Dicas para o contador se organizar no fim do ano

Mais um ano está chegando ao fim e, com essa época, surgem as retrospectivas, percepções e análises de como ele se passou.

Mas também, é um estímulo para começar a se organizar para o ano que está por vir. 

Esse planejamento, além de ser muito importante e bastante recomendado, é essencial para algumas profissões, como para o contador que tem que cuidar de uma série de questões contábeis referentes aos funcionários de várias empresas.

Essas atividades requerem organização e, por isso, hoje iremos apresentar algumas dicas para o contador organizar o ser escritório.

Veja!

Férias

É comum que a maioria dos trabalhadores queira tirar férias no fim de ano, época em que, normalmente, os escritórios contábeis também trabalham com equipes reduzidas.

Por isso, se você, contador, também pretende ter uns dias de descanso na praia, por exemplo, é essencial que antecipe algumas tarefas com o intuito de contribuir com a demanda dos colegas que, provavelmente, irão ficar de plantão. 

Fechamento mensal

Uma das tarefas contábeis que pode ser feita com antecedência é o fechamento mensal que, normalmente é realizada ao fim de cada mês visando processar e registrar as transações financeiras que aconteceram durante o respectivo período. 

Vale destacar que, essa atividade requer uma comunicação adequada entre os setores da empresa, organização dos documentos e responsabilidade diante das várias pessoas envolvidas.

Por isso, como dezembro costuma ser um mês atípico, é de suma importância começar a planejar esse fechamento o mais rápido possível e, se for o caso, lançar as informações do setor fiscal, estoque e área operacional, no mês de janeiro, por exemplo.

Planejamento

Identificar os serviços que podem ser realizados antes de o mês terminar, na prática, se trata de um planejamento bastante viável, além de servir para que determinado objetivo seja alcançado rapidamente e de forma eficiente e segura. 

Além disso, o ato de não deixar as tarefas para a última hora, ajuda a evitar contratempos e, saber antecipadamente, o que deve ser feito para evitar erros, equívocos e possíveis estresses. 

Check-list

O check-list é a tarefa primordial relacionada às rotinas de fechamento do contador, ou seja, para cada atividade há um responsável, a definição de cada tarefa, o tempo gasto e prazo para entrega. 

Por isso, o ideal é antecipar esses instrumentos de trabalho que já estão fechados para o próximo ano. 

Lista de contatos

Este período também é bastante oportuno para atualizar a lista de contatos com o nome, e-mail e telefone de cada cliente, para começar o ano ciente de cartela de cada empresa. 

Reunião

Também é indicado que, o gestor convoque uma breve reunião para distribuir as instruções necessárias sobre quem irá trabalhar e quem irá folgar no fim do ano, visando alinhar as estratégias e relembrar fatos importantes que podem ter ficado para trás, além de traçar estratégias para janeiro em diante. 

Portanto, antes de preparar as malas para curtir o recesso, o ideal é que todas as atividades a seguir sejam realizadas: 

• conciliação dos saldos de caixa, contas-correntes e investimentos;

• análise de contas a receber e a pagar;

• levantamento de adiantamentos recebidos;

• apuração de despesas antecipadas;

• quitação dos tributos do período;

• reclassificação de saldos entre curto e longo prazo;

• conferência de entrada e saída de dinheiro e patrimônio do ano-calendário.

Certificado digital

Outro detalhe essencial e que não pode passar despercebido neste momento é a renovação do Certificado Digital, pois, quem o tem está ciente de que ser não fizer a renovação, estará sujeito a penalidades junto às três esferas.

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Por Laura Alvarenga