eSocial é um projeto do Governo Federal que busca unificar e simplificar a entrega de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais de todo o Brasil. Desta forma, quando as empresas comunicam o Governo através do novo sistema de registro, todas as informações dos trabalhadores ficam armazenadas em um Ambiente Nacional Virtual, garantindo padronização.
É necessário esclarecer: o eSocial, sozinho, não resulta em multas para as empresas porque não muda a legislação. Porém, a obrigatoriedade aumentará o risco de penalizações, já que o processo de fiscalização será simplificado e todas as informações ficarão concentradas na plataforma do governo. Ou seja, ela faz com que a lei se cumpra muito mais rapidamente do que antes e, para evitar multas, é necessário ficar atento aos prazos, já que as empresas terão menos tempo para enviar dados ao Fisco.
Para as empresas que já estão em compliance, os impactos são bem menores e seguindo o processo de forma adequada, não haverá penalizações. Já as empresas que não estão de acordo com a legislação ou costumam atrasar o envio de dados, será necessário cuidado redobrado.
Além disso, algumas empresas podem ter mais dificuldades que outras mesmo estando em dia com a legislação. Isso porque o volume e intensidade da circulação de informações nas empresas pode variar, dependendo do grau de risco/rotatividade de colaboradores. Nesses casos, é necessário estar ainda mais atento aos processos e planejar a execução das especificidades com cuidado. Todo esse processo de adequação pode ser simplificado com um sistema especializado para Gestão de Pessoas.
E se eu perder o prazo do eSocial?
Se uma empresa perder os prazos para adequação, estará passível a multas e a observações na Receita Federal. Por isso, é importante realizar a mudança de cultura e de processos o mais rápido possível.
Confira 7 multas decorrentes da falta de repasse de informações:
Alterações de contrato e cadastros de dados
Com as etapas de saneamento cadastral do eSocial, é importante que as informações dos empregados estejam sempre atualizadas durante o período em que existe vínculo empregatício. Desde o número do CPF do colaborador, até seu endereço e sobrenome de casado, por exemplo – todos os dados cadastrais precisam estar corretos no sistema. A multa é de R$600 por empregado.
Acidentes de trabalho
Quando, infelizmente, acontece um acidente de trabalho, é preciso emitir uma Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT). O prazo do envio da CAT no eSocial é o mesmo: até o primeiro dia útil seguinte ao acontecimento ou imediatamente em caso de morte. As multas por atraso ou falta de comunicação variam de acordo com o salário de contribuição e, caso o atraso se repita, a multa pode ser dobrada.
Admissões não informadas
Antes do eSocial, a empresa tinha até o sétimo dia do mês seguinte para comunicar a admissão de um colaborador e as informações eram enviadas através do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED). Com a obrigatoriedade, os dados passam a ser enviados, pelo novo sistema, no máximo até um dia antes do empregado começar seu trabalho na empresa.
Caso o setor de Recursos Humanos não informe a admissão no tempo esperado, terá de pagar multas de R$ 3.000 a R$ 6.000, e ainda, R$ 800 a cada empregado não registrado no caso de micro ou pequena empresa.
Férias
Não comunicar férias de empregados pode gerar multas de R$ 170,00 (por férias não comunicadas).
Folha de pagamento
Empresas que falharem em cumprir com o sistema e não enviarem documentos de acordo com os novos parâmetros poderão ser penalizadas a partir de R$ 1.812,87. É necessário rever e automatizar processos para reduzir chances de multas.
https://www.jornalcontabil.com.br/adesao-ao-esocial-e-prorrogada-para-10-de-outubro/
FGTS
O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) também fará parte do eSocial: ao não realizar o depósito, deixar de computar a parcela de remuneração ou perderem prazos de pagamento, empresas deverão pagar multas que variam de R$ 10,64 e R$ 106,41 por empregado, sendo cobrada em dobro em caso de reincidência.
Exames médicos
Em momentos de admissão, retorno, mudança de função e demissão, é preciso realizar exames em cada colaborador para obter o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO). A não realização destes exames sujeita a empresa a multas determinadas por um fiscal de trabalho e que ficam entre R$ 402,53 e R$ 4.025,33.
Sua empresa está preparada para o eSocial?
Com foco em ampliar a base de arrecadação dos tributos e melhorar a distribuição de cargas tributárias, a qualificação cadastral para eSocial se torna um assunto importantíssimo para compliance em 2018 e 2019.
Mesmo nesta situação, apenas 4,4% das companhias do país implementaram o eSocial para empresas e 42% ainda não começaram o processo, segundo levantamento da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon).