Documento Invoice: importância, o que é e como emitir?

A Invoice é um documento essencial para as empresas que atuam com operações comerciais no exterior. Qualquer movimentação financeira, principalmente envolvendo moeda estrangeira, exige muita atenção do empreendedor para garantir a segurança da transação.

Portanto, a Invoice deve ser emitida em transações comerciais internacionais, seja para pessoas físicas ou jurídicas. Funciona de forma parecida a uma nota fiscal e é obrigatório para faturar produtos ou serviços com valores acima de 3 mil dólares, ou importância correspondente em outras moedas.

Dessa forma, se a empresa trabalha com clientes estrangeiros, a Invoice será necessária. Principalmente para regulamentar o processo de importação e exportação e garantir que a sua empresa não terá problemas com a Receita Federal.

Quer entender mais sobre esse assunto? Então leia este conteúdo e fique por dentro de tudo que envolve o documento!

O que é Invoice?

A Invoice trata-se de uma fatura emitida em transações comerciais entre uma empresa e clientes de outros países. É uma espécie de nota fiscal, emitida para a exportação ou importação de produtos ou serviços.

Nesse sentido, tem a mesma relevância das notas fiscais emitidas em outros tipos de transação e deve ser emitido de maneira obrigatória em transações internacionais com valor acima de 3 mil dólares, conforme falamos acima.  A emissão correta do documento evita problemas com a Receita Federal.

Qual a importância do Invoice?

É ela quem regulamenta a operação de venda e comprova que ela foi realizada conforme o previsto na legislação vigente. A emissão da Invoice evita que as empresas tenham problemas com a fiscalização realizada pela Receita Federal e assegura que ela não tenha problemas relacionados com a sonegação fiscal.

Além disso, o preenchimento adequado da Invoice permite a isenção de alguns tributos estaduais e municipais. Como por exemplo, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto sobre Serviços (ISS).

Quando há obrigatoriedade?

A Invoice é emitida por qualquer empresa que realiza a venda de produtos ou prestação de serviços para o exterior. Portanto, se você importa ou contrata um serviço em outros países, cabe à outra parte enviar esse documento específico.

Porém, vale a ressalva de que nem todas as transações precisam de um Invoice. Existem casos em que a fatura não é obrigatória, como veremos a seguir.

• Emissão obrigatória: valores que ultrapassam os 3 mil dólares, ou quantia correspondente em outra moeda.
• Emissão facultativa: valores abaixo de 3 mil dólares, ou quantia correspondente em outra moeda.

Mesmo não sendo obrigatório, a emissão da Invoice é recomendada em qualquer valor para garantir a segurança da operação. O documento em mãos atesta a natureza da transação e evita problemas com os órgãos fiscalizadores.

Emissão de uma Invoice

Ao contrário das notas fiscais, não existe um modelo pronto para a Invoice. Dessa forma, a empresa pode criar um modelo próprio do zero ou utilizar materiais que já estão disponíveis na internet. 

Todavia também não existe uma língua padrão para fazer a emissão. Porém é altamente indicado que ela esteja em inglês. Assim, mesmo que o cliente seja de um país que fale outro idioma, as chances dele entender a língua inglesa são maiores.

Dentre as informações básicas que devem constar estão as seguintes:

• identificação do importador e exportador (nome e endereço);
• transporte (tipo e local de embarque e desembarque);
• descrição completa do produto (peso bruto e líquido, quantidade, tipo de embalagem, número e marca de volumes);
• informações financeiras (moeda e modalidade do pagamento, preço unitário, valor total da venda ou serviço);
• condições da venda;
• data e assinatura do emissor.

Como pagar ou receber uma invoice no Brasil?

O pagamento da invoice é realizado por meio de uma transferência internacional. A transação financeira pode ser feita nos próprios aplicativos de bancos tradicionais ou ao usar aplicativos especializados.

Para a sua empresa receber pela sua conta jurídica, é preciso fornecer o código SWIFT do banco e o IBAN, que é a identificação da sua conta. Em caso de dúvidas, o mais recomendado é entrar em contato com a sua agência para confirmar esses números. As taxas envolvidas variam em cada instituição financeira ou pela forma de pagamento.

Quais os cuidados na hora de usar a Invoice?

No momento da emissão da Invoice, é importante ficar atento ao Fechamento do Câmbio. Como a transação é feita em moeda estrangeira, existe uma variação na cotação do dólar, então os valores podem mudar no processo.

Por fim, não é obrigatória a presença de um contador, porque o Invoice é um documento que pode seguir um modelo próprio. Porém, como envolve impostos, nós sugerimos que procure o auxílio de um serviço de contabilidade. 

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