Gestão de pessoas na contabilidade: uma preocupação inadiável

A gestão de pessoas é um desafio na sua empresa contábil? Você não tem tempo para avaliar o desempenho dos colaboradores? Quem sabe até possui uma rotatividade grande na sua equipe de trabalho?

Essas são queixas comuns na contabilidade. Acontecem especialmente pela falta de tempopara atender pessoalmente cada um dos colaboradores. Afinal, sobram grandes demandas, sejam dos clientes ou até mesmo por erros na própria gestão contábil.

Mas para que você possa fazer de 2018 um ano de motivação e de aumento da produtividade, preparamos este artigo com dicas para tornar a gestão de pessoas na contabilidade um desafio menos complicado do que parece.

Você vai ver:

• Como contratar funcionários
• Como gerenciar planos de cargos e salários
• Por que fazer avaliações de desempenho
• Como investir na motivação da equipe
• Por que apostar em treinamentos
• Como criar um ambiente saudável
• Por que o home office pode ser uma ótima alternativa.

Gestão de pessoas: o que não pode faltar na estratégia

A gestão de pessoas na contabilidade é uma preocupação inadiável. Isso se justifica porque o desempenho e os resultados do escritório dependem diretamente dos colaboradores. A insatisfação leva à queda de produtividade. A motivação provoca efeito contrário. Mas como acertar nessa hora? As dicas a seguir podem ajudar.

Contrate colaboradores alinhados com os valores e objetivos da empresa

O turnover (rotatividade) é um problema que ocorre em diversas empresas contábeis. Ele impacta diretamente na produtividade. Afinal, cada novo funcionário demanda horas de treinamento e adaptação à equipe. Isso sem considerar as demandas de entrevistas e contratação de empresas para publicar as novas vagas.

Mas para que você possa reduzir essa rotatividade, é necessário analisar primeiro as causas. Ou seja, o que leva os funcionários a sair da empresa. Podem ser diversos motivos, como:

• Salários abaixo do mercado
• Perfil diferente do desejado
• Não se adaptar com a equipe
• Falta de feedback
• Falta de oportunidades de crescimento
• Distância entre o escritório e sua residência
• Valores não condizentes com a empresa.

A maioria desses problemas são minimizados quando os valores do colaborador estão alinhados com os da empresa. Por isso, investigue na entrevista de emprego o que o candidato pensa sobre isso.

Por exemplo, se sua empresa contábil sempre está buscando inovação, um funcionário que tenha como valor a estabilidade e, consequentemente, dificuldade de mudanças, pode não se adaptar. É um indicativo de que ele venha a solicitar o desligamento da empresa mais cedo ou mais tarde.

Gestão de pessoas com plano de cargos e salários

Geralmente, vemos planos de cargos e salários apenas em multinacionais, não é mesmo? Mas se você possuir uma empresa, mesmo que familiar, é possível aplicar essa metodologia na gestão de pessoas também.

Possibilitar o crescimento aos seus colaboradores, sem dúvidas, fará com que fiquem mais motivados para dar o seu melhor para serem promovidos ao próximo nível.

Mas atenção: implante o plano de cargos e salários apenas se houver a possibilidade real de promover os colaboradores na empresa. Se a promessa no momento da contratação não for cumprida, pode gerar o efeito contrário e causar a desmotivação da equipe.

Para isso, você pode categorizar uma mesma função em três passos de crescimento, por exemplo:

• Assistente Contábil Júnior
• Assistente Contábil Pleno
• Assistente Contábil Sênior.

Nesse exemplo, o próximo nível, então, seria o cargo de Analista de Contabilidade Júnior.

Caso seu funcionário ainda precise evoluir em alguma área, ou tiver um diferencial, como inglês, também é possível criar faixas de salário dentro de uma mesma categoria.

Exemplo prático de gestão de pessoas na contabilidade

Vamos falar de uma forma prática, com um exemplo. Você buscava um Assistente Fiscal Júnior e gostou muito de um candidato. Ele, inclusive, estaria apto para ocupar uma vaga de Analista Júnior. Mas você não pode pagar um salário mais alto para ele nesse momento.

Nesse caso, é possível propor uma vaga de Assistente Fiscal Sênior, com o último nível de salário. E caso ele apresente um bom desempenho, terá a possibilidade de ser promovido na próxima avaliação de desempenho.

Dessa forma, você pode avaliar as atividades desempenhadas por esse colaborador no dia a dia. Além disso, apresentar uma possibilidade real de crescimento dentro da sua empresa, caso o resultado seja satisfatório.

Faça avaliações de desempenho periódicas

No tópico anterior, falamos de avaliação de desempenho na gestão de pessoas na área contábil. Então, agora reflita sobre isso a partir destas perguntas:

• Você dá feedback constante aos seus colaboradores?
• Seus funcionários sabem quais são os principais pontos que precisam melhorar?
• Eles têm metas e desafios a cumprir sobre os quais são avaliados periodicamente?
• Ou simplesmente, depois da contratação, não existe nenhum tipo de acompanhamento?

As avaliações de desempenho são utilizadas tanto para verificar se o seu funcionário já está apto para ir ao próximo nível hierárquico, quanto para ouvi-lo, traçar metas e ajudá-lo a melhorar.

Se você é proprietário de uma empresa contábil, provavelmente não tem tempo para acompanhar constantemente seus colaboradores. Por outro lado, reservar uma semanadurante o ano para realizar as avaliações é uma ótima ideia. O desempenho do seu escritório como um todo pode ser muito melhor.

É importante abrir a oportunidade de ouvir seus colaboradores, traçar metas que os motivem a desempenhar melhor suas funções. Além disso, ajudá-los nos pontos que necessitam de suporte. Isso fará com que a motivação seja renovada e o desempenho da grande maioria seja melhor e satisfatório.

Você também poderá analisar se o seu funcionário já está apto para cumprir uma nova função. Afinal, vai verificar qual é o perfil que cada um desempenha melhor.

Uma ótima dica é aplicar testes de perfil comportamental para conhecer melhor seu funcionário e conseguir otimizar o seu trabalho. Por exemplo, os chamados testes de assessment.

Um funcionário com perfil comunicador poderia ser realocado para a equipe comercial, caso seja o desejo dele. Já uma pessoa com perfil analista pode ser ir para um cargo em que demande mais revisões e análises do que um cargo operacional.

Como manter a motivação dos funcionários com salários baixos

Sabemos que a realidade de muitos escritórios é o recebimento de baixos honorários. Por consequência, não existe a possibilidade de aumentar o salário dos colaboradores. Mas como manter a motivação e fazer uma boa gestão de pessoas na contabilidade diante disso?

Não ignore a possibilidade de aprendizado. Afinal, os funcionários vão trabalhar com diversos tipos de empresas, desde o MEI, Simples Nacional até grandes empresas com Lucro Real. Existe um gigantesco leque de atividades para serem aprendidas e realizadas na prática.

Muitos profissionais entram em grandes empresas e fazem apenas tarefas fixas. Mas em um escritório, é possível aprender na prática e em pouco tempo o que alguns profissionais que trabalham em multinacionais não aprendem durante toda a sua vida. Pense nisso!

Cursos para seus colaboradores e participação em eventos

Para que seu funcionário se sinta valorizado e queira permanecer na empresa, uma ótima dica de gestão de pessoas é disponibilizar treinamentos, cursos de capacitação e a participação em eventos contábeis.

Eles não precisam necessariamente ser pagos. Diversas instituições disponibilizam conteúdos gratuitos. É o caso dos conselho regionais de contabilidade, com cursos online e eventos a custo zero ou mais acessíveis. Também vale citar as capacitações online da Endeavor, que podem ajudar muito com planejamento e produtividade.

Especialmente na área contábil, é essencial se manter atualizado. A todo momento, as legislações são alteradas e são publicadas novas obrigações acessórias. Então, esse é um investimento tanto no seu funcionário quanto uma garantia que sua empresa estará entregando os trabalhos de forma correta, dentro da lei vigente.

Promova o day off

Você conhece alguém que já trabalhou em uma empresa que dava folga aos funcionários no dia do seu aniversário? Se sim, com certeza que ela contou isso como um ponto muito positivo, não é mesmo?

Algumas grandes organizações também realizam um dia de folga coletivo para todos os seus funcionários, como é o caso da Deloitte. E esse dia não é a festa de final de ano, mas sim próximo à metade do ano. É uma forma de recompor a energia e estimular a integração entre os colaboradores.

Você já pensou em fazer uma dessas atividades na sua empresa? Quem sabe possa ser umaoportunidade para você testar a melhora da gestão de pessoas no seu escritório contábil em 2018? Coloque em prática e verifique como seus funcionários vão reagir a essa notícia.

Fomente um ambiente de trabalho saudável

Pessoas felizes produzem mais e melhor, segundo a Catho, um grande portal de carreiras. De acordo com Maria Ara, psicóloga e especialista em gestão empresarial, os profissionais felizes fazem com que o ambiente de trabalho seja mais produtivo. Isso leva todos os colaboradores ao seu redor a ter uma melhora no desempenho.

Pense na seguinte situação: funcionários desmotivados, que reclamam das demandas de trabalho e dos seus superiores, tendem a implantar esse mesmo pensamento nos demais membros da equipe.

Já funcionários felizes e motivados tendem a enxergar a empresa e as atividades como uma grande oportunidade de crescimento. E isso faz com que os demais sigam essa linha, fomentando o ambiente saudável.

Além disso, você pode ajudar a melhorar o próprio ambiente de algumas formas, como:

• Colocando flores e plantas para deixar o espaço mais leve
• Permitir que seus colaboradores ouçam música com fones de ouvidos, o que também ajuda a manter o foco e promover o bem-estar
• Permitir que tenham horários flexíveis, desde que não prejudique nas atividades dos demais membros da equipe.

Faça pesquisas de clima

As pesquisas de clima organizacionais são excelentes para entender como o ambiente da empresa contábil está influenciando na motivação dos colaboradores. Com ela, será possívelanalisar dados concretos informados pelos seus funcionários sobre diversas áreas da empresa, como:

• As políticas de RH
• A comunicação interna
• Como o funcionário vê seu reconhecimento
• Como o colaborador vê seus superiores
• Quais os principais pontos de melhoria, segundo a visão do funcionário.

Além disso, é possível montar um questionário sem custo por ferramentas como o Google Forms. Também vale contratar uma empresa que possa fazer o questionário e enviar a análise pronta.

Lembre-se de que esse é um investimento na gestão de pessoas da sua empresa. Como tal, pode trazer ótimos resultados, tanto na satisfação dos seus colaboradores quanto no aumento da produtividade da empresa.

Cogite o home office

Qual é o tempo médio de deslocamento da sua casa para o escritório? E se em vez de gastar esse tempo no trânsito, você pudesse cuidar ficar mais com a sua família e focar no que é mais importante?

Seria muito bom, não é mesmo? E por que você não pode fazer isso com seus funcionários tendo em vista a melhora na gestão de pessoas? A Reforma Trabalhista regulamentou o home office. E você pode aplicar isso na sua empresa também. Veja o que é necessário:

• Constar a opção de home office no contrato de trabalho
• Especificar no contrato quais serão as atividades exercidas pelo profissional em home office
• Deixar claro no contrato quem é o responsável por arcar com os custos e a manutenção dos materiais utilizados para exercer a atividade.

Mas como um funcionário de um escritório de contabilidade pode trabalhar em casa? Simples: com os sistemas de gestão em nuvem, como é o caso do ContaAzul.

Se você possui clientes que trabalham com o ContaAzul e tem a integração com o seu sistema contábil, todas as informações necessárias para desenvolver o serviço estarão disponíveis de forma online. Isso possibilita que seu funcionário trabalhe em casa ou no escritório.

Como implantar o home office na sua equipe contábil

Cada vez mais, o home office cresce como oportunidade de qualificar a gestão de pessoas. Se você concorda e quer implantar na sua empresa contábil, confira as dicas a seguir:

1. Comece definindo quais demandas o funcionário deverá entregar quando estiver em home office. Por exemplo, fazer a contabilidade mensal de um cliente.
2. Analise se essa demanda é condizente com o tempo de trabalho dele. Se você definir metas altas, pode desmotivá-lo. Devem haver metas, porém, realistas.
3. Comece testando o home office uma vez por mês para verificar se o seu funcionário se adaptará com essa forma de trabalho.
4. Converse com seu colaborador para receber o feedback dele com essa experiência e como ambos podem melhorar para aumentar a frequência do home office.
5. Além de conversar, analise o rendimento do seu colaborador tanto em home office quanto no escritório.

Sem dúvidas, essa é uma inovação que pode ser implantada nos escritórios de contabilidade. E com vantagens para todos os lados: sua empresa, seus colaboradores e seus clientes.

Invista na gestão de pessoas

Aquele velho clichê nunca perde a razão de existir: seu colaborador é seu maior patrimônio. Então, está mais do que na hora de investir no capital humano. Sua empresa contábil pode crescer muito a partir daí. Que tal fazer de 2018 um ano promissor, com mais produtividade e motivação? Boa sorte nessa jornada!

SOBRE O AUTOR DO ARTIGO

Vinicius Roveda

Vinicius Roveda atua há 15 anos no mercado de tecnologia e internet. Possui formação em Ciências da Computação, MBA em Gestão Empresarial e especialização em Gestão de Produtos. É fundador e CEO da ContaAzul, fornecedora de software de gestão online para MPEs de todo o Brasil. A ContaAzul foi acelerada pela americana 500Startups e já recebeu aportes de diversos investidores mundiais desde 2009.