eSocial: Como se adequar ao programa?

O eSocial é uma forma de a empresa mandar os dados de seus colaboradores, de maneira unificada, para os 4 órgãos do governo que têm relação com laços empregatícios.

Antes do eSocial, esses dados eram enviados de de maneira separada, causando confusão, troca de dados, inconsistência e, também, perda de tempo.

Com a implantação do eSocial, essas informações são enviadas de uma só vez, em um só documento, para a Caixa Econômica Federal, Ministério do Trabalho, Receita Federal e Secretaria da Previdência Social.

Como os prazos, apesar de longos em alguns casos, devem ser cumpridos à risca, sob pena de multas, a maioria das empresas já se adequou a essa emissão de dados. Para evitar aglomeração e confusão na hora dessa adaptação, o Governo Federal decidiu dividir todas as empresas que devem emitir o e Social em 4 grandes grupos. Desse modo, cada grupo tem seus prazos específicas para se adaptar a emissão de cada tipo de documento.

A ideia é que, uma vez que o sistema esteja todo implantado, a partir de 2020, os dados trabalhistas de todos os trabalhadores brasileiros estejam centralizados e sejam os mesmos em todos os órgãos envolvidos no cumprimento dos direitos e deveres desta classe.

Por isso, o quanto antes as empresas que devem fazer essa emissão se adaptarem, melhor para os empresários, que assim, evitam multas altas que os atrasos nessa área podem causar.

Por esses motivos, saber o que é e como se adaptar ao sistema do e Social, é a principal questão para empresários que se encaixam nesses 4 grandes grupos de adesão. Vamos entender um pouco mais:

O que é eSocial?

ESocial é o Sistema de Escrituração Fiscal e Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas. Esse projeto foi desenvolvido pelo Governo Federal em 2014  e tem como objetivo unificar o envio de todas as informações dos funcionários e estagiários em um só documento.

Essas mesmas informações, unificadas e consolidadas, vão ser enviadas aos 4 órgãos do governo que lidam com a área trabalhista. Esses 4 órgãos são a Caixa Econômica Federal, o Ministério do Trabalho, a Secretaria da Previdência Social e a Receita Federal, como dissemos no começo do texto.

A implementação do e Social é obrigatória e está normatizada pelo Decreto 8.373, de 11 de dezembro de 2014.

Quais as obrigações vão ser unificadas no eSocial

São 15 obrigações que vão ser enviadas de maneira unificada para os órgãos do Governo, como indica a tabela abaixo:

Qual é o objetivo do eSocial

Como dissemos acima, o objetivo principal é evitar a emissão de informações trabalhistas desencontradas e repetidas para os órgãos do Governo. Além disso, após a implementação completa do sistema do eSocial, a burocracia trabalhista vai diminuir enormemente para as empresas e para a contabilidade desses negócios, uma vez que, ao invés de emitirem vários documentos para as 4 entidades, somente um documento vai precisar ser emitido.

De acordo com Art. 3º do decreto que rege o sistema:

O e Social rege-se pelos seguintes princípios:

I – viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas;

II – racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações;

III – eliminar a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas;

IV – aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias; e

V – conferir tratamento diferenciado às microempresas e empresas de pequeno porte

Que empresas precisam emitir o eSocial

Todas as empresas do país devem emitir o eSocial. A diferença entre elas está nos prazos que cada grupo de empresas tem para se adequar ao sistema. Veja os grupos:

Grupo 01

• Empresas com faturamento superior a 78 milhões no ano base 2016.

Grupo 02

• Demais empresas com CNPJ exceto simples nacional (posição 07/2018) e empresas dos grupos 1, 3 e 4.

Grupo 03

• Empregadores PF, MEI com empregados, entidades com natureza jurídica iniciada em 3 e demais CNPJ, exceto empresas do grupo 1, 2 e 4.

Grupo 04

• Administrações Públicas e organizações internacionais.

De acordo com o Portal e Social do Governo Federal, cada um desses grupos de empresas deve seguir um cronograma específico:

Cronograma E Social

Grupo 1 – Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões

Fase 1: Janeiro/18 – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas

Fase 2: Março/18: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos

Fase 3: Maio/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento

Fase 4: Julho/18: Substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada

Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador

Grupo 2 – Demais empresas privadas, incluindo Simples, MEIs e pessoas físicas (que possuam empregados)

Fase 1: Julho/18 – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas

Fase 2: Set/18: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos

Fase 3: Nov/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento

Fase 4: Janeiro/19: Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada

Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador

Grupo 3 – Entes Públicos

Fase 1: Janeiro/19 – Apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas

Fase 2: Março/19: Nesta fase, entes passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos) Ex: admissões, afastamentos e desligamentos

Fase 3: Maio/19: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento

Fase 4: Julho/19: Substituição da GFIP (guia de informações à Previdência) e compensação cruzada

Fase 5: Julho/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador

Grupo 4 – Segurado Especial e Pequeno Produtor Rural Pessoa Física

Fase 1 – janeiro/2019: apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas

Fase 2 – março/2019: nesta fase, as empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos

Fase 3 – maio/2019: torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento

Fase 4 – julho de 2019: substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência) e compensação cruzada

Fase 5 – julho de 2019: na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador

Esse cronograma pode ser melhor visualizado e entendido na imagem abaixo:

MEI no e Social

A princípio, nada vai ser alterado no sistema de emissão dos empresários cadastrados como MEI. De acordo com o próprio comitê que rege o e Social, os empresários MEI vão continuar fazendo a emissão do DAS SIMEI, uma vez que ele também já é um sistema de emissão unificada.

Segundo consta no Portal e Social:

“De acordo com o Comitê Gestor do eSocial, será desenvolvido um módulo específico para auxiliar os usuários do programa do Microempreendedor Individual (MEI), na qualidade de empregador para o cumprimento de suas obrigações trabalhistas e tributárias.

Já na condição de microempreendedor, ele continuará fazendo uso do SIMEI, que é um sistema de pagamento de tributos unificados, em valores fixos mensais. Para este tipo de contribuinte, não há qualquer tipo de mudança prevista.”

Informações que devem constar no e Social a cada fase

Na tabela a seguir, estão as informações solicitadas pelo e Social a cada fase de implementação:

DICA: Se prepare e se especialize em Departamento Pessoal e eSocial

Como já sabemos, o eSocial traz muitas informações importantes e é preciso ter atenção redobrada para estar preparado, ainda mais agora com os prazos de entrega.

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Conteúdo via Quanto Sobra