Entenda como funciona o SPED para empresas do Simples Nacional

As empresas precisam lidar constantemente com várias obrigações acessórias. Mas para facilitar a apresentação destas informações, foi criada uma plataforma que faz o envio dos dados diretamente à Receita Federal. Essa ferramenta é conhecida como SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). 

Mesmo sendo parte da rotina das empresas, muitos empresários possuem dúvidas sobre como funciona esse sistema e isso se estende às empresas que são optantes do regime Simples Nacional, seja ela Microempresa (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP).

Por isso, chamamos sua atenção para a importância de entender como funciona  a transmissão de suas informações. Acompanhe! 

Sistema SPED

Todas as informações federais, estaduais e municipais foram integradas pelo SPED, desta forma, as empresas podem contar com uma plataforma mais simples e sem muita burocracia. Assim, houve uma redução considerável do número de documentos físicos que eram utilizados pelas empresas. 

Isso também gera maior economia e garante agilidade aos procedimentos fiscais e contábeis necessários às empresas brasileiras. Através deste sistema, é possível reunir todas as informações sobre os documentos que garantem a regularidade das empresas brasileiras. São eles: 

• e-Financeira;
• eSocial;
• Escrituração Fiscal Digital (EFD);
• Escrituração Contábil Digital (ECD);
• Escrituração Contábil Fiscal (ECF);
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
• Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e);
• Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e).

Sendo assim, tais informações devem ser registradas corretamente para evitar erros que possam prejudicar a empresa. Então, para garantir a segurança das operações, é necessário possuir um Certificado Digital, que se trata de uma assinatura virtual, que pode ser adquirida em empresas especializadas. Esta certificação deve ser válida pelo padrão ICP Brasil.

Envio das obrigações

É importante ressaltar a facilidade para o cumprimento das obrigações acessórias das empresas por meio do SPED. Elas se tornaram digitais, então, veja quais devem ser enviadas e quais não são voltadas às empresas do Simples Nacional: 

Escrituração Contábil Digital (ECD): substitui as escriturações manuais, como por exemplo, o Livro Diário; o Livro Razão; o Livro Balancetes Diários, Balanços, além das fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transmitidos.

As informações devem ser apresentadas até o último dia útil de maio. A entrega deve ser realizada por microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo simples nacional e que tenham recebido recursos através de investidor-anjo.

Escrituração Contábil Fiscal (ECF): essa escrituração substitui a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ). Mas como se trata do imposto de renda da pessoa jurídica, a obrigatoriedade da entrega da ECF não se aplica às microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo simples nacional.

Escrituração Fiscal Digital (EFD): ela passou a ser chamada de SPED Fiscal e deve ser apresentada todos os meses. Mas atenção: as empresas enquadradas no regime do simples nacional não possuem a obrigatoriedade da entrega do SPED PIS/COFINS ou EFD Contribuições, como é chamada, ainda que recolham a contribuição previdenciária patronal – CPP.

NFe: no envio da NFe devem ser prestadas as informações do código de regime tributário simples nacional CSOSN (Código de Situação da Operação) no emissor disponibilizado pelo fisco. A empresa deve transmitir o arquivo XML de NFe emitida em contingência, modalidade DPEC ou em FS-DA, em até 168 horas após a data de emissão da NFe.

MDF-e: se trata do manifesto de documento fiscal eletrônico, que é obrigatório para quem efetua o transporte de cargas, assim como quem contrata transportador autônomo de cargas ou mesmo se o frete for realizado por veículos próprios ou arrendados.

Sendo assim, as empresas do Simples também precisam emitir e enviar o MDF-e além de emitir o documento auxiliar do manifesto eletrônico de documentos (DAMDFE). 

eSocial: os micro e pequenos empresários devem atentar a esta obrigação que também é voltada ao Simples Nacional, onde consta o cadastro dos empregados e seus vínculos com a respectiva empresa; além de dados da folha de pagamento e os direitos do trabalhador. 

EFD Reinf: conforme a Receita Federal, a data de início da obrigatoriedade de entrega da EFD-Reinf pelas empresas optantes pelo Simples Nacional, será a partir do dia 10 de maio de 2021, em relação aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de maio de 2021.

Benefícios do SPED

• Redução de custos relativos às obrigações fiscais e tributárias para as empresas do simples nacional;
• Redução de custos com a dispensa de emissão e armazenamento de documentos em papel;
• Simplificação das obrigações acessórias;
• Uniformização das informações que o contribuinte presta às diversas unidades federadas;
• Simplificação dos procedimentos sujeitos ao controle da administração tributária;
• Fortalecimento do controle e da fiscalização;
• Rapidez no acesso às informações;
• Redução de custos administrativos;
• Melhoria da qualidade da informação;
• Transparência nos processos fiscais.

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Por Samara Arruda