O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) foi instituído para que empregadores comuniquem ao governo, de forma unificada e por meio de transmissão eletrônica, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.
De acordo com o Portal eSocial, os dados coletados irão compor um banco de dados único que abrangerá mais de 40 milhões de trabalhadores e contará com a participação de mais de 8 milhões de empresas, além de 80 mil escritórios de contabilidade.
Na avaliação do especialista, este momento exige que os negócios desenvolvam uma nova estrutura de trabalho e estabeleçam uma nova cultura organizacional.
eSocial: os impactos no dia a dia das empresas
As informações devem ser prestadas ao eSocial por meio de grupos de eventos. Cada evento possui um leiaute específico e deve ser remetido observando uma sequência lógica.
– Eventos iniciais: identificam o empregador e contêm dados básicos de sua classificação previdenciária e de sua estrutura administrativa.
– Eventos tabelas: complementam a estrutura da base de dados com uma série de informações que validam os eventos não periódicos e periódicos.
– Eventos não periódicos: não têm uma data exata para ocorrer, pois dependem de acontecimentos na relação entre o empregador e o trabalhador (admissão, alteração de salário, desligamento, entre outros).
– Eventos periódicos: a ocorrência tem periodicidade definida. São compostos por informações de folha de pagamento, de apuração e de outros fatos geradores de contribuições trabalhistas e previdenciárias.
No ambiente do eSocial, os eventos são identificados por códigos “S”, cada um relativo a um registro específico. Cada evento “S” é também um arquivo único, que deve ser apresentado de acordo com a sua ocorrência e prazo determinado pelo sistema.
https://www.jornalcontabil.com.br/esocial-o-fiscal-que-nunca-dorme/
O grande impacto na alimentação da base de dados, no dia a dia das empresas, fica por conta dos eventos não periódicos. Os setores responsáveis pela transmissão das informações devem estar atentos aos prazos, já que as multas e penalidades por atraso ou não apresentação podem ser pesadas.
Prazos para a comunicação de eventos não periódicos mais comuns:
| ADMISSÃO | ESTE EVENTO DEVE SER TRANSMITIDO ATÉ O FINAL DO DIA IMEDIATAMENTE ANTERIOR À ADMISSÃO DO EMPREGADO. TAMBÉM É POSSÍVEL A RECEPÇÃO DO EVENTO ATÉ 30 DIAS ANTES DA DATA DE ADMISSÃO INFORMADA. O EVENTO PODE SER CANCELADO NO SISTEMA ATÉ O PRÓPRIO DIA DA ADMISSÃO, CASO ESTA NÃO SE CONCRETIZE. |
| Alteração de dados cadastrais do trabalhador | As empresas terão até o dia 7 do mês posterior em que ocorreu a alteração para informar o novo dado ou até o envio dos eventos mensais de folha de pagamento da competência em que ocorreu a alteração. |
| Alteração de contrato de trabalho | Mudanças na forma de contratação devem ser informadas até o dia 7 do mês posterior à alteração ou até o envio dos eventos mensais de folha de pagamento da competência em que ocorreu a alteração. |
| Convocação para trabalho intermitente | Deve ser enviado antes do início da prestação de serviços para a qual o empregado está sendo convocado. |
| Afastamento por atestado médico | De acordo com o manual os afastamentos de pelo menos três dias devem ser informados ao eSocial. Recomendamos que sejam enviados todos os atestados, independentemente da quantidade de dias. |
| Férias | Precisam ser informadas ao trabalhador com 30 dias de antecedência e no eSocial junto com a folha de pagamento. |
| Término do contrato de experiência | As informações de desligamento de empregados devem ser enviadas até 10 dias seguintes à data do desligamento. |
| Comunicação de acidente de trabalho | As empresas deverão comunicar o acidente de trabalho à Previdência Social até o 1º dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato, à autoridade competente. |
| Desligamento | As informações de desligamento de empregados devem ser enviadas até 10 dias seguintes à data do desligamento |
| Reintegração | Os casos em que o trabalhador é reintegrado também devem ser informados. Esta comunicação deve ser feita até o dia 7 do mês seguinte a que se refere a reintegração, desde que não ultrapasse a data do envio do evento “S-1200 – Remuneração de Trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social vinculado ao Regime Geral de Previdência Social”, e o “S-1202 – Remuneração do servidor vinculado a Regime Próprio de Previdência Social”, para o trabalhador a que se refere. |
“Cabe destacar que esses são os prazos para envio das informações ao ambiente do eSocial. Portanto, se a empresa terceiriza este trabalho de processamento e transmissão, deve-se considerar ainda o tempo de trâmite entre a contratante e contratada, de maneira que o cumprimento das exigências na data limite possa ser mantido”, alerta Marcelo Lima.
Uma nova forma de trabalho
O eSocial amplia a necessidade das empresas trabalharem de forma organizada e alinhada diante do volume de informações e procedimentos envolvidos.
“Processos que antes ficavam pulverizados entre setores distintos precisam ser revistos e a cultura interna precisa ser repensada para que as informações possam estar integradas, de forma que sejam geradas com precisão, em acordo com os padrões e prazos da plataforma”, explica o diretor.
Com o eSocial, informações que antes eram mensais passam a ser informadas pontualmente, com o fato gerador. Assim, um dos grandes desafios para as empresas é construir uma forma de atuação que lhes proporcione agilidade e a interligação de áreas anteriormente não integradas.
“A nossa experiência assessorando centenas de clientes mostra que capacidade técnica e conhecimento da legislação também são diferenciais neste momento. Quem investe na qualificação e conscientização da equipe alcança melhores resultados nesse projeto”, complementa.
É nítido a importância do eSocial para as empresas. O eSocial pode se tornar mais complexo do que se imagina. Então fique atento e cumpra com o que determina a legislação, pois o eSocial vai fiscalizar.
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