Nota Fiscal de Devolução: Seu funcionamento e como emitir

Você sabe o que é e como emitir uma nota fiscal de devolução? É importante dominar esse assunto, já que por motivos variados, pode acontecer do cliente optar por devolver a mercadoria.

Por exemplo, vamos supor que há problemas no transporte da carga, o item adquirido sofre avarias e quando chega às mãos do consumidor já está impróprio para uso. Nesses casos, é comum que haja a necessidade da devolução da mercadoria.

Assim, a carga deve voltar à sua origem de destino com a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), e quando a mercadoria chegar até você, é necessário emitir a nota de devolução.

Quer acabar com todas as suas dúvidas referente ao tema? Continue a leitura do artigo!

O que é a nota fiscal de devolução?

A nota fiscal de devolução nada mais é do que um documento no qual constam dados de mercadorias recusadas pelo comprador.

Ela deve conter informações iguais às da nota fiscal eletrônica de vendas, mas o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações das entradas e saídas de mercadorias) deve ser diferente.

Outro ponto importante é que esse documento vai garantir que o produto voltou para o estoque da empresa.

Pela legislação, não há prazo para emissão da nota fiscal de devolução. Ela pode ser emitida assim que o contribuinte necessitar.

Em operações comerciais, a devolução pode ser feita de acordo com os prazos de garantia dos produtos.

Como ela é utilizada para cancelar o processo de compra?

A nota de devolução anula total ou parcialmente as operações de compra e venda que não foram concretizadas, inclusive em relação aos impostos.

Isso vale não apenas para que a mercadoria volte ao estoque do produtor, mas para que os impostos sejam contabilizados corretamente.

Quando as mercadorias ainda estiverem em trânsito, a NF-e não pode ser cancelada. E após a data da efetiva devolução, a nota fiscal de devolução deve ser emitida.

Dessa forma, você não sairá prejudicado e terá acesso novamente aos seus produtos, podendo então fazer uma avaliação da carga e averiguar se a mesma mercadoria pode ser revendida.

Quais são as situações em que a nota de devolução se faz necessária?

Existem duas situações nas quais é obrigatória a emissão da nota de devolução. Veja abaixo quais são elas:

Devolução de venda

Para os casos em que o cliente decide não receber as mercadorias, é necessário emitir a nota fiscal de devolução. 

Essa emissão de nota fiscal de devolução tem como objetivo manter seu negócio em dia com a legislação e para que o estoque possa conter dados corretos.

Devolução de compra

No caso da devolução de produtos de uma nota fiscal de compra. Por exemplo, quando o fornecedor envia um produto ao cliente empresarial e ele chega danificado.

E o cancelamento da Nota Fiscal Eletrônica?

É possível ocancelamento da nota fiscal caso a mercadoria ainda não tenha sido enviada e esteja dentro do prazo estipulado pelo estado. Cada estado possui uma definição específica de prazo para o cancelamento.

E mais: para ser possível a anulação do documento, o destinatário da mercadoria não pode ter realizado a Ciência da Emissão, etapa que precede o download do arquivo XML da NF-e.

Se a situação atender a essas condições, basta que o Fisco gere o protocolo “Autorização de Uso” e o cancelamento da nota pode ser realizado em seu emissor de notas fiscais.

Caso contrário, a única solução que resta é a nota fiscal de devolução!

Quais as diferenças entre a devolução das diferentes notas?

Além disso, é importante que você saiba que existem algumas diferenças entre as notas fiscais de devoluções emitidas pelo destinatário e pelo emitente. Verifique a seguir:

Devolução com nota fiscal emitida pelo destinatário

Acontece quando quem recebeu a nota (comprador, cliente ou fornecedor) a devolve ao estabelecimento (empresa, comércio ou loja). 

Quando isso acontecer, para que a carga possa retornar, ele deve emitir o documento para que a devolução de compra e venda siga as normas estabelecidas.

Devolução de mercadoria com a mesma nota fiscal

O cliente, fornecedor ou transportador que não aceitou receber a carga deve tomar algumas medidas:

• escrever no verso do DANFE o motivo da devolução;
• colocar a data;
• assinar.

Após esses passos, a NF-e de origem vai ser usada para que o emitente possa fazer a nota fiscal de devolução.

O canhoto da nota não pode ser assinado e nem destacado, pois isso caracterizaria a entrega da mercadoria.

Qual o processo para reaver o crédito do ICMS e IPI?

No momento em que a empresa fizer o lançamento da nota de devolução, poderá receber o crédito de IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Para isso, bastam os dois itens estarem lançados na nota de devolução. Mas, atenção! O correto é indicá-lo em dados adicionais para que seja gerado o crédito. 

Além disso, as alíquotas de qualquer imposto devem ser usados conforme as notas fiscais originais. Ou seja, os valores de impostos são replicados na nota fiscal de devolução da mesma forma que foram calculados na nota de origem.

Como emitir uma nota fiscal de devolução?

Agora que você já sabe o que é e para que serve a nota fiscal de devolução, é hora de descobrir como emiti-la.

No Emitte, o processo é rápido e descomplicado. Confira só o passo a passo:

1. faça o cadastro da natureza da nota juntamente com o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações das Entradas e Saídas de Mercadoria), na aba “Cadastros” > “Naturezas”. Em seguida, clique no botão “+Nova” e preencha os campos;
2. vá em “Nota de Produtos” e clique em “+Nova”;
3. selecione a “Natureza da Nota”: “Devolução de Compra” ou “Devolução de Venda” e clique em “Avançar”;
4. selecione o produto. O sistema irá informar o CFOP da natureza automaticamente nos produtos que forem adicionados na nota;
5. clique novamente em “Avançar” para preencher a aba “Outros”
6. informe a chave de acesso da nota original na opção “Documentos Referenciados”, depois em “+Adicionar novo” e clique em “Cadastrar”.
7. se estiver tudo ok, é só clicar em “Emitir”.

Pronto! As informações da nota fiscal original serão puxadas automaticamente para a nota de devolução e o envio para o sistema da Sefaz também é automático. 

Você também pode conferir esse passo a passo, com maiores detalhes e fotos, no nosso artigo como emitir nota de devolução, remessa e retorno.

Em outros softwares ou no próprio emissor do governo, a emissão da nota fiscal de devolução geralmente solicita os seguintes campos:

1. informe a finalidade da geração do documento, nesse caso, de devolução. Em seguida, opte pela opção de nota de saída;
2. no campo “Notas Referenciadas”, informe o número da chave de acesso da nota fiscal de compra, localizado no campo superior direito do documento;
3. preencha os dados referentes às informações do fornecedor ou cliente, responsável por receber a mercadoria;
4. adicione informações de frete e transportadora, se for o caso;
5. preenche os dados referente ao produto;
6. adicione informações referentes a tributação;
7. use o campo de informações adicionais, se for preciso;
8. clique em salvar e, em seguida, valide a nota por meio de um certificado digital;
9. transmita a nota para o sistema da Sefaz e aguarde o retorno positivo do processo.

Qual o CFOP de nota fiscal de devolução?

Você deverá utilizar um CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) diferente para cada situação. 

Caso você seja o comprador e precise realizar a emissão da nota fiscal de uma compra que sua empresa realizou a um fornecedor, os principais códigos a serem utilizados são:

Mercadorias adquiridas para processos de industrialização:

• 5201: operações dentro estado;
• 6201: operações em outros estados.

Mercadorias destinadas à comercialização:

• 5202: operações dentro estado;
• 6202: operações em outros estados.

Mercadorias para compor o ativo fixo ou consumo próprio da empresa:

• 5553 e 5556: operações no estado;
• 6553 e 6556: operações em outros estados.

Agora, caso você seja o vendedor e se trata da devolução de uma venda que sua empresa realizou a um cliente, poderá utilizar os seguintes códigos:

• 1202: devoluções de revenda dentro do estado;
• 2202: devoluções de revenda em outros estados;
• 1201: devolução de venda de produção dentro do estado;
• 2201: devoluções de venda de produção em outros estados.

Saiba como a Emitte pode te ajudar a emitir nota fiscal de devolução

A emissão da nota fiscal de devolução e também de outros documentos fiscais requer atenção e uma série de cuidados. Afinal, trata-se de um processo demorado, burocrático e cheio de detalhes.

Errar no preenchimento das informações pode te fazer enfrentar procedimentos desnecessários, como cancelamentos de notas fiscais por erro de digitação, ou até gerar cobranças de impostos indevidas.

Por essa razão, é importante contar com um emissor de notas fiscais, como o Emitte, para facilitar todo esse trabalho.

Com o Emitte, você poderá otimizar seu tempo e conquistar uma produtividade maior, além de melhorar o armazenamento de dados e informações de venda para consultas posteriores.

É a praticidade que você precisa para emitir suas notas fiscais, em poucos cliques, de qualquer lugar e em qualquer horário. 

Conclusão

A nota fiscal de devolução é essencial para todas as mercadorias que forem devolvidas aos respectivos remetentes.

Esse processo, além de servir para controlar as estocagens, também é importante para manter a empresa dentro das exigências legais e fiscais. Para facilitar o procedimento é interessante utilizar um bom software de emissão de notas fiscais.

Original de Emitte