ECF 2018: o que é e quem precisa declarar?

Se você ainda não sabe ao certo o que é ECF é bom ficar de olho: o prazo de entrega da ECF 2018 está chegando. Neste ano, a data limite é o dia 31 de julho, uma terça-feira. A não entrega dentro do prazo pode render multas de até R$ 1,5 mil ao mês.

A Escrituração Contábil Fiscal é mais uma entre as muitas obrigações às quais as empresas brasileiras precisam ficar atentas. Nesse artigo, explicamos em detalhes o que é a ECF e quais são as empresas que precisam declará-la.

O que é ECF?

A ECF é um acrônimo para Escrituração Contábil Fiscal. Trata-se de uma obrigação acessória surgida em 2015 em substituição à DIPJ (Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica), devendo ser preenchida e entregue por empresas (Pessoas Jurídicas) estabelecidas no Brasil.

Assim como a ECD, a ECF 2018 deve trazer os dados referentes ao ano-calendário 2017 com o objetivo de demonstrar a apuração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) durante o período.

• 1. Imposto de Renda da Pessoa Jurídica: é o imposto de renda da empresa, calculado sobre o faturamento obtido. A alíquota do IR é de 15% sobre o Lucro Arbitrado, Presumido ou Real. Já se a empresa adotar o regime tributário Simples Nacional, a alíquota máxima do IRPJ pode chegar a 0,81% para prestadores de serviços (excetuando-se atividades do Anexo IV que preveem até 6,12% sobre o faturamento) ou 0,54% nas atividades de comércio.
• 2. Contribuição Social sobre o Lucro Líquido: este tributo tem como objetivo destinar os valores auferidos para a seguridade social. Sua alíquota é de 9%, embora instituições financeiras ou empresas de capitalização e seguros privados possam alcançar o teto de 15%. Como a CSLL obrigatoriamente acompanha o regime de tributação adotado no IRPJ, as empresas que participam do Simples Nacional têm sua contribuição de 0,54% para comércio e indústria, 0,79% em serviços ou até 2,53% dependendo das atividades do Anexo IV.

A ECF tem como principal pauta legal a Instrução Normativa 1.489/2014, que atualizou a Instrução Normativa 1.422/2013.

Quem deve entregar a ECF 2018?

Todas as Pessoas Jurídicas — mesmo as equiparadas, isentas e imunes —, que não optem pelo Simples Nacional são obrigadas a preencher e entregar a ECF 2018. Portanto, os seguintes regimes tributários precisam entregar:

Lucro Arbitrado: utilizado pela Receita Federal quando a ECF da empresa é desclassificada em casos de fraude ou negligência com as demais obrigações acessórias, assim como quando a empresa escolhe indevidamente o Lucro Presumido.

Lucro Presumido: apurado trimestralmente com alíquotas que incidem sobre as receitas a partir de um percentual para a margem de lucro, o Lucro Presumido tem uma fórmula mais simples. No entanto, como se trata de uma aproximação fiscal e não lucro contábil, se o lucro for menor que o presumido, a empresa pode pagar mais impostos do que se adotasse outro regime.

Lucro Real: quando os impostos são calculados a partir do Lucro Líquido da empresa, mesmo havendo adições ou exclusões previstas nas leis fiscais.

As Pessoas Jurídicas Inativas, órgãos públicos, fundações públicas, autarquias e, como dito mais acima, as empresas optantes pelo regime Simples Nacional estão dispensadas de apresentar a ECF 2018.

Importante: se uma empresa possuir filiais, a entrega da ECF precisa ser realizada sempre pela matriz!

Data de entrega da ECF 2018

A Escrituração Contábil Fiscal referente ao ano-calendário 2017 precisa ser entregue ao Sped até o último dia útil do mês de julho de 2018, ou seja, a terça-feira, dia 31. O Sistema Público de Escrituração Digital aceita as entregas até às 23h59min59s do horário de Brasília.

O que acontece se minha empresa não entregar?

As empresas obrigadas a enviar a ECF 2018 que não efetuarem a entrega até a data limite ou mesmo entregarem com erros e omissões receberão penalidades de acordo com o regime tributário:

Lucro Presumido e Lucro Arbitrado:  entregas fora do prazo têm multa em R$ 500 por mês-calendário ou fração (se a empresa estiver no início de suas atividades, imune ou isenta) ou R$ 1,5 mil por período igual nas demais empresas. Informações incompletas, imprecisas ou omitidas possuem multa de 3% do valor das operações financeiras ou transações comerciais não inferiores a R$ 100. As bases para as penalizações, neste caso, estão previstas na Medida Provisória nº 2.158-35 de 2001.

Lucro Real: multas que podem ser limitadas a 10% do Lucro Líquido, R$ 100 mil no caso de micro e pequenas empresas ou até mesmo R$ 5 milhões para as demais empresas. As bases para as penalizações neste caso estão no Decreto-Lei nº 1.598 de 1977.

Como preencher corretamente a ECF 2018

A Escrituração Contábil Fiscal deve seguir o leiaute 3, previsto no anexo do Ato Declaratório Executivo Cofis n.º 101 do Manual de Orientação da Declaração.

O preenchimento correto da ECF 2018 pode ser complexo e depende muito da escolha do regime tributário vigente na sua empresa. É por isso que ter, durante o ano todo, um software de gestão ou sistema contábil como a Plataforma Sage facilita muito a entrega de transmissão de dados ao Fisco, pois é possível organizar todos os seus livros contábeis e exportar os dados.

Vale lembrar ainda que para transmitir a ECF 2018 será necessário ter um certificado digital do tipo A1 ou A3, emitido por autoridades credenciadas no ICP-Brasil, para garantir a autoria, autenticidade, integridade e validade jurídica do documento digital.

Para a entrega, também é necessária uma assinatura eletrônica do contador com certificado de pessoa física (e-CPF ou e-PF), mesmo certificado que deve ser usado em caso de a declaração ser assinada por um representante legal da empresa ou por procuração eletrônica.

Vale lembrar ainda que para entregar a ECF 2018 é preciso acessar o site do SPED e fazer download do Programa Gerador da ECF. O preenchimento pode ser feito no próprio Programa Gerador da ECF ou, se a sua empresa preferir, em um software à parte. No entanto, na hora de submeter o arquivo final será preciso utilizar o programa da receita para validação do conteúdo.

Os saldos finais da ECF entregues em 2018, referentes ao ano-calendário de 2017, devem ser importados por meio da função “Recuperar ECF Anterior”. Para as empresas que optarem pela modalidade de Lucro Real esse passo é obrigatório. Por fim, todas as empresas obrigadas a entregar a ECD também devem importar a ECD de 2017 para a plataforma. Nesse caso, use o recurso “Recuperar ECD”.

Preenchi com erros, e agora?

O erro no preenchimento da ECF 2018 terá como prazo até o ano de 2023 para correção, ou seja, um período de cinco anos. Qualquer modificação em anos anteriores obriga ajustar documentos entregues posteriormente, portanto quanto antes você retificar os erros, melhor.

Passo a passo para retificar a ECF:

• Exporte o arquivo original no programa e abra-o com o Bloco de Notas no seu sistema operacional
• Remova a assinatura após o registro 9999
• Altere o campo 12 do registro 0000(0000.RETIFICADORA) incluindo a letra S para informar que se trata de uma retificação
• Importe o arquivo da ECF Retificadora
• Abra no programa e faça as correções necessárias
• Valide, assine e transmita a declaração retificada

Planejamento

Para efetuar a entrega da ECF 2018, a sua empresa precisa ter um planejamento inicial que cuide de todos os processos envolvidos, mapeando as informações necessárias, uma vez que o grande desafio do preenchimento desta escrituração é a integração entre os mundos contábil, fiscal e demais áreas da empresa.

Desta maneira, depois de preencher, você precisa realizar uma auditoria de todos os dados informados no arquivo, mapeando adições, exclusões e os valores usados com base no Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). Confira se essas informações estejam de acordo e evite enviar a ECF 2018 com erros!

Fonte: Sage