Entenda como funciona a nota fiscal de devolução

É muito comum que os clientes do mercado de atacado ou varejo fiquem insatisfeitos com algum produto, seja por não ter servido ou por estar com algum defeito, o que resulta na necessidade de devolução ao fornecedor. 

Tal transação precisa ser oficializada mediante a emissão de uma nova nota fiscal, direcionada exclusivamente à devolução e que apresente os mesmos tributos e valores. 

O documento tem o objetivo de anular, seja total ou parcialmente as operações de compra ou venda não concretizadas, incluindo no que diz respeito aos impostos devidos. 

No entanto, quando há trânsito de mercadoria, não é possível cancelar a NF-e, portanto, em situações que o produto saiu para a entrega, mas, foi recusado por algum motivo, é preciso emitir uma nota fiscal de devolução. 

Neste cenário, há duas alternativas de notas de devolução?

• Devolução de compra: devolve produtos de uma nota fiscal de compra, por exemplo, quando um fornecedor envia determinado produto ao cliente empresarial e ele chega danificado.

• Devolução de venda: devolve produtos de uma nota fiscal de venda, por exemplo, quando uma venda e destinada para uma pessoa física, mas, produto não é aceito.

Emissão da nota fiscal de devolução:

Nota fiscal de devolução emitida pelo destinatário

Seja pelo emissor do Governo ou pelo próprio software de gestão de documentos, os campos solicitados para preenchimento são praticamente os mesmos:

• Inicie a emissão da nota informando sua finalidade de geração do documento, nesse caso, de devolução — é preciso informar se é uma nota de entrada ou saída, nesse caso, selecione a última opção;

• No campo ou aba “Notas Referenciadas”, informe o número da chave de acesso da nota fiscal de compra — ele é composto por 44 caracteres e encontra-se no canto superior direito do documento;

• Preencha os campos referentes às informações do seu fornecedor ou cliente, responsável por receber a mercadoria em retorno;

• Informe os dados de frete e transportadora (se houver);

• Coloque os dados referentes ao produto, incluindo o NCM;

• Preencha os detalhes de tributação — se possível, peça para o contador responsável pela empresa validar essas informações;

• Preencha o campo de informações adicionais, se preciso;

• Clique em “Salvar”, depois valide a nota — será necessário informar o certificado digital da empresa;

• Transmita a nota fiscal para o sistema da Sefaz e aguarde o retorno positivo do processo;

• Imprima a nota e anexe à mercadoria a ser devolvida.

Devolução com a mesma nota fiscal

Nesta alternativa, basta informar no verso da nota fiscal as razões pelas quais a devolução está sendo realizada, datar, assinar e anexá-la junto à mercadoria que será devolvida. 

É importante destacar que será preciso notificar a entrada da respectiva mercadoria na empresa através de uma nota de indicação de dados da NF original, de maneira que o documento auxiliará na compensação tributária mediante o processo de escrituração e registro de dados junto ao Livro de Registro de Entradas em distinção aos demais documentos contábeis. 

Nesse caso, será necessário utilizar os seguintes códigos de operações fiscais (CFOP) para cada circunstância:

Mercadoria adquirida para processos de industrialização

5.201 — operações no estado.

6.201 — operações em outros estados.

Mercadoria destinada a comercialização

5.202 — operações no estado.

6.202 — operações em outros estados.

Mercadoria para compor o ativo fixo ou consumo próprio da empresa

5.553 e 5.556 — operações no estado.

6.553 e 6.556 — operações em outros estados.

É importante lembrar que este registro pode ou não ser tributado ao ser agregado às modalidades de isenção, não incidência ou diferimento do pagamento do ICMS. 

O mesmo acontece no processo de devolução com emissão pelo destinatário, evidenciando a necessidade de verificar o setor contábil para conferir o modelo de preenchimento deste fator. 

Qual destino dar ao ICMS ST e ao IPI devolvido?

Antes de mais nada, é importante validar o preenchimento das informações fiscais, bem como, dos tributos perante o departamento de contabilidade.

Caso a empresa seja optante pelo Simples Nacional, ao utilizar a alternativa de operação “Devolução de Compra”, no campo da nota que solicita os dados do produto, é preciso indicar a mercadoria que deseja para possibilitar a aparição do botão de confirmação.

Ao clicar nele, o usuário deverá seguir para a opção de “Devolução” e iniciar o preenchimento dos seguintes campos: 

• Valor do ICMS ST devolvido: Esse campo será preenchido no corpo da nota e será demonstrado no XML no campo VOutros, enquanto que no PDF sairá no campo Despesas Acessórias;

• Valor do IPI devolvido: Esse campo será preenchido no corpo da nota e será demonstrado diretamente no XML, sem destaque no PDF da nota;

• % Da mercadoria devolvida: porcentagem da mercadoria devolvida de acordo com a nota de referência.

Qual a importância de um sistema de gestão e emissão de documentos fiscais eletrônicos?

Conforme observado, apesar de se tratar de um procedimento simples, tanto a emissão da nota fiscal de devolução quanto os demais documentos fiscais, requer atenção e uma série de cuidados, uma vez que também consiste em um processo um pouco demorado. 

É importante ressaltar que, alguns dados devem seguir o modelo utilizado para a emissão da NF.

Por isso, recomenda-se o uso de algum sistema de gestão e emissão de documentos fiscais e eletrônicos, o qual permite o processamento em lotes, otimizando o tempo e organizando os dados, além de armazená-los para eventuais consultas. 

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Por Laura Alvarenga