eSocial: Veja como esse sistema funciona

O sistema foi criado em 2014, por meio do decreto 8.373/2014, visando unificar todos os dados trabalhistas, tributários e previdenciários das empresas.

Desta forma, foi estabelecida uma plataforma em 2018, o que facilitou o acesso a estas informações.

Por meio da iniciativa, também ficou garantido que fossem cumpridas todas as exigências fiscais cabíveis aos setores.

Dentre os principais documentos disponíveis na plataforma, está a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS); a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) e o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP);

Com a nova plataforma e as mudanças em 2020, as empresas precisam estar atentas às orientações trazidas pelo sistema, para evitar prejuízos como perder prazos, por exemplo, o que pode causar problemas fiscais ou jurídicos.

Sendo assim, o setor responsável tem a opção de utilizar as planilhas que contém datas importantes e os documentos da plataforma. 

Quais informações são recolhidas pelo e-Social?

Antes da implantação do e-Social, o processo de recolhimento de dados sobre a empresa e os funcionários era realizado individualmente e manualmente, o que demandava bastante tempo, porém, este procedimento se tornou em uma tarefa rápida e fácil mediante o uso de uma única plataforma online, permitindo que as empresas cumpram com todas as obrigações.

Observe quais informações o empresário precisa transmitir para o Governo Federal: 

• Folha de pagamentos;
• Quadro de Horário de Trabalho;
• Guia da Previdência Social (GPS);
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
• Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
• Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
• Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
• Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
• Comunicação de Dispensa (CD);
• Livro de Registro de Empregados (LRE);
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT (CAGED);
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP).

Vantagens do e-Social

A princípio, a vantagem mais visível no uso do e-Social é o aumento da produtividade das empresas, uma vez que otimiza o tempo gasto para realizar esta atividade, além de reduzir as chances de transmitir informações erradas e promover maior segurança no envio dos dados. 

Principais Mudanças

As alterações estão relacionadas principalmente à simplificação da plataforma do eSocial para garantir o acesso a todas as funcionalidades disponíveis.

A intenção é desburocratizar os processos, por meio da facilidade no acesso à plataforma, além da diminuição da quantidade de informações que são necessárias para o ingresso das empresas.

Estas, tiveram redução de 40% a 50%.

Para melhorar a plataforma, os técnicos também ouviram muitos usuários e desenvolvedores, que ressaltaram os seguintes pontos: 

• Eliminação de tabelas de cargos, horários e funções;
• Não há mais a necessidade de cadastramento de processos judiciais, sempre em relação para matérias não ligadas a tributos/FGTS;
• Possibilidade de usar uma tabela padrão de rubricas, evitando a necessidade de cadastrar rubricas próprias.

Plataformas específicas

Outra questão que merece atenção é referente às micro e pequenas empresas que passaram a ser inseridas no eSocial de forma automática, pois, antes elas não eram obrigadas a participar do sistema.

Assim, elas contam com uma plataforma específica e outra destinada para atender às grandes empresas.

Assim como ocorreu com a Receita Federal e o setor de Trabalho e Previdência.

Ambos passaram a contar com uma plataforma específica, respectivamente, o que facilita o acesso às obrigações tributárias, trabalhistas e previdenciárias.

e-Social x Simples Nacional

A automatização dos procedimentos empresariais foi implementada com o objetivo de simplificar e promover celeridade na rotina das empresas, além de minimizar os erros atribuídos aos processos manuais. 

Assim, o e-Social se constitui na entrega das obrigações fiscais e contábeis diante de um modelo padrão, o que pode resultar em benefícios para as empresas como a otimização do tempo e redução de gastos. 

No entanto, uma das principais dúvidas quanto ao acesso a esse sistema, está no direcionamento da obrigatoriedade de quais empresas devem adotar ao e-Social, como no caso daquelas regidas pelo Simples Nacional, as quais, realmente estão sujeitas à esta tarefa considerando que possuem funcionários para auxiliar nas atividades laborais. 

Há casos específicos que podem exigir o e-Social para a transmissão de dados referentes a empregados domésticos. 

Além do mais, toda empresa que se enquadra no contexto apresentado acima, precisa utilizar o e-Social para apresentar as seguintes informações: 

• Fiscais;
• Previdenciárias;
• Trabalhistas.

Portanto, é simples compreender que o sistema é o âmbito que reúne em um só lugar, todos os dados que devem ser enviados aos órgãos de fiscalização competentes. 

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Por Laura Alvarenga