Gestão financeira em empresas contábeis: um tema essencial

Como lidar com a gestão financeira da sua própria empresa contábil? Essa é uma questão paradoxal para muitos empreendedores contábeis. Os profissionais dominam a habilidade de lidar com números dos seus clientes. Inclusive, os orientam em assuntos que vão além dos aspectos contábeis, oferecendo orientação sobre a gestão dos negócios.

Porém, não é de hoje que alguns empreendedores contábeis deixam de lado sua própria gestão financeira. Esses empresários não fazem uma análise das finanças do seu negócio, não sabem avaliar como está a saúde da sua empresa contábil, ou simplesmente não estão atentos a aspectos relacionados à inadimplência dos seus clientes.

É muito comum que, no momento que resolve avaliar esse quesito, o empreendedor já esteja com problemas financeiros. Por isso, é importante que você, empresário contábil, tenha em mente que o controle financeiro da sua empresa é indispensável – e isso envolve capacidade de coordenar de forma orquestrada a gestão do seu negócio.

É importante saber quais os investimentos que efetivamente pode fazer, como está segmentado o seu fluxo de despesas, como estão os custos operacionais diante das despesas não operacionais da sua empresa, entre diversos outros pontos. Muitos fatores farão a diferença, então olhe a fundo os aspectos relacionados à própria inadimplência: esse fator pode criar sérios problemas para a sua contabilidade.

Quer saber como praticar uma gestão financeira eficaz em sua empresa contábil? Aqui estão três dicas básicas!

Dica 1: Tenha um controle completo dos custos

Para ter uma gestão financeira eficaz é necessário entender claramente como está toda a sua relação de custos. E, talvez, seja necessário que você mantenha um controle específico em relação a isso.

Por exemplo: quanto custa a sua equipe? Como a sua equipe está dividida dentro dos processos operacionais e não operacionais? Qual a relação que existe entre o operacional e o não operacional?

É possível notar que algumas empresas contábeis estão cometendo erros trazendo muitos custos não operacionais para o seu negócio. Esses são custos que podem gerar uma despesa alta para o escritório, porém não geram resultado na operação específica.

Ou seja, avalie a vantagem de ter um time mais voltado a atividades operacionais. Não é a opção mais lucrativa manter muitas pessoas do seu time voltadas a arquivo, logística e até à própria gestão financeira. Analise quais são as reais necessidades da sua empresa para que ela possa gerar um bom retorno.

Empresas contábeis que precisam de dois ou mais funcionários para cuidar da gestão financeira, precisam estar atentas ao valor de faturamento e se condiz a essa estrutura não operacional. Essa é uma despesa que infla a empresa e não reflete na execução das operações essenciais que precisam ser executadas. Nesses moldes impedem, por exemplo, de manter a contabilidade em dia. É importante ter muita atenção em como alocar a mão de obra dentro da sua empresa contábil. E, para que seja possível uma visão clara dessa situação, é necessário que manter um controle em relação a isso.

Dica 2: Analise seus números frequentemente

Na Tactus Contabilidade Online, mantemos uma planilha, que é sempre atualizada, onde é possível ter uma visão muito clara sobre os custos da empresa. Com o cruzamento de informações, tomamos decisões mais acertadas. Entre as informações mais essenciais estão a recorrência mensal, a entrada de novos clientes e o custo de aquisição de clientes (CAC). Esses dados são comparados com os investimentos de marketing contábil, assim é possível analisar se está alavancando, baseado na entrada de novos clientes e recorrências geradas.

Semanalmente os índices de inadimplência e atraso de honorários são verificados e se for constatado algum tipo de aumento uma ação será imediatamente tomada. Por exemplo, em um determinado mês tivemos um aumento significativo de atraso nos horários e no mesmo dia em que foi identificado foi estabelecido uma estratégia de recuperação que eliminou 65% desses atrasos. Um e-mail com um vídeo gravado foi enviado diretamente para os clientes inadimplentes para explicar os efeitos do atraso de honorários no negócio deles e o resultado foi imediato.

O empresário contábil não pode perder o controle dos seus números e precisa analisar diferentes métricas de resultados para manter a rentabilidade da sua empresa contábil.

Dica 3: Adote um sistema de gestão financeira

A terceira dica é: adote um sistema de gestão financeira prático para seu escritório.

Nas conversas com empreendedores contábeis nota-se que muitos ainda utilizam ferramentas de gestão pouco prática para o dia a dia. Isso gera perda de tempo e frustração nos resultados obtidos nas informações para tomada de decisão.

Na Tactus por exemplo, há três anos adotamos a ContaAzul para nossa gestão financeira. E por que a ContaAzul se encaixou na nossa empresa e atendeu as nossas necessidades? Dentre diversos benefícios, a plataforma entrega todos os relatórios que precisamos para tomar decisões em relação ao negócio contábil.

A ContaAzul permite, por exemplo, que a gestora financeira faça o trabalho dela de forma ágil e sem necessidades de monitoramento. Isso é altamente prático, visto que a rotina de um empresário contábil é, geralmente, bastante atribulada. Mesmo assim, é possível avaliar o fluxo financeiro, analisar os recebimentos, o índice de inadimplência e verificar o saldo da conta bancária – afinal, a própria plataforma já importa os dados do extrato bancário, outra grande vantagem. Dessa forma, já é possível ter um bom gerenciamento da empresa contábil.

Com relação às tomadas de decisão sobre investimentos futuros, algum tipo de despesa extraordinária ou até definições específicas sobre contratação de pessoas, é possível ter informações bastante claras dentro da plataforma.

Uma funcionalidade que merece destaque é o ContaAzul Receba Fácil, que abrange tanto cobrança via boleto quanto via cartão. Essa soluções ajudam muito no fluxo de cobrança dos clientes contábeis. Sistema de cobrança com várias (e confusas) etapas entre a geração de uma fatura, baixa do recebimento e contabilização tendem a dificultar processos que poderiam ser práticos e ágeis. Com a ContaAzul, a cobrança é feita de maneira completa pelo sistema, pulando diversas etapas burocráticas e otimizando consideravelmente o tempo gasto. A automatização do processo de contas a receber, a baixa automática mediante pagamento pelos clientes e os lançamentos para o sistema de gestão financeira geram informações em tempo real para contabilidade.

Por tudo isso, é muito importante ter informações gerais e específicas sobre a sua empresa contábil. É essencial que você acesse-as o tempo todo. Não utilizar um sistema, não enxergar a sua gestão financeira e não ter ações que tragam resultados podem gerar sérios problemas com a gestão da sua empresa contábil.

Fique muito atento com os números do seu negócio e tenha uma empresa contábil com muito mais sucesso no mercado.

Via ContaAzul

Anderson Hernandes

Anderson Hernandes é empresário contábil e diretor da Tactus há mais de 20 anos com formação em Marketing, MBA em Gestão de Negócios. Palestrante há mais de 10 anos, já realizou mais de 800 eventos. Escreveu 10 livros dentre eles Marketing Contábil 2.0 e Estratégias de Marketing para Empresas Contábeis, O Poder da Marca Pessoal nos Negócios e Gestão de Empresas Digitais.