Documentos e exames necessários para contratação de um funcionário

A contratação de funcionários é um ato que exige a atuação de profissionais com conhecimento da legislação trabalhista, tributária e previdenciária vigente. É preciso estar atento às normas legais e saber todas as obrigações que uma relação de trabalho pode criar.

Em 11 de julho de 2017, o senado aprovou a reforma da lei trabalhista, modificando alguns pontos importantes na legislação relacionada ao trabalho que devem ser considerados no momento da contratação do funcionário ― o modelo de contrato que, além do tradicional, agora também pode ser remoto (home office) ou intermitente (freelancer).

Por isso, é preciso estar atento aos documentos para contratação, aos exames obrigatórios e se o processo continua sendo o mesmo para qualquer tipo de contrato previsto na nova configuração da lei.

Confira agora quais são os documentos necessários para a contratação de funcionários, como se desenvolve esse processo e quais as vantagens dos novos formato de contratos.

Qual a necessidade do exame médico admissional?

Antes de separar os documentos para contratação, o candidato deve passar, obrigatoriamente, por um exame médico admissional, cuja avaliação clínica abrange a análise ocupacional e um exame físico e mental. No caso de trabalhadores que serão expostos a riscos ocupacionais, serão exigidos exames complementares.

O exame médico vai avaliar as condições gerais de saúde do candidato ao emprego e servirá de base para futuras comparações com exames periódicos, de retorno ao trabalho, de mudança de função e demissional. Dessa forma, é possível verificar se a atividade desempenhada no trabalho gerou ou agravou alguma doença.

Sendo assim, o atestado médico admissional é um documento essencial para a contratação de funcionários, e seus custos devem ser inteiramente cobertos pelo empregador.

Quais os documentos necessários para a contratação do funcionário?

Além do atestado médico admissional, são necessários outros documentos para que um funcionário seja contratado ― tanto por parte do colaborador quanto da empresa. Confira a seguir quais são:

Colaborador

• foto 3×4;
• atestado médico admissional;
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• cartão de identificação do contribuinte no Cadastro de Pessoa Física (CPF);
• carteira de identidade;
• título de eleitor com os comprovantes de votação nas 3 últimas eleições;
• cartão de inscrição no PIS;
• certificado de reservista, caso o trabalhador tenha menos de 45 anos;
• cópia do comprovante de residência;
• cópia do comprovante de escolaridade;
• CNH, para cargo ou profissão que exija a utilização de veículos.
• cópia da certidão de casamento, se for o caso;
• cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
• carteira de vacinação dos filhos menores de 7 anos;
• comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de 7 anos;
• atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade, se for o caso.

Empresa

• livro ou ficha de registro de empregado;
• contrato individual de trabalho;
• ficha de salário-família.
• declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;
• declaração de rejeição ou de requisição do vale-transporte.

Todos esses documentos são necessários por diversos motivos, como conhecer melhor o novo colaborador, ter seus dados para eventuais cálculos de direitos trabalhistas, como a pensão alimentícia, e para se enquadrar na lei de forma que a empresa não se prejudique em caso de fiscalização.

Reunida toda a documentação mencionada, o empreendedor deverá anotar na CTPS do contratado a data da admissão, a remuneração e as condições especiais, caso existam. Então, fazer sua devolução em 48 horas. Se o funcionário não tiver cadastro no PIS, cabe à empresa fazê-lo. É necessário, ainda, incluí-lo no Cadastro de Empregados e Desempregados (CAGED).

Esse procedimento pode ser realizado pelo setor de Recursos Humanos (RH) da empresa, que deve estar preparado para fazer a seleção dos candidatos e gerir os processos de contratação de acordo com a normativa legal. Ressaltamos que o registro e a devolução da carteira de trabalho devem ser feitas em até 48 horas, segundo o artigo 29 da CLT.

Vale destacar a idade mínima para contratação de funcionários. O trabalho para menores de 16 anos é proibido pela Constituição Federal exceto na condição de aprendiz, a partir dos 14 anos. No entanto, apenas maiores de 18 anos podem realizar trabalhos noturnos, perigosos ou insalubres.

Quais os atuais tipos de contratações?

Após a aprovação da nova Lei Trabalhista houve um aumento de opções para a contratação de funcionários, o que pode gerar dúvidas quanto aos processos de registro, pagamentos, deveres e direitos de ambas as partes. Primeiramente, há quatro tipos de contratos que podem ser muito interessantes tanto para a empresa quanto para o trabalhador:

• tradicional: modalidade em que o contratado permanece na empresa até 44 horas semanais cumprindo tarefas especificadas por seus superiores, recebe o mesmo salário todos os meses e tem direito a diversos benefícios;
• remoto: forma de trabalho popularmente chamada de home office, pois o empregado não necessita ir à empresa todos os dias para trabalhar e faz suas tarefas em casa;
• intermitente: nesse formato de contrato, o trabalhador recebe por horas ou diárias, devendo ser convocado com antecedência. Ele também não é obrigado a prestar serviços a apenas uma empresa;
• prestador de serviços: o trabalhador tem um registro tipo MEI e é contratado como uma empresa prestadora de serviços, mas sem o vínculo empregatício.

Das modalidades apresentadas, apenas a do prestador de serviços não inclui carteira assinada. As demais necessitam do mesmo processo de contratação, incluindo os documentos.

Com a reforma trabalhista, a forma tradicional de trabalho modificou-se em alguns aspectos, mas sua característica principal continua a mesma. Já o trabalho remoto foi uma inclusão a partir da tendência de mercado, regularizando a situação do trabalhador e do contratante que, por exemplo, não precisa pagar o benefício de vale-transporte nos dias em que o funcionário não precisar ir e voltar da empresa.

A grande questão para algumas companhias fica entre a prestação de serviços e a contratação intermitente, incluída na CLT. Ambas as formas funcionam para empresas que necessitam de trabalhadores para serviços pontuais. A diferença aqui fica por conta dos custos e declarações jurídicas necessárias ao assinar a carteira de um funcionário ou não.

Além disso, no caso de uma contratação intermitente, ao aceitar o trabalho, o colaborador deve ficar às ordens do empregador e precisará seguir horários especificados, por exemplo. Já o prestador de serviços fica isento das obrigações de funcionário, recebendo a totalidade do valor acordado e sem benefícios.

Contudo, é necessário regularizar qualquer uma dessas contratações. Para ajudar nos trâmites burocráticos, é importante contar com serviços jurídicos e de contabilidade. Investir em uma assistência profissional preventiva pode evitar grandes prejuízos futuros e facilitar o planejamento estratégico das finanças.

Quando são necessários os exames admissionais?

O Exame Admissional é totalmente necessário para mostrar o estado de saúde física e psíquica do colaborador, a fim de que ele desempenhe a função designada. É realizado por um médico especializado em medicina do trabalho, profissional responsável por apontar enfermidades ocupacionais.

Esse exame é uma garantia para o empregado e para o empregador, visto que, se após um tempo de trabalho o funcionário apresentar alguma doença em consequência de suas colocações, ele receberá uma indenização por isso. Já para o empregador, o exame admissional é essencial para saber se o provável colaborador está apto para desempenhar as funções exigidas, assegurando a execução do trabalho de forma saudável.

Quais os tipos de exames complementares e quando são necessários?

Cada função pode ter a necessidade de se fazer um exame complementar para que o médico, com o exame clínico, possa realizar a emissão do Atestado de Saúde Ocupacional. Com ele, o funcionário será liberado ou não para executar suas atividades. No caso de motoristas, por exemplo, eles devem fazer acuidade visual, eletroencefalograma, eletrocardiograma, dentre outros. Veja alguns tipos de exames complementares:

• saúde ocupacional: previne e reduz riscos à saúde dos trabalhadores, possibilitando condições de qualidade para todos os colaboradores;
• medicina do trabalho: cuida da saúde do funcionário, fiscalizando para que o mesmo não venha a desenvolver doenças ocupacionais;
• exames do PCMSO: são solicitados por um médico coordenador e podem variar conforme a função executada;
• audiometria: analisa a audição dos trabalhadores que estão expostos ao ruído no trabalho, a fim de aplicar possíveis alterações auditivas e tomar medidas administrativas e de engenharia, na intenção de evitar a perda da audição do funcionário;
• espirometria: esse teste possibilita medir o fluxo de ar que passa nas vias aéreas ou nos brônquios — são os responsáveis pelo transporte do oxigênio para os pulmões — contrastando os resultados encontrados com os de pessoas saudáveis com a mesma idade;
• radiografias: esse é um exame de imagem que utiliza raios X para analisar o corpo humano;
• eletrocardiograma: determina o ritmo do coração, o número de batimentos por minuto, além de apontar problemas como arritmias (ritmo anormal do coração), possível sobrecarga das cavidades cardíacas e distúrbios de condução elétrica;
• eletroencefalograma: possibilita a análise das correntes elétricas espontâneas desenvolvidas no cérebro, por meio de eletrodos colocados no couro cabeludo dentro da substância encefálica ou na superfície encefálica;
• acuidade visual: analisa a capacidade funcional da visão do funcionário e mede a sua aptidão em enxergar de forma nítida;
• exames laboratoriais: testes feitos em laboratórios de análises clínicas por bioquímicos, biólogos, médicos biomédicos ou até mesmo farmacêuticos, para se obter um diagnóstico;
• exame cinesiológico funcional: realizado por um fisioterapeuta e objetiva identificar o grau de desempenho funcional nos mais diversos sistemas orgânicos, por meio de métodos de avaliação bem específicos.

Qual a diferença entre contratar alguém por CLT e por Pessoa Jurídica?

Quando o indivíduo é contratado com o regime de CLT, seu registro é feito na carteira de trabalho, sendo necessário que ele tenha uma rotina fixa. Isso não ocorre com um prestador de serviço, chamado de Pessoa Jurídica. O primeiro, precisa cumprir horário, realizando o registro do início e fim da jornada de trabalho, com intervalos para refeição e descanso.

No caso de contratar uma PJ, além de reduzir os custos trabalhistas, a relação aos tributos que incidem sobre a contratação também saem na frente. Já na CLT é necessário pagar o Imposto de Renda de Pessoa Física e a contribuição para o INSS, enquanto pela Pessoa Jurídica os tributos da nota fiscal são responsabilidades do empregado.

Por fim, neste post você conheceu todos os documentos e exames necessários para contratação de funcionários. Vale ressaltar que na contratação PCD (Pessoa com Deficiência), a legislação brasileira 8.213/91 estabeleceu que as organizações obedecessem às exigências legais a fim de preencher a cota nas empresas.

DICA: Se prepare e se especialize em Departamento Pessoal

Gostaríamos que conhecessem nosso treinamento completo e totalmente na prática de departamento pessoal e eSocial para contadores. Aprenda todos os detalhes do departamento pessoal de forma simples e descomplicada. Saiba tudo sobre regras, documentos, procedimentos, leis e tudo que envolve o setor, além de dominar o eSocial por completo. Essa é a sua grande oportunidade de aprender todos os procedimentos na prática com profissionais experientes e atuantes no segmento, clique aqui acesse já!

Conteúdo original Syhus