Home Office: Como as organizações podem evitar não conformidades e erros nesse processo

Política de conformidade precisa renovar seus processos. Para isso, é necessário adotar novas ferramentas

Com a nova experiência de trabalho remoto a qual muitas empresas tiveram que aderir durante a pandemia, outros desafios surgiram para todos os setores e atividades corporativos, inclusive para o compliance.

Essa realidade exige uma reinvenção, a fim de assegurar que os esforços de implementação do programa feitos até o momento não sejam perdidos.

Como consequência da transformação na dinâmica de trabalho das empresas, acredita-se que há um aumento nos riscos de não-conformidade e, ao mesmo tempo, torna-se mais difícil identificar esses casos.

A forma como a equipe de compliance trabalha deve ser adaptada para superar esses desafios durante o home office.

Assegurar boas políticas corporativas

O primeiro passo para ter um programa de integridade eficiente durante o trabalho remoto é assegurar que os funcionários continuem cumprindo as políticas corporativas da empresa. Por isso, elas devem ser adaptadas a essa dinâmica.

Em tempos de trabalho em casa, é recomendável que seja implementada uma ferramenta para a cobrança digital, de forma que a equipe de compliance possa demandar dos demais colaboradores a leitura e o aceite dos termos por meio de uma plataforma virtual.

Outra forma para aprimorar as políticas corporativas diante da nova dinâmica é implementar normas internas específicas para o home office. Elas devem trazer previsões que ajudem a prevenir problemas associados ao desempenho das atividades de trabalho em ambientes externos, como o vazamento de informações sensíveis.

Implementar um canal de denúncias on-line

Para enfrentar os desafios impostos pelo trabalho remoto, mais especificamente, a ocorrência de casos de não-conformidade em ambientes externos à empresa, é necessário adotar novas ferramentas que viabilizam a identificação desses casos.

A principal dentre essas ferramentas é o canal de denúncias on-line. Ele possibilita que as infrações sejam reportadas por meio de um canal web, como um site ou um aplicativo. Assim, mesmo fora do escritório, o colaborador tem acesso a um meio para apresentar sua denúncia.

Vale a pena lembrar que, em uma dinâmica de trabalho remoto, é ainda mais importante contar com as informações fornecidas pelos colaboradores sobre possíveis infrações, já que eles estão em posição mais privilegiada para notar essas ocorrências.

Para implementar um canal de denúncias de forma adequada, é necessário que ele seja acessível para os funcionários e apresente regras claras de uso. O anonimato é o incentivo para que os colaboradores se manifestem, sem receio de retaliações.

Realizar treinamentos virtuais

Os desafios para o programa de compliance nas empresas diante do trabalho remoto incluem, ainda, a questão da preparação dos colaboradores. Os treinamentos presenciais devem ser substituídos por alternativas de educação corporativa à distância.

Novamente, é importante contar com uma ferramenta adequada para esta finalidade. A empresa deve buscar plataformas capazes de entregar treinamentos virtuais de compliance.

Capacitações on-line trazem a vantagem de ser realizadas a qualquer hora e em qualquer lugar, adaptando-se perfeitamente à nova dinâmica de trabalho. Além disso, são elaboradas de maneira a assegurar o engajamento dos funcionários, incluindo o uso de vários formatos de mídia, como vídeos e jogos interativos.

Facilitar a troca de formulários

Existe uma série de formulários que fazem parte da rotina do programa de compliance. Em uma situação típica, eles são levados aos colaboradores e o preenchimento é realizado de maneira direta.

Devido aos desafios impostos pelo trabalho remoto, é preciso haver uma nova alternativa. Assim como acontece com as políticas corporativas, o preenchimento deve ser feito com auxílio de uma ferramenta digital.

O uso de uma plataforma com uma funcionalidade específica para este fim é uma solução. Desta forma, evita-se trocas constantes de e-mails e de anexos, que podem acabar causando atrasos e perdas de documentos.

As medidas tomadas para superar os desafios do compliance no trabalho remoto não devem ser apenas temporárias. Afinal, é provável que, em alguma medida, essa nova dinâmica de trabalho seja mantida no futuro.

As recomendações para superar desafios de compliance no trabalho remoto ajudam a otimizar o desempenho do programa de modo geral. As empresas capazes de exercer a flexibilidade para contornar esses desafios e adotar novas estratégias abrem portas para ganhar vantagem competitiva e se destacar no mercado.