Você já ouviu falar de uma ferramenta que auxilia no registro contábil das empresas? Estamos falando do livro caixa, um documento para fazer o controle dos fluxos financeiros de entradas e saídas do caixa. Além disso, ele auxilia na escrituração contábil, com todos os registros de atos e fatos administrativos do negócio. Ele pode ser feito por profissionais liberais e autônomos, além de empresas devidamente regularizadas.
Ele deve ser utilizado a partir de documentos originais de fonte contábil, podendo ser classificado como um diário especial para registrar entradas de débito e crédito de uma conta.
Como principal meta, o livro caixa registra a entrada e saída de dinheiro em uma empresa. É fundamental registrar todos os pagamentos feitos em dinheiro, cheque e transferência, como água, energia elétrica, telefonia, materiais de escritório e outras necessidades que a empresa tenha.
Já os comprovantes devem ser arquivados em um local seguro para facilitar assim, o processo de manutenção do livro de forma correta. Fazer essa escrituração evita problemas contábeis e também a falta de controle de pagamentos. Afinal, na hora da demonstração de resultados (DRE) e de um balanço patrimonial do negócio fica mais fácil com um livro caixa bem estruturado.
O livro caixa pode ser usado por empresas de qualquer porte, desde que façam o registro corretamente. Isto é, anotar todas as entradas e saídas financeiras, registrar os recebimentos, pagamentos e demais atividades.
Mesmo não sendo obrigatório para todos os tipos de negócio, é interessante usá-lo para controlar os fluxos monetários.
As empresas enquadradas no regime tributário Simples Nacional – ou seja, aquelas que têm uma receita bruta anual de R$ 4,8 milhões – são obrigadas a declararem os valores do fluxo de caixa. Com um livro caixa com os devidos registros de entrada e saída, esses números são facilmente encontrados em um único lugar.
Basicamente você precisa prestar atenção aos itens como data, histórico, entrada, saída e saldo final. Cada página, geralmente, cobre um mês de atividade e isso depende muito da quantidade de transações processadas pela empresa.
Existem variações na estrutura, e esses itens são os principais para que o controle financeiro seja executado de forma eficiente:
Para o saldo final, você pode utilizar a seguinte fórmula:
saldo anterior + recebidos – pagamentos= saldo atual
Por isso, se faz tão necessário o registro de todos os movimentos financeiros que a empresa realizar. Caso não haja esse registro, haverá erros no saldo final.
Além disso você pode completar com os valores de crédito e débito de cada pagamento:
Para facilitar o processo, preencher de forma cronológica é a melhor maneira, assim fica mais claro identificar as transações de acordo com os dias em que foram realizadas na empresa.
Busque colocar cada operação em uma linha, mesmo que seja uma entrada e saída de um mesmo fornecedor, separe cada uma delas para melhor visualização.
Lembre-se de deixar de lado o registro de compras pagas com cheques pré-datados ou vendas à prazo. Essas transações devem ser anotadas no dia que forem efetuadas, ok?
– Os recebimentos em dinheiro devem ser registrados como débitos porque aumentam a conta de caixa que recai no lado ativo do balanço. Exemplo: pagamentos de clientes ou juros pagos em contas bancárias.
– Os desembolsos em dinheiro diminuem a conta de caixa e devem ser registrados como créditos, como falamos anteriormente. Eles são pagamentos de contas, pagamentos de dívidas em empréstimos a empresas ou compras de equipamentos.
Separamos um exemplo
Você precisa saber que o formato ideal é aquele que melhor funciona com a sua atividade e com o dia a dia da sua empresa. Sendo assim, separamos algumas dicas para você escolher o formato ideal:
– Para pequenas empresas, os relatórios podem ser realizados em uma planilha de forma organizada para dar uma visibilidade financeira geral.
– Uma trilha visual de transação individual pode ser realizada através de um software específico para isso.
– É possível ainda agrupar por fatura ou cliente os recebimentos para acompanhar a entrada e saída de dinheiro.
Você pode facilitar esse processo contando com nossa equipe de especialistas da Contabilizei, para não correr o risco de errar e apostar em serviços contábeis de forma profissional e digital.
O processo de escrituração é um ato de registro de fluxos monetários, e pode ser dividido em três partes principais com itens estruturais, como:
Existe muita similaridade entre a contabilidade e as informações que são registradas no livro caixa. E dessa forma, uma empresa ou profissional de contabilidade pode realizar as tarefas com um software de gestão financeira para facilitar os processos.
É possível automatizar as tarefas, como o registro imediato de entradas e saídas a partir de créditos ou débitos em conta ou notas fiscais emitidas de forma organizada.
Mesmo para empresas individuais e de pequeno porte que façam o livro caixa, o software é útil para que a gestão financeira seja a ferramenta fundamental na elaboração do livro.
Esses dois termos são coisas totalmente diferentes, vamos entender?
O livro caixa tem registrado os recebimento e pagamentos realizados em dinheiro durante um período, auxiliando na contabilidade da empresa e nos controles de gestão financeira.
Já o fluxo de caixa considera as transações financeiras da empresa, ou seja, atividades operacionais, financiamentos, investimentos e outros. Tem uma função mais gerencial acompanhando as formas de pagamento e sendo um plano de previsão futura para o caixa do negócio. Sendo assim, ele descomplica o gerenciamento ao permitir que o gestor tenha total controle sobre qual será o valor a ser pago pelas obrigações mensais, valores a receber e é claro, o saldo disponível (sendo este último o resultado da diferença entre os pagamentos e recebimentos em um mesmo período). De modo resumido, o fluxo de caixa permite a compreensão da situação econômica e financeira com precisão e em tempo real.
Com um ambiente e estrutura diferentes, os profissionais liberais devem fazer o livro caixa com os gastos relacionados aos bens de consumo próprio como, por exemplo, materiais de escritório, materiais de limpeza, conservação e reparos, materiais para execução das atividades trabalhistas e outras que sejam necessárias aos processos diários do profissional.
As despesas não devem ultrapassar as receitas. Caso isso aconteça, o excedente pode ser somado aos meses seguintes, até dezembro do ano vigente.
Já as despesas em excesso em um mesmo mês não devem ser anotadas ou serem transferidas para o próximo ano.
Além disso, a escrituração deve ser realizada por meio eletrônico utilizando o programa Carnê do Leão do ano vigente, em formulário em ordem sequencial.
Os trabalhadores não assalariados podem deduzir despesas das receitas relacionadas ao exercício da atividade profissional, desde que estejam escrituradas corretamente. Os lançamentos devem ser feitos, obrigatoriamente, de forma individual.
Os serviços prestados pelos profissionais liberais, para pessoas jurídicas que foram escriturados, devem incluir o rendimento na Ficha de Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoas Jurídicas, podendo ser utilizado para a dedução posterior de imposto na Declaração de Ajuste Anual.
Outras despesas dedutíveis que podem constar no Livro Caixa são:
Todos os pagamentos realizados pelos profissionais autônomos a serviços terceirizados se tornam dedutíveis apenas no mês de sua quitação, ainda que sejam referentes a prestação em meses ou anos anteriores.
São consideradas despesas não dedutíveis: gastos com máquinas e equipamentos e despesas por locomoção e transporte, com exceção do exercício da profissão de representantes comerciais autônomos.
Para que suas despesas como profissional liberal possam ser deduzidas do Imposto de Renda, você deve exportar a escrituração realizada no programa do Carnê Leão e importar no Programa do Imposto de Renda da Pessoa Física do ano vigente, anexar todos os documentos que os originaram. Para que assim possa validar a veracidade dos recebimentos e pagamentos.
É permitida a escrituração fiscal do livro caixa pelo sistema de processamento eletrônico, em formulários contínuos, com suas subdivisões numeradas em ordem sequencial ou tipograficamente. Após o processamento, os impressos devem ser destacados e encadernados em forma de livro, lavrados os termos de abertura e de encerramento em que conste, no termo de abertura, o número de folhas já escrituradas, não contendo intervalo em branco, nem entrelinhas, borraduras, raspaduras ou emendas.
O profissional autônomo pode, diretamente, deduzir no livro caixa os pagamentos efetuados a terceiros com quem mantenha vínculo empregatício. Podem também ser deduzidos os pagamentos efetuados a terceiros sem vínculo empregatício, desde que caracterizem despesa de custeio necessária à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora.
Desta forma, ao preencher o QUADRO DE RENDIMENTOS TRIBUTÁVEIS, o contribuinte somente informa a diferença obtida no livro caixa, já após todas as deduções, sem se esquecer de especificar os pagamentos efetuados a terceiros no quadro denominado “PAGAMENTOS E DOAÇÕES EFETUADOS”.
Quem presta ou prestou serviços para pessoa jurídica e escriturou o livro caixa deve incluir o rendimento recebido na ficha de Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoas Jurídicas, da Declaração de Ajuste Anual.
Essas deduções, limitadas ao valor dos rendimentos de trabalho não-assalariado recebidos devem ser incluídas na coluna livro caixa da ficha Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoas Físicas e do Exterior, deixando em branco as demais colunas.
O Livro Caixa Digital do Produtor Rural (LCDPR) é uma nova obrigatoriedade fiscal. Foi em novembro de 2018 que ocorreu a publicação no Diário Oficial da União (Instrução Normativa RFB nº 1.848/18) que instituiu o LCDPR.
Não são todos os produtores que serão obrigados a entregar o livro caixa digital. Apenas aqueles que possuírem receita bruta total da atividade rural superior a R$ 4,8 milhões.
Além das informações sobre os responsáveis pela propriedade e dos cadastros do imóvel, outros dados da atividade agrícola em si devem ser fornecidos.
No Registro Q100 (Demonstrativo Do Livro Caixa Do Produtor Rural) você deve colocar as seguintes informações:
Já no Registro Q200, são requeridas as seguintes informações mês a mês:
Sendo assim, manter o fluxo financeiro da fazenda de forma digitalizada é o primeiro passo para garantir a entrega da obrigação fiscal dentro do prazo e condizente com as normas da Receita Federal. Confira mais informações aqui.
Em relação às aplicações financeiras que sua empresa realizar, não será necessário ter registro das saídas de dinheiro relativas à liquidez imediata da aplicação.
Mas isso só pode ocorrer em relação a fundos de investimentos ou de aplicações que sejam semelhantes a fundos.
Isso acontece porque essas aplicações podem ser resgatadas sem restrições. Dessa forma, caso resgatada, não será registrada a sua entrada financeira.
O que acontece é que o resgate dessa aplicação ficará registrado como rendimento líquido recebido. Entretanto, há diferenças de processos entre os outros tipos de aplicações.
Entretanto, em relação às aplicações de renda fixa -são elas: CDB, Letras de Câmbio, entre outras- que são diferentes das mencionadas anteriormente, deve haver o registro.
Portanto, se você tem aplicações de renda fixa, deve registrar as saídas e as entradas.
As saídas devem ser registradas quando houver retiradas de dinheiro para aplicação, e as entradas, quando for resgatado o valor. É importante que se explicite o rendimento líquido.
As aplicações realizadas em bolsas de valores ou aplicações parecidas são consideradas aquisição de ativos.
Sendo assim, os registros devem ser feitos da seguinte forma: retirada para aplicação na coluna da saída; alienação do ativo na coluna de entradas.
Não é preciso dizer que é importante manter todas as movimentações do livro-caixa em dia. Com isso, é possível ter controle de todos os gastos, além de saber como está a situação financeira detalhadamente, mantendo um equilíbrio financeiro.
Sabendo dessa importância é bom ter o costume de lançar no livro essas movimentações, visando deixar em ordem o controle financeiro.
Atenção você contador ou estudante de contabilidade, o trabalho para seguir com sucesso na carreira profissional é árduo, inúmeros são os desafios que vamos precisar superar nessa jornada. Mas tenha em mente que o conhecimento é o maior bem que você pode ter para conseguir conquistar qualquer que seja os seus objetivos. Exatamente por isso apresentamos para você o curso CONTADOR PROFISSIONAL NA PRÁTICA, o curso é sem enrolação, totalmente prático, você vai aprender todos os processos que um contador experiente precisa saber.
Aprenda como abrir, alterar e encerrar empresas, além da parte fiscal de empresas do Simples Nacional, Lucro Presumido e MEIs. Tenha todo o conhecimento sobre Contabilidade, Imposto de Renda, SPED e muito mais. Está é uma ótima opção para quem deseja ter todo o conhecimento que um bom contador precisa ter, quer saber mais? Então clique aqui e não perca esta oportunidade que com certeza vai impulsionar sua carreira profissional!
Conteúdo original Contabilizei
No final do ano passado foi anunciado em rede nacional a nova faixa de isenção…
Após a solicitação das principais entidades contábeis, o prazo de entrega da Declaração de Débitos…
A semana de trabalho está se aproximando para os profissionais de contabilidade, porém, muitos já…
O Brasil, em 2024, testemunhou um aumento considerável nos benefícios concedidos por incapacidade temporária, evidenciando…
Estacionar o carro e voltar para encontrá-lo amassado é um pesadelo para qualquer motorista. Mas…
O que faz uma pessoa ser bem-sucedida? Sorte? Inteligência? Conhecimentos privilegiados? Pode até ser que…