Época de declaração de Imposto de Renda (IR) é sinônimo de muita demanda e de estresse no seu escritório de contabilidade, não é mesmo? É certo que o volume de trabalho aumenta muito, principalmente nos últimos dias, que é quando muitos clientes decidem procurar ocontador. Há aqueles que tentaram preencher o formulário em casa, mas se confundiram com a quantidade de informações necessárias e podem apresentar problemas com o Leão (em 2015, 617 mil contribuintes caíram na malha fina da Receita Federal, de acordo com reportagem publicada no portal UOL). Também há clientes na pessoa jurídica que vão precisar de um profissional de contabilidade para realizar o cálculo do imposto de renda.

Para o Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF) em 2016 (ano-calendário 2015) existem novidades que vão exigir atenção dos contribuintes. Agora, é obrigatório incluir o CPF dos dependentes com mais de 14 anos (antes a idade era de 16 anos) e também dos profissionais liberais (como médicos, dentistas e advogados) que prestaram serviços com despesa declarada. Tanto o profissional quanto seu cliente devem incluir os respectivos CPFs em suas declarações. Além disso, a tecnologia foi aprimorada: será possível gravar e enviar as informações usando um único botão (e não mais um para salvar e outro para enviar). Já para aDeclaração Simplificada de Pessoa Jurídica (DSPJ) é importante destacar que as empresas inativas durante o ano-calendário 2015 também deverão apresentar sua declaração entre os dias 2 de janeiro e 31 de março de 2016, mas isso não inclui as empresas do Simples Nacional.

Então, se por um lado existe uma correria gigante para atender com qualidade todas as demandas que chegam juntas “aos 45 do segundo tempo”, de outro não se pode negar que é um excelente momento para ampliar a receita do escritório contábil.

Pensando em apoiar os contadores neste momento tão favorável quanto intenso, a ContaAzul para Contadores recomenda três ações práticas que os escritórios podem adotar para aproveitar a grande demanda que se aproxima, impactando o mínimo possível a rotina da equipe. Que tal fazer diferente desta vez e ser ainda mais produtivo e lucrativo? Confira:

1. Estabeleça um prazo para o recebimento dos documentos do IR

A entrega do IRPF vai de 1° de março até 29 de abril de 2016 e o escritório precisa se organizar para atender todos os clientes até essa data. Por isso, é importante que você estabeleça um prazo limite para o recebimento de todos os documentos e comunique formalmente a data por e-mail, acionando a função “aviso de leitura” (para garantir que o e-mail foi recebido e aberto pelo cliente). Além disso, reforce a mensagem em todos os meios de comunicação da empresa, incluindo um aviso em destaque no site do escritório, um post no blog (caso tenha) e adicionando um texto no perfil do Skype, por exemplo.

Também é importante mencionar em sua comunicação por e-mail que os documentos enviados fora do prazo resultarão em taxa extra, como forma de estimular o cumprimento da data estabelecida pelo contador. E não deixe de citar as penalidades para os clientes que perderem o prazo oficial da Receita Federal:

 

2. Crie uma comunicação proativa e educativa

Além de solicitar os documentos com antecedência, o contador pode oferecer uma sequência de materiais que orientem os clientes sobre a possibilidade de fazer um rascunho da declaração antecipadamente e informem as principais mudanças em relação ao IR do ano anterior, os documentos que devem ser considerados, a importância de enviá-los dentro do prazo para o contador e as penalidades que a Receita impõe em relação à perda do prazo oficial. Isso pode ser feito por meio de vídeos, posts no blog (caso tenha) ou mesmo reuniões e eventos.

Se você e seus clientes não têm tempo ou condições de se deslocarem, as reuniões virtuais são excelentes alternativas para esse encontro de “aquecimento” pré-IR. Existem soluções gratuitas para criar uma reunião virtual, como Google Hangouts e  GoToMeeting (versão de teste gratuita por 30 dias) e também opções pagas, como TreinaTom e Webex.

Depois que o prazo de entrega da declaração chegar ao fim, não deixe o assunto esfriar: a partir do dia 2 de maio de 2016 já estará disponível a versão para rascunho da declaração de 2017 (pessoa física) no site da Receita Federal. Estimule o hábito de preencher o rascunho entre seus clientes já pensando no próximo ano.

Observação: desde o dia 25 de fevereiro de 2016, o formato de rascunho da declaração só permite a importação dos dados. O preenchimento de novas informações só será possível a partir da liberação do rascunho 2017, em 2 de maio de 2016.

3. Monte um plano de trabalho diferenciado

Planejamento e organização fazem toda a diferença em momentos de alto volume de demanda como é o caso do Imposto de Renda. Utilizando técnicas de gestão do tempo e ferramentas para o controle das tarefas, é possível organizar a rotina da sua equipe de modo a antecipar tudo o que for possível em relação às atividades rotineiras de fechamento contábil e encerramento do exercício das MPEs. Assim, todo o tempo que ficar livre deve ser direcionado ao IR nos meses de março e abril.

Dependendo do volume de declarações que seu escritório de contabilidade processa, uma boa opção é montar um time à parte, focado no IR, mesmo que seja necessário contratar profissionais temporários para essa função. Nesse caso, você pode pensar no seu escritório como uma linha de produção: uma pessoa para receber e organizar os documentos e checar se não faltou nada, outra pessoa para digitar no sistema e outra para finalizar e transmitir a declaração. Com essa organização as atribuições ficam bem divididas e o time fica muito mais produtivo. Outra vantagem de montar essa equipe especial é que você consegue ampliar a capacidade de atendimento das declarações (gerando mais receita) sem prejudicar demais o trabalho do dia a dia e sobrecarregar a equipe com horas extras e estresse.

Muitos clientes que fizeram a declaração de Imposto de Renda com seu escritório contábil no ano passado devem procurar esse serviço novamente. Uma boa prática que você certamente adota é resgatar as declarações feitas no passado e deixar as novas declarações pré-prontas no sistema, apenas importando os dados antigos e atualizando com os dados deste ano. Com isso, sua equipe vai ganhar tempo para atender novos clientes e gerar mais receita.
Aproveitando essas dicas, sua empresa contábil terá a oportunidade de aproveitar a grande demanda que a declaração de Imposto de Renda traz, minimizando o impacto na rotina do escritório e aumentando o faturamento. De forma planejada, esse período pode ser extremamente positivo para a saúde financeira do seu negócio! Organize-se e faça diferente neste ano!

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