Métodos de integração do segmento de comércio exterior dentro de uma empresa

Quando se conhece os benefícios de trabalhar um setor específico de comércio exterior em uma empresa, com os profissionais e experiências adequadas para iniciar esse projeto, é também o momento de integrar esse segmento ao restante da estrutura. Isso, de certo, pode causar alguns transtornos. Uma vez que as áreas de vendas, financeiro e contabilidade podem ser afetados pelo último desses processos, que é o de logística.

Falo especialmente para aqueles que não possuem o comércio exterior como atividade principal. Embora as pessoas tenham resistência às mudanças, ainda mais causadas por terceiras, é importante estar com a mente aberta.

Os setores de empresas funcionam como uma forma de otimizar e diminuir custos, então é necessário encontrar as melhores maneiras de integrar qualquer novidade de maneira organizada, com rapidez e sem que ocorram grandes interferências.

A primeira dica para que tudo ocorra bem é demarcar o espaço e a presença do setor na empresa. Comércio Exterior pode ser subcategorizado em logística, Supply Chain ou até em suprimentos, mas precisa ter seu próprio nome e espaço. Embora pareça vaidade, é uma maneira de ajudar os colaboradores a entenderem o propósito da área e em quais assuntos é importante estar presente, afinal não é porque algo foi implementado mais tarde, que é algo desnecessário. 

Coloco dessa forma pois se algum profissional de outro departamento, como financeiro ou administrativo, se vê numa posição em que o restante dos colegas não vê importância, pode sentir falta de valorização e com isso perdem-se trabalhadores muito competentes. 

Certamente o nome pode variar de acordo com as responsabilidades que serão assumidas, como importação e exportação, compras e vendas internacionais ou Logística. Desde que o colaborador possua um ofício no momento que verem o crachá e a assinatura de e-mail, já se vê que o trabalho é levado a sério.

A partir desse primeiro passo, o segundo mais importante é determinar as responsabilidades do departamento. Primeiramente, é necessário que ele integre as funções de Comércio Exterior de toda a empresa. Para isso, é preciso encontrá-las e determinar, por exemplo, com quem ficarão a classificações fiscais, compras internacionais, transporte e produtos.

Muitas funções podem ser desempenhadas por áreas que existam antes de Comex. Mas as operações de importação e exportação dependem de prazos e burocracias e, quando esse trabalho é compartilhado por muitas pessoas, existe o risco de um ou mais departamentos terem prioridades diferentes e com isso, gerar prejuízos para o processo.

Haverá responsabilidades conjuntas e essas devem ser trabalhadas internamente, mas de certo a nova área deverá absorver serviços até então foram terceirizados, como despachantes aduaneiros ou de transportadoras. Para evitar qualquer conflito é essencial delegar essas responsabilidades com clareza.

A última dica trata exatamente de integrar os demais setores ao de Comércio Exterior, essa é a melhor maneira de reduzir os custos relacionados a Comex numa empresa.

Como responsável por essa “fusão”, lembre-se que será necessário mudar alguns preceitos e também processos, o que pode ser difícil em treinamentos e talvez gerar uma resistência ainda maior ao novo setor.

Digamos que os colaboradores do financeiro têm suas próprias regras para os fechamentos de folha. Do momento em que foi solicitado o pedido de compra, feito com urgência, até que o dinheiro conste na conta do exportador, pode levar 15 dias facilmente, e apenas então o produto será coletado para entrega.

Isso exemplifica que não basta iniciar uma área de Comércio Exterior, mas que em uma empresa todos os departamentos devem conversar entre si e chegar a acordos de forma que aa própria companhia não tenha problemas ou erros. Deve haver harmonia entre os setores. Isso envolver ceder, criar novos processos e regras e ainda mais diálogo para a equipe e, claro, conforme essa área cresce e sucede, novas integrações devem acontecer para atender as necessidades da empresa.

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Por Helmuth Hofstatter

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Empreendedor apaixonado por tecnologia e inovação, possui mais de 12 anos de experiência no segmento de logística internacional, fundador da LogComex, startup de big data, inteligência e automação para logística internacional.