — com exceção das que pertencem ao Simples Nacional, que podem apresentar a Defis, considerada uma versão simplificada.  

No IRPJ, o valor a ser pago de imposto é calculado com base em todas as movimentações financeiras da empresa, bem como no regime tributário escolhido, que pode ser Lucro Real ou Lucro Presumido. 

Se houver quantia a ser paga, o recolhimento é feito através do Darf, Documento de Arrecadação da Receita Federal. Já os impostos e demais tributos dos participantes do Simples Nacional são recolhidos mensalmente pelo pagamento do DAS, conforme mencionado anteriormente.

Informações que devem contar na Defis

Sabendo de tudo isso, se a sua empresa é participante do Simples, você deve emitir a Defis. Mas para que a Receita Federal verifique sua situação, é preciso informar alguns dados, tais como:

• ganhos de capital;
• total de despesas;
• lucro contábil, caso se aplique;
• dados pessoais e rendimento dos sócios;
• número de empregados no início e no final do período que contempla a declaração;
• saldo bancário, ou em caixa, do início e do final do período que contempla a declaração;
• mudança de endereço, caso tenha ocorrido.

Como é feita a entrega da Defis

O prazo para a entrega da Defis é até o dia 31 de março do ano seguinte ao período que está sendo declarado — ou seja, a prestação de contas de 2019 deve ser enviada até último dia de março de 2020.

Para isso, é preciso inserir todas as informações no Programa Gerador do Documento de Arrecadação Simples Nacional (PGDAS-D), disponível no site da Receita Federal, ou importar do seu software contábil. 

Você também vai precisar de um certificado digital, código de acesso ou procuração eletrônica para transmissão dos dados.

Consequências de não entregar a declaração

Ainda que não estejam previstas multas pela não entrega da Defis, a apuração mensal do DAS para pagamento só estará liberada após a entrega da declaração referente ao ano anterior. 

Ou seja, você não conseguirá cumprir com suas obrigações fiscais se não enviar a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais. Lembrando que o não pagamento do DAS pode acarretar diversos transtornos, como inscrição na Dívida Ativa e até perda do CNPJ. 

Como evitar erros no preenchimento e entrega

Ainda que o preenchimento e envio da Defis seja relativamente fácil, é fundamental que o levantamento de todos os dados estejam corretos. 

Considerando que todas as empresas (exceto MEI) precisam ter assessoria mensal de uma contabilidade, nada melhor do que contar com a ajuda de um contador também para essa tarefa.

Além de otimizar o processo de preenchimento e entrega da Defis da sua empresa, você terá a segurança de estar enviando as informações sem erros e dentro do prazo.

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