No momento de contratar um profissional, é fundamental ter atenção com os documentos para admissão. Eles são necessários para formalizar a contratação, e contemplam informações trabalhistas fundamentais sobre o empregado.
O Ministério do Trabalho exige uma série de registros, e muitos gestores e profissionais de RH ou Departamento Pessoal podem se confundir com essas formalidades e burocracia.
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Quer saber quais são os principais documentos para admissão de funcionários? Confira a seguir e entenda mais sobre o tema!
A contratação de um funcionário demanda que o recém-contratado apresente uma série de documentos ao RH ou Departamento Pessoal da empresa. Esse processo de admissão é trabalhoso, mas há várias razões que justificam a exigência da apresentação dos documentos.
Os registros servem para identificar o profissional, informando dados básicos sobre sua vida civil, de maneira que a empresa possa conhecer o colaborador.
Além disso, alguns direitos trabalhistas e contribuições — como salário-família, pensão alimentícia e IRRF — demandam que a empresa saiba informações sobre os dependentes do empregado.
Outra questão importante é que a admissão só pode ser formalizada por meio da apresentação dos dados contidos nas certidões. Ou seja, a regularidade da empresa e da situação do funcionário dependem da apresentação das declarações.
O Ministério do Trabalho faz essa exigência e, a qualquer momento, pode realizar uma fiscalização. Assim, para evitar problemas com a Justiça e manter a boa imagem do negócio, é fundamental obedecer a burocracia de contratação.
Outra documentação importante a ser apresentada são os atestados de saúde ocupacional, que estão previstos no artigo 168 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). Pois, eles são necessários para a comprovação do estado de saúde do colaborador.
Além disso, esse atestado pode ser utilizado para efeito de comparação no caso de algum acometimento de doença do trabalho. Com eles, é possível avaliar se o profissional adoeceu por culpa da empresa ou não.
Há uma série de documentos para contratação que são pedidos ao empregado. Veja a lista de documentos para admissão:
A empresa não pode reter os documentos do profissional por mais de cinco dias, mesmo no caso de cópias autenticadas, de acordo com a Lei 5.553/68. A corporação deve registrar as informações necessárias e devolver as certidões dentro do prazo. O ideal é que, no ato da devolução, seja feito um contrarrecibo.
O registro na carteira de trabalho deve ser realizado em um período de até 48 horas, e a carteira deve ser entregue também dentro desse prazo, de acordo com o artigo 29 da CLT. As informações que são colocadas na CTPS são data de admissão, remuneração, banco em que o FGTS é recolhido e prazo do contrato, caso ele exista.
Além disso, a organização deve informar no Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) que realizou nova contratação. Isso deve ser realizado até o sétimo dia do mês seguinte ao mês de referência das informações.
Após receber os documentos necessários para admissão, é preciso fazer o registro do colaborador antes do início da prestação dos serviços. Pois, o contratado não pode iniciar suas atividades se não estiver devidamente registrado. Para isso, deve-se preencher:
Essas fichas, termos e documentos admissionais precisam ser preenchidos antes da iniciação do colaborador nas atividades diárias.
Na relação de documentos para admissão existem aqueles que não podem ser exigidos. Segundo a legislação, no momento da contratação, a empresa não pode exigir:
A proibição para empregadores demandarem esses documentos para registro ocorre porque seria uma ação discriminatória, que poderia provocar o constrangimento do empregado e prejudicar a imagem dele no trabalho. Além disso, quem pede essas declarações aos seus funcionários pode sofrer um processo trabalhista e ter que arcar com multas elevadas.
Para realizar a contratação de um empregado, é necessário que ele apresente uma série de documentos para a empresa. Esse procedimento é importante para a formalização da admissão, para garantir a regularidade do negócio diante do Ministério do Trabalho, para identificar o profissional e legalizar os procedimentos ligados ao colaborador.
É necessário que os registros sejam devolvidos em até cinco dias úteis, além de ser importante também a realização do cadastro no Caged. A carteira de trabalho deve ser devolvida antes desse prazo, em até 48 horas.
A empresa não pode exigir declarações que atestem dívidas, presença de vírus HIV, esterilização ou gravidez, ou ausência de ações trabalhistas. Isso é necessário para evitar a violação da ética e o constrangimento do colaborador.
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