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As notas fiscais, legisladas pela SEFAZ, são as formas de atestar e comprovar a venda de um produto quando se utiliza a NFC-e; ou um serviço, quando se utiliza a NFS-e. Cada uma dessas notas possui o seu Documento Auxiliar, que é utilizado no transporte de mercadorias, a DANFE para NF-e e a DANFE NFC-e para a NFC-e. Mas, esses documentos são utilizados apenas para comprovar a compra em trajetos curtos, ou seja, dentro de um município, e algumas vezes entre esses municípios. Então, como documentar o transporte de uma mercadoria com um trajeto mais longo? Aí entra o MDF-e, ou Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais.
Entenda tudo sobre esse documento aqui!
Instituído pelo Ajuste Sinief de 09/07, o MDF-e, ou Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é um documento fiscal. Seu intuito é simplificar o transporte de mercadorias e facilitar o transporte de cargas para empresas que o realizam. Ele é uma nova versão do Manifesto de Carga Modelo 25, assim, o substituindo. Ele é exclusivamente digital, sendo assim, sua criação e armazenamento são feitos eletronicamente.
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais também deve passar pelo Ambiente Autorizador. Isso, porque, como o documento é regularizado pela SEFAZ da unidade federativa, ele deve ter a sua aprovação.
O MDF-e é obrigatório para empresas que realizam o transporte de cargas desde 2014. Nele constar todas as mercadorias e documentos sendo transportadas. Por ser o documento oficial para transporte de mercadorias, é necessário que o ele tenha a assinatura digital da empresa. Isso fará com que o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais seja válido. Sua obrigatoriedade se expande para empresas que realizam o transporte internamente, com frota própria, e para as que contratam algum tipo de transportadora.
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais possui três etapas. São elas: Autorização, Encerramento e Cancelamento.
Essa etapa começa quando a nota é enviada ao Ambiente Autorizador. Essa é a parte mais importante, porque é aqui que a SEFAZ confere os dados do documento e identifica informações equivocadas da nota. Assim, ela pode ser autorizada ou pode ser rejeitada.
Caso a nota seja rejeitada, não há motivos para preocupações. Ela retorna ao emissor para a correção de erros e pode ser enviada novamente para autorização.
Ao contrário das outras notas, o MDF-e precisa ser encerrado. Após a autorização do MDF-e pela SEFAZ, e estando em situação de Autorizado, as mercadorias e os documentos devem estar em transporte. Para tal, o DAMDFE deve ser impresso e transportado junto com essas mercadorias.
No final do trajeto o MDF-e deve ser encerrado. Essa é a forma de especificar que a carga foi entregue e assim, liberar o veículo para um novo MDF-e. Caso o documento não for encerrado e um novo MDF-e for emitido, ele será rejeitado, porque o veículo não se encontra livre.
É importante se atentar que caso haja alguma alteração na carga ou no veículo, um novo MDF-e deve ser emitido.
O MDF-e pode ser cancelado. Para que isso aconteça, o transporte não pode ter sido iniciado e o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais deve ter menos de 24h de autorização. Um MDF-e só pode ser encerrado se for autorizado pela SEFAZ e ele só pode ser cancelado se o mesmo não for encerrado.
Como mencionado, o objetivo do MDF-e é agilizar o transporte de cargas, sejam elas mercadorias ou documentos. Esse documento garante, via assinatura digital, que a carga está de acordo com a legislação e é aprovada pela SEFAZ.
Ele também agiliza o registro dos documentos que estão sendo transportados. Uma vez que tudo que é transportado fica registrado, seu acesso é mais fácil. E, com a utilização do DAMDFE, a partir da leitura do QR code, o MDF-e pode ser acessada de qualquer lugar. Assim, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais permite que a carga seja rastreada e identifica o responsável pela mesma. Ele também registra os horários de saída e chegada dessa carga. Dessa forma, se tem todo o controle, principalmente o fiscal, sobre a carga.
A partir de 1º de Outubro de 2014, iniciou-se a obrigatoriedade de emissão do MDF-e. Ela abrange, principalmente, os contribuintes do ICMS. Mas, em suma, quem emite o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais são os emitentes de:
Em caso de dúvida, é possível consultar a Portaria CAT 102 de 10/10/2013 para mais informações.
Para realizar a emissão do MDF-e é preciso, em primeiro lugar, estar cadastrado para a emissão de NF-e na SEFAZ. Com isso, não é necessário realizar nenhum cadastro para realizar a emissão do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais. A outra obrigação para a emissão do MDF-e é possuir um Certificado Digital tipo A1 ou A3.
Como a SEFAZ não disponibiliza nenhum sistema, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais deve ser emitido por um sistema emissor de MDF-e. Para que não se perca nenhuma dado, o ideal é que ele seja emitido juntamente com a NF-e correspondente. Assim, é necessário um sistema de emissão de notas fiscais, como o eGestor.
Para a emissão do MDF-e são necessários vários dados. As informações relacionadas ao transporte são:
As informações sobre os produtos serão completadas automaticamente ao relacionar o MDF-e e a NF-e.
As outras informações necessárias para o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais são as do motorista e do veículo. São elas:
Essa área é para informar outros dados que são relativos ao fisco. Entre eles:
Utilizando um sistema de emissão de MDF-e como o eGestor, é possível salvar algumas dessas informações como padrão, para que não seja necessário preenchê-las em toda nota.
Como o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais foi criado para auxiliar os empresários que trabalham com o transporte de cargas e lotes, ele possui diversas vantagens para essas empresas. Elas abrangem desde benefícios para a empresa, mas também para a sociedade a sua volta, o contador e o fisco.
Assim como a NF-e possui a DANFE e a NFC-e possui a DANFE NFC-E, o MDF-e possui o DAMDFE. A sigla significa Documento Auxiliar do MDF-e. Todos esses documentos possuem a mesma função: ser a versão impressa com dados mais sucintos.
O DAMDFE é a responsável por conter os dados do arquivo XML da nota. Em contrapartida ao MDF-e, o DAMDFE precisa ser impressa e transportada junto com a carga.
A principal informação que o DAMDFE contém é o QR code. É a partir dele que se pode consultar o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais. A outra informação mais importante é o código de barras, ele contém a Chave de Acesso. Essa também é utilizada para consultar informações do MDF-e.
A impressão do DAMDFE deve ser em papel comum, normalmente no tamanho A4, exceto papel jornal.
A emissão do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais depende da comunicação com a SEFAZ. Dessa forma, caso não seja possível realizar o envio da nota, cria-se então um MDF-e em contingência. Assim, quando impressa o DAMDFE, a mesma terá a informação de emissão em contingência.
É importante salientar que a emissão em contingência deve acontecer apenas em situações extremas.
Ainda que o DAMDFE tenha sido impressa, é necessário que o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais seja enviado a SEFAZ assim que possível para sua autorização.
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O MDF-e é aceito em outros Estados?
Baseado no Ajuste Sinief 21/10, aprovado por todos as UFs, todas as unidades devem aceitar e utilizar o MDF-e.
Quais as validações do Ambiente de Autorização?
Os dados que o Ambiente de Autorização analisa antes da autorização são a assinatura digital, o leiaute, a numeração e se o emitente é autorizado.
Quanto tempo demora a autorização pelo Ambiente de Autorização?
O intuito do Manifesto é facilitar e agilizar o processo de emissão dessa nota, assim, o Ambiente autoriza a nota no tempo máximo de três (3) minutos.
Qual a legislação rege o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais?
O Ajuste Sinief 09/07 é o que instituiu o MDF-e no país. Contudo, o Ato Cotepe 38/2012 determina as especificações técnicas do MDF-e.
Quem deve emitir o MDF-e no caso de subcontratação?
Em caso de subcontratação quem emite o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é o transportador responsável, uma vez que o mesmo que possui as informações da carga, do motorista e do veículo.
Se eu tiver várias entregas para realizar, quantos MDF-e devo emitir?
A cada UF deve ser emitido um MDF-e. Assim, não importa quantas cargas são realizadas em cada estado, cada estado deve possuir somente um Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais.
Posso incluir ou substituir motoristas no MDF-e durante o trajeto?
Não. Após a emissão e autorização do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais ele não pode ser alterado.
Quais os tipos de documentos fiscais em papel que o MDF-e substitui?
O MDF-e foi criado para substituir o Manifesto de Carga modelo 25.
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