Nota Fiscal Cancelada: irregularidade pode trazer prejuízo, saiba como não cair neste golpe

Há um golpe rodando o mercado de contabilidade e causando grandes prejuízos às empresas junto ao Fisco. Trata-se de uma fraude envolvendo notas fiscais canceladas. O processo de digitalização destes documentos, que deveria protegê-los de irregularidades, infelizmente não está funcionando da maneira correta.

Entenda então qual é a irregularidade que ronda as notas fiscais canceladas. E saiba como evitar este tipo de truque com suas NFes.

Notas fiscais “frias” e um escândalo

Algumas Notas Fiscais eletrônicas (NFes) podem ser emitidas contra uma empresa sem que a mesma tenha feita a compra de algum produto ou sequer tenha conhecimento da operação. Normalmente as companhias não ficam sabendo delas.

Assim, posteriormente, elas podem ser questionadas pelo Fisco sobre o motivo de não terem escriturado tais notas e pago os devidos impostos. A fraude, com o que chamamos de notas frias, neste caso, pode acarretar multas.

Um caso real está balançando o Brasil em diferentes localidades, envolvendo este tipo de delito.

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Segundo o jornal Folha de S.Paulo em texto publicado em março de 2016, o estado paulista tem fraudes com notas frias somam R$ 124 milhõesna cobertura da Operação “Quebra Gelo” da Secretaria Estadual da Fazenda (Sefaz).

A suspeita era de que a emissão da NF completa, sem a real circulação de mercadorias, pela Sefaz tinha como objetivo simular operações para transferir créditos ilegais de ICMS. De acordo com Marcelo Bergamasco, o delegado regional tributário responsável pela operação, é recorrente a fraude envolvendo o destaque do imposto em nota fiscal.

Outros estados que relataram problemas com notas frias

No estado do Mato Grosso do Sul, uma operação batizada de “Tantum Charta” – que é um termo em latim que significa “apenas papel”, em tradução livre – identificou que o volume de notas frias poderia somar mais de R$ 1,5 bilhão em operações que tinham como objetivo, além de transferir créditos ilegais de ICMS, também sonegar tributos federais.

Alguns dos valores sonegados incluíam o  imposto sobre produtos industrializados e o  Imposto de Renda das Pessoas Jurídicas (IRPJ).

Na Operação “Âmbar II”, realizada no Espírito Santo, apareceu o valor de R$ 1,5 bilhão como montante de sonegação. No esquema de corrupção eram utilizados aplicativos de mensagens por celular e e-mail para transmitir as notas fiscais falsas.

Um dos operadores envolvidos no esquema andava com um notebook vendendo as notas frias para os caminhões que estavam sem o documento na estrada. De lá eles enviavam diretamente para o comprador.

Como evitar cair numa fraude de milhões?

O primeiro passo é proteger o CNPJ de sua empresa nos documentos e notas fiscais. Por isso é necessária a frequente consulta das NFes. E como se faz isso?

Transformando a checagem numa rotina de todas as empresas, de todos os portes, pequena, média ou grande. Isso permite o acompanhamento detalhado das notas que constam contra seu CNPJ, na data em que foram emitidas. Se tudo estiver ok, você não será obrigado a fazer cancelamentos.

A vigilância constante dá a vantagem de reagir rapidamente em casos de fraude. Isso é possível realizando a manifestação do destinatário, ou seja, informando a Receita Federal de maneira regular de que sua empresa desconhece a transação e evitando as penalidades referentes ao crime de sonegação de imposto.

A checagem é possível pelo site da Sefaz. Lá dentro, consulte a NFe digitando a chave de acesso que possui 44 dígitos. No processo de login, é preciso provar que você não é um robô na internet, digitando o código captcha.

A última etapa é concluir o download dos arquivos XML, nota por nota. Por isso, caso você tenha 100 notas para conferir, o processo de acesso ás informações será repetido por uma centena de vezes.

O jeito mais rápido e seguro de fazer a consulta da NFe é por meio de uma plataforma que acesse diretamente a base de informações da Secretaria da Fazenda. Na raiz da Sefaz, ele elimina a necessidade de tantas etapas de acesso, permitindo a visualização de todas as notas de uma só vez, ao invés de baixá-las uma por uma.

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A importância da manifestação do destinatário

A Manifestação do Destinatário eletrônica (MDe) pode salvar a sua empresa das notas frias e evitar o crime de sonegação fiscal. Ao descobrir o crime, o próximo passo é fazer a Manifestação do Destinatário.

O sistema chamado de MDe é algo novo para quem atua com NFes. Mesmo assim, ele nem sempre é lembrado por grande parte das empresas por não ser obrigatório. E pode te ajudar perante às autoridades.

Com ele você pode sinalizar ao Fisco que recebeu uma nota indevida efetuando a manifestação de “Desconhecimento da Operação”. Esta especificação indica que sua empresa desconhece  aquela NFe e a operação que ela representa.

A mesma Manifestação do Destinatário é capaz de evitar que empresa seja multada. Isso ocorre porque ela evita problemas como notas fiscais canceladas após já terem sido lançadas e escrituradas, sobretudo quando a empresa inicia o procedimento para confirmar a operação.

No momento em que o fornecedor é impedido de cancelar a NFe e a empresa será o detentor da chave que libera o cancelamento ou não.

Notificação de Notas Fiscais eletrônicas canceladas pela Arquivei

Sendo integrado às Secretarias da Fazenda (Sefaz) de forma diária, a Arquivei verifica se algum fornecedor cancelou alguma nota emitidapara você e te notifica no sistema e por e-mail. As duas vias servem para que a sua companhia tenha um registro rápido das operações.